Reporting in der Krise: die wichtigsten Maßnahmen / 1.1 Berichtszeiträume verkürzen

In einer Krise müssen viele Entscheidungen getroffen werden. Dabei ist die Geschwindigkeit, in der reagiert wird, entscheidend. Je früher entschieden wird, desto größer ist in der Regel die Ungewissheit über den Stand der aktuellen Situation. Je besser die Entscheider informiert sind, desto besser ist die Qualität der Ergebnisse. Das Controlling trägt die Hauptverantwortung für die Berichtszeiträume, die in problematischen Situationen zum Teil drastisch verkürzt werden müssen.

• Bereits im Vorfeld, wenn eine problematische Entwicklung erwartet wird, werden bestimmte Berichte in kürzeren Zeitabständen erstellt. So werden aus quartalsweisen Liquiditätsplanungen monatliche Reports, monatliche Absatzstatistiken werden wöchentlich erstellt oder die Bestände der Rohstoffe täglich berichtet.
• In der Krise selbst werden Berichte in sehr kurzen Zeitabständen generiert. Dazu können die täglichen Kontostände der Bankkonten gehören oder eine Übersicht über die Verbindlichkeiten des Unternehmens, die alle zwei Tage erstellt wird.
• Anlassbezogen werden wichtige Inhalte festgestellt und berichtet. Der Eingang von Zahlungen bestimmter Kunden hat Einfluss auf die Liquidität. Der Wareneingang von zurückgerufenen Produkten hilft bei der Einschätzung des noch offenen Risikos. Daher werden diese Inhalte dann berichtet, wenn sie eintreten, also der große Kunde bezahlt hat oder der Wareneingang erfolgt ist.

Auf die Notwendigkeit, den Zeitraum zu verkürzen, können viele Berichte schon jetzt vorbereitet werden. Die mehr und mehr automatisierte Arbeit des Controllers kann dazu genutzt werden, bereits von vornherein kürzere Zeiträume für die Erstellung vorzusehen, wenn auch das Reporting in längeren Zeiträumen erfolgt. So kann z. B. ein Quartalsbericht monatlich erstellt, aber nur alle 3 Monate verteilt werden oder ein Bericht wird permanent mit allen verfügbaren Daten gefüllt und steht damit immer aktuell zum Abruf bereit.

Längere Zeiträume zwischen den Controllingberichten haben einen Grund. Zum einen spielt die begrenzte Kapazität der Controller eine Rolle. Die kann in Krisensituationen durch Mehrarbeit schnell und für begrenzte Zeit angepasst werden. Die Konzentration auf das in der Krise wesentliche Reporting schafft ebenfalls Spielraum für die notwendigen Veränderungen. Zum anderen werden die für den Bericht benötigten Daten oft an bestimmten Stichtagen erstellt. Beispiel dafür ist der Monatsabschluss in der Buchhaltung, wo die Daten für viele Berichte der Kostenrechnung und des Controllings entstehen. Soll ein Controllingbericht schneller als gewöhnlich erstellt werden, gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Der vorgezogene Controllingbericht kann mit vorläufigen Werten arbeiten. Dazu werden die Daten, die vorhanden sind, in den Bericht übernommen. Das ergibt jedoch nur Sinn, wenn keine signifikanten Veränderungen mehr zu erwarten sind. Im Report muss zwingend auf die Verwendung der vorläufigen Werte hingewiesen werden.
• Aus vorhandenen, noch unvollständigen Daten kann eine Hochrechnung für den Berichtszeitraum erstellt werden. So wird bereits vor Ablauf der Berichtsperiode ein erwarteter Wert angegeben.
• Es gibt die Möglichkeit, zum Berichtszeitpunkt einen Zwischenabschluss zu erstellen und diese Daten zu verwenden. Wenn z. B. ein technischer Bericht mit Daten gefüllt wird, die im Normalfall erst nach Ende einer Produktionswoche abgerufen werden, kann dieser Vorgang in der Krise täglich durchgeführt werden, um Zwischenstände zu erhalten und zu berichten.
• Vor allem im technischen Bereich gibt es bei den Verantwortlichen in den Abteilungen operative Einschätzungen einer Situation, die früher bereitstehen als reguläre Meldungen. So kennt z. B. der Fertigungsleiter seine Schwundzahlen bevor sie über die Rückmeldung der Fertigungsaufträge offiziell werden. Erste, schnelle Berichte können sich dieses Wissens bedienen.
• Eine ähnliche vorgezogene Datenlieferung kann erreicht werden, wenn originär vorhandene Daten an der Entstehungsstelle abgerufen werden, bevor sie in den offiziellen Prozess gehen. Z. B. können Leistungsdaten an der Maschinen analog abgelesen werden, wenn die digitale Übertragung erst in der darauffolgenden Nacht erfolgt. Lieferscheine können manuell gezählt werden, bevor sie ins System eingegeben werden.

Wichtig

Testen

Die Qualität der Datenquellen, die für eine frühzeitige Versorgung mit Informationen für vorgezogene Berichte verwendet werden, muss geprüft werden. Dazu ist in der Krise keine Zeit. Tests, auch in normalen Zeiten, stellen fest, welche Daten brauchbar sind und mit welchen Abweichungen zu rechnen ist.