Prozesskostenrechnung: Durchführung der Prozessanalyse und Ermittlung von Prozesskostensätzen

Einführung

"Was kostet ein Bestellvorgang?" Mit herkömmlichen Kostenrechnungs- und Kalkulationsmethoden können Sie diese Frage normalerweise nicht richtig beantworten, da bei diesen Methoden die entstehenden Gemeinkosten nur pauschal über Zuschlagssätze verrechnet werden, was zu großen Fehlern und Ungenauigkeiten führen kann. Man ist bei der Beantwortung der Frage nach den genauen Kosten eines Geschäftsprozesses eher auf Vermutungen angewiesen.

Mit der Prozesskostenrechnung dagegen können Sie anhand der anfallenden Arbeitsprozesse genau errechnen, was sie beispielsweise die Ausführung eines Bestellvorgangs tatsächlich kostet.

Im folgenden Text wird Schritt für Schritt aufgezeigt, wie Sie die Frage, was ein Bestellvorgang oder eine andere Tätigkeit tatsächlich kostet, beantworten können. Selbstverständlich  können Sie mit derselben Vorgehensweise auch alle anderen im Unternehmen stattfindenden Prozesse auf deren Kosten hin untersuchen.

Die Kenntnis der tatsächlichen Kosten eines Geschäftsprozesses ist erster Ansatzpunkt zur Optimierung der Prozesse. Außerdem kann auf der Basis der Prozesskosten eine prozessorientierte Kalkulation aufgebaut werden, bei welcher die Kosten verursachungsgerecht auf die Kostenträger verrechnet werden können, was zu einer wesentlichen Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens führen kann.

1 Was ist die Prozesskostenrechnung?

Die Prozesskostenrechnung zielt darauf ab, Gemeinkostenbereiche prozessorientiert zu erfassen, um diese transparent und damit steuerbar zu machen. Ziel ist es, die tatsächlichen Kosten eines  Geschäftsprozesses zu ermitteln, Ineffizienzen im Gemeinkostenbereich und im Prozessablauf zu erkennen, um damit Einsparpotenziale aufzudecken und Kosten zu senken. Des Weiteren ist die Verbesserung der Kalkulation Gegenstand der Prozesskostenrechnung.

Schematisch lässt sich der Themenkreis  Prozesskostenrechnung etwa wie in Abb. 1 dargestellt veranschaulichen. Ausgangspunkt der Prozesskostenrechnung ist die Prozessanalyse mit dem Ziel, die unterschiedlichen Prozessabläufe im Unternehmen zu erfassen und in Form eines Prozesskostensatzes zu bewerten.

Der sich daran anschließende Bereich des Prozessmanagements umfasst die Bereiche:

1. Steuerung und Kontrolle der Gemeinkosten mit dem Ziel der Prozessoptimierung und der Kostensenkung.
2. Prozessbasierte Kalkulation mit dem Ziel der verursachungsgerechten Kostenverrechnung in der Kalkulation und somit eine Verbesserung der Kalkulation gegenüber herkömmlichen Kalkulationsmethoden.

Abb. 1: Schematische Darstellung Prozesskostenrechnung

Gegenstand des vorliegenden Artikels ist es, die praktische Vorgehensweise bei der Durchführung einer Prozessanalyse mit dem Ziel der Ermittlung eines Prozesskostensatzes aufzuzeigen und zu veranschaulichen.

2 Durchführung der Prozessanalyse

Die Prozessanalyse ist notwendige Voraussetzung, um später ein funktionsfähiges Prozessmanagement, z. B. in Form einer prozessbasierten Kalkulation, darauf aufsetzen zu können. Im Wesentlichen umfasst die Prozessanalyse fünf Schritte:

1. Erfassung der Gemeinkosten über Kostenstellen
2. Durchführung einer Tätigkeitsanalyse
3. Bestimmung von Kostentreibern und Bildung von kostenstellenübergreifenden Hauptprozessen
4. Ermittlung der Prozesskosten
5. Ermittlung der Prozesskostensätze

Abbildung 2 zeigt die Vorgehensweise bei der Durchführung der Prozessanalyse schematisch auf.

Abb. 2: Schema Prozessanalyse

2.1 Ausgangsbasis Kostenstellen

Ausgangsbasis für die Durchführung einer Prozessanalyse ist das Vorhandensein einer funktionsfähigen und aussagekräftigen Kostenstellenrechnung, über welche die Gemeinkosten vollständig erfasst werden. Je detaillierter die vorhandene Kostenstellenrechnung bereits ist, desto genauer lässt sich die Prozessanalyse folglich auch durchführen. Allerdings ist es in der Praxis, insbesondere bei mittelständischen Unternehmen, unter dem Gebot der Wirtschaftlichkeit oft sinnvoller, bei der gesamten Prozesskostenrechnung und damit auch bei den Kostenstellen nicht zu sehr ins Detail zu gehen.

Kostenstellen sind die Ausgangsbasis

Vergewissern Sie sich zu Beginn der Prozessanalyse, dass Ihnen die den jeweiligen Kostenstellen zugeordneten Kosten nach Art und Höhe zur Verfügung stehen.

Bei sehr tief gegliederten Kostenstellenplänen kann es – im Sinne einer Erleichterung der Durchführung der Prozessanalyse – sinnvoll sein, stark untergliederte Kostenstellenbereiche zu so genannten Prozesskostenstellen zusammenzufassen. Es kann jedoch auch sinnvoll sein, bestimmte Kostenstellen, so wie sie im ursprünglichen Kostenstellenplan des Unternehmens bestehen, weiter aufzugliedern. Damit vermeiden Sie, dass Sie im späteren Verlauf der Prozessanalyse mit verschiedenen Schlüsselgrößen rechnen müssen.

Kostenstellen eines mittelständischen Zulieferbetriebes

Typische Kostenstellen in einem mittelständischen Zulieferbetrieb könnten folgende Bereiche sein:

• Einkauf
• Lager/Logistik/Versand/Fuhrpark
• Qualitätssicherung
• Arbeitsvorbereitung/Disposition/Produktionsplanung
• Produktion
• Forschung und Entwicklung
• Instandhaltung
• Vertrieb
• Verwaltung

2.2 Tätigkeitsanalyse für die Beschreibung von Prozessen

Im Rahmen der Tätigkeitsanalyse werden die repetitiven Tätigkeite...