Reisekosten kommen für Aufwendungen eines Arbeitnehmers in Betracht, die durch eine beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte entstehen (Auswärtstätigkeit beim Arbeitnehmer). Der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte ersetzt das bisherige Anknüpfungsmerkmal der regelmäßigen Arbeitsstätte nicht nur sprachlich, sondern beinhaltet eine generelle Neuausrichtung.
Ein Unternehmer kann Aufwendungen nach Reisekostengrundsätzen für eine betrieblich veranlasste Tätigkeit außerhalb der Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit (Betriebsstätte) abziehen (Auswärtstätigkeit beim Unternehmer).
Sind diese Kriterien nicht erfüllt, scheiden die Reisekostenregeln aus. Dies trifft z. B. auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. Betriebsstätte zu. Derartige Aufwendungen sind zwar steuerlich abzugsfähig, sie unterliegen jedoch den Einschränkungen der Entfernungspauschale.
Bei Benutzung eines Firmenwagens ist zu prüfen, ob ein geldwerter Vorteil zu besteuern ist. Erfordert die Beschäftigung an der ersten Tätigkeitsstätte eine Übernachtung, kommen allenfalls die Regelungen für die doppelte Haushaltsführung in Betracht.
2.1 Erste Tätigkeitsstätte beim Arbeitnehmer
Zentraler Punkt der ab 1.1.2014 geltenden Neuregelungen ist die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, die an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt. Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Reisekosten kommen immer dann in Betracht, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig. Klassische Berufsgruppen, die keine erste Tätigkeitsstätte besitzen, sind z. B. Arbeitnehmer die typischerweise nur an wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig sind.
Erste Tätigkeitsstätte eines Arbeitnehmers ist nach der gesetzlichen Definition
- eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten,
- der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.
2.1.1 Ortsfeste betriebliche Einrichtung
Der Begriff "Tätigkeitsstätte" wird definiert als eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung. Baucontainer, die z. B. auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sind und in denen sich z. B. Baubüros, Aufenthaltsräume oder Sanitäreinrichtungen befinden, stellen "ortsfeste" betriebliche Einrichtungen dar. Es können auch großräumige erste Tätigkeitsstätten vorliegen. Dies ist dann der Fall, wenn eine Vielzahl selbständiger betrieblicher Einrichtungen, räumlich abgrenzbar in einem organisatorischen, technischen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten stehen. Eine großräumige erste Tätigkeitsstätte kann somit auch ein großflächiges und entsprechend infrastrukturell erschlossenes Gebiet (z. B. Zechengelände, Bahnhof oder Flughafen) darstellen. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen stellen keine erste Tätigkeitsstätte dar.
Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist – wie bisher – keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher auch zukünftig keine erste Tätigkeitsstätte sein. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer einen oder mehrere Arbeitsräume anmietet, die der Wohnung des Arbeitnehmers zuzurechnen sind. Auch in diesem Fall handelt es sich bei einem häuslichen Arbeitszimmer um einen Teil der Wohnung des Arbeitnehmers.
Auf ein weiträumiges Arbeitsgebiet, das vor 2014 als Sonderfall der regelmäßigen Arbeitsstätte eingestuft wurde, lassen sich die Kriterien der ersten Tätigkeitsstätte nicht übertragen. Das Gleiche gilt für Sammelpunkte (z. B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, das Busdepot, der Fährhafen), die von Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte dauerhaft aufgesucht werden, um von dort ihrer Beschäftigung nachzugehen. Die Verneinung einer ersten Tätigkeitsstätte würde bedeuten, dass für Fahrten von der Wohnung zu solchen Punkten die Reisekostenregeln gelten. Aufgrund einer gesetzlichen Sonderregelung unterliegen solche Fahrten jedoch den Beschränkungen der Pendlerpauschale (siehe Tz. 3.1.1 und 3.1.2).
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