Raumkosten / 1 Wie setzen sich Raumkosten zusammen?

Die Kosten, die unter dem Begriff Raumkosten zusammengefasst und verrechnet werden, sind vielfältig. Leider kommt es in der Praxis immer wieder dazu, dass auch Kosten, die nur bedingt mit den genutzten Flächen zu tun haben, auf Kostenstelle Grundstücke und Gebäude gebucht werden. Diese Nutzung als Sammelbecken sonstiger, nicht zuordenbarer Kosten darf die Identität der Raumkosten nicht infrage stellen. Unter dem Begriff Raumkosten dürfen nur die Kosten verbucht werden, die mit dem Kauf, der Nutzung und der Instandhaltung der betrieblich genutzten Gebäude und Grundstücke zu tun haben. Damit fallen auch Kosten für Grundstücke, die für die zukünftige Unternehmensentwicklung im Anlagevermögen in Reserve gehalten werden, heraus. Ebenso unberücksichtigt bleiben Kosten für Werkswohnungen oder vermietete Räume, wenn die Vermietung nicht der eigentliche Unternehmenszweck ist.

Miete, Leasing, Abschreibung

Der größte Block der Kosten innerhalb der Raumkosten wird für das eigentliche Gebäude gezahlt. Eigene Gebäude werden abgeschrieben, für die Nutzung fremder Gebäude und Grundstücke werden Mieten oder Leasing raten fällig. Werden sowohl eigene als auch fremde Gebäude genutzt, sollte die Abschreibung durch eine kalkulatorische Miete ersetzt werden. Damit wird eine gleichmäßige Belastung und eine Vergleichbarkeit erreicht.

Reparatur, Instandhaltung

An den Gebäuden fallen immer wieder kleinere Arbeiten an. Der Anstrich muss erneuert werden, die gebrochene Glasscheibe wird ersetzt. Zu unterscheiden davon sind die Umbau- und Erweiterungsarbeiten, die zu einer Wertsteigerung führen und aktiviert werden müssen. Das gilt auch für Ein- und Umbauten in gemieteten Gebäuden.

Betreuungskosten

Ein Teil der Betreuungskosten könnte auch unter Instandhaltung gebucht werden. Dies geschieht in der Regel jedoch nicht. Die Kosten, die der Hausmeisterdienst oder die Bewachung verursachen, werden als eigener Kostenblock erfasst.

Reinigung

Die Reinigungskosten werden innerhalb der Raumkosten meist separat erfasst. Vor allem in Unternehmen mit stark unterschiedlichen Ansprüchen an die Reinigungsqualität ist dies sinnvoll.

Energie

Bei den Energiekosten muss im Fertigungsbereich eine Abgrenzung zu den Energieverbräuchen durch die Fertigungsmaschinen erfolgen. Zu den Raumkosten gehören Energiekosten für die Beleuchtung, die Beheizung und die Klimatisierung. Kosten für den Wasserverbrauch fallen in die gleiche Kategorie. Im Verwaltungsbereich wird der Stromverbrauch der dort genutzten Verbraucher wie Kopiergeräte, Telefonanlage, PC/Bildschirme ebenfalls zu den Raumkosten gezählt, sofern der Aufwand einer getrennten Erfassung zu hoch ist.

Die Aufzählung ist sicherlich nicht vollzählig. Andere Kosten wie Versicherungen oder Landschaftspflege gehören dazu. Weitere Kosten tauchen einmalig auf, bei anderen ist die Zuordnung wiederum strittig. Wie soll z. B. der Anstrich des Gebäudes in den Firmenfarben verbucht werden: als Gebäudekosten oder als Werbekosten?

Praxis-Tipp

Kosten für IT-Infrastruktur differenziert betrachten

Durch die Digitalisierung nimmt der Einsatz von Beamern, Großbildschirmen, Videokonferenzsystemen etc. deutlich zu. Diese Geräte werden i. d. R. den jeweiligen Kostenstellen direkt zugeordnet. Dagegen lassen sich die Kosten der Verkabelung nicht auf einzelne Räume direkt zurechnen. Deswegen sollte hier eine Verteilung nach einer einfachen Bezugsgröße, z. B. der Fläche in QM, erfolgen.