Reporting: Dienstleistung der besonderen Art / 5 Forward Controlling und Self-Reporting

Mehr vorausschauen, weniger zurückblicken

Ein immer wieder strittiger Punkt in den Anforderungen der Empfänger an das Reporting ist der Zeitraum, auf den sich die Daten beziehen. Die Mehrzahl der Reports bezieht sich auf die Vergangenheit. Damit liefert der Report Zahlen, die den jeweiligen Führungskräften vertraut sein sollten. Der wirkliche Mehrwert durch das Reporting entsteht so leider nicht. Der Empfänger erwartet die Unterstützung durch das Controlling für die Vorausschau.

Neben der Darstellung des Forecast, dessen Daten auf Informationen aus den Fachbereichen beruhen, soll der Controller die Entscheider durch Szenariotechniken oder Marktanalysen unterstützen und so die Qualität des Reportings deutlich erhöhen. Der Report wird zu einer wertvollen Steuerungsinformation. Forward Controlling wäre umgesetzt.

Forward-Controlling statt Geschichtsschreibung

Das Self-Reporting ist eine gewünschte Lösung (vgl. Abb. 3). Die Daten werden in festgelegten Reports im BI-System abgebildet und in regelmäßigen Rhythmen aktualisiert oder sogar in Real Time zur Verfügung gestellt. Die Daten kann jeder individuell und oft sogar mobil abrufen.

Abb. 3: Beispiel für Self-Reporting – interaktives Dashboard

Self-Reporting hat folgende Ziele:

• Automatismen im Reporting
• Jeder kann jederzeit auf aufbereitete Infos seiner Wahl zugreifen
• Hohe Transparenz
• Einfache Verfahren
• Entlastung des Controllings

Self-Reporting liefert keine Kommentare

Bei diesen Zielen ist gut nachvollziehbar, dass sich Entscheider nach solchen Lösungen sehnen. Allerdings werden die Daten vom System lediglich dargestellt und keinesfalls kommentiert. Dieser Nutzen durch den Controller steht nicht zur Verfügung. Es ist denkbar, dass Controller diese Systeme permanent überwachen und durch Kommentare ergänzen. Das wäre nur sinnvoll, wenn die Kommentare in kurzen Fristen (annähernd Real Time) erfolgen. Dies führt vermutlich wieder zu einer deutlichen Überlastung der Controller.

Bei aller Euphorie ist die Thematik dennoch differenziert zu betrachten.

Zu den positiven Punkten zählen z. B.:

• Entscheider können Kennzahlen ohne Unterstützung des Controllers jederzeit sehen.
• Berichte sind automatisiert jederzeit verfügbar und auf dem aktuellen Stand.
• Die Report-Empfänger können sich durch die Auswahl individuell unterstützen lassen.
• Erleichterung für das Controlling – Reports müssen nicht mehr erstellt werden.
• Ad-hoc-Reporting kann entfallen.

Allerdings darf man die negativen Punkte nicht verschweigen.

• Es wird ein Spielzeug der Manager.
• Bedarfe/Wünsche steigen ⇒ IT-Kosten steigen
• Transparenz wäre möglich, wird aber durch die Info-Flut konterkariert.

• Daten müssen interpretiert/kommentiert werden. Das fehlt bzw. macht jeder mit seinem Verständnis selbst.

  ⇒ Eindeutigkeit der Information ist infrage gestellt.

Diese Punkte müssen im Zusammenspiel zwischen Datenempfängern und dem Controlling diskutiert werden. Gemeinsam wird sicherlich eine Lösung gefunden, die die Effizienz des Reportings deutlich steigert.