Reporting in der Krise: die wichtigsten Maßnahmen / 1.4 Dashboard: Überblick verschaffen

Die Entscheider als Empfänger von Berichten bestimmen gemeinsam mit dem Controlling die Art und Weise, in der die Berichte und Inhalte präsentiert werden. Immer geht es darum, möglichst viele Informationen mit geringem Aufwand zu transportieren. Das ist in einer Unternehmenskrise besonders wichtig. Die Aufnahme der Informationen zu speziellen Krisenthemen und in einem besonderen krisenorientierten Format muss so schnell wie möglich geschehen. Manager haben in solchen Situationen die Aufgabe, die aus dem Controlling erhaltenen Daten schnell und sicher zu interpretieren und daraus Maßnahmen zur Bewältigung der Krise abzuleiten.

Die Aufgabe des Controllings besteht also darin, den Empfängern der Daten möglichst schnell einen Überblick über die in der Krise wichtigen Entwicklungen zugeben. Ein Schritt dazu ist die bereits angesprochene Bildung von Kennzahlen. Ein weiterer Schritt zum schnellen Überblick ist die Präsentation dieser Kennzahlen in einem Dashboard. Ein Dashboard ist kein spezielles Kriseninstrument, es gehört zu den üblichen Werkzeugen des Controllers. Für eine besonders kritische Lage wird das Dashboard allerdings speziell gestaltet und für einen größeren Empfängerkreis eingesetzt als in normalen Zeiten.

Ein Dashboard präsentiert ausgewählte Kennzahlen und Berichte gemeinsam auf einer Bildschirmseite. Diese konzentrierte Darstellung von Informationen kann schnell aufgerufen und geprüft werden. Gibt es Bedarf zu detaillierten Daten, z. B. weil eine Kennzahl eine kritische Grenze unterschritten hat, kann der dazugehörige detaillierte Bericht direkt aus dem Dashboard heraus aufgerufen werden. Die im Board dargestellten Werte haben alle einen besonderen Bezug zur Krisensituation. Sie werden gemeinsam zwischen Controlling und Berichtsempfänger abgestimmt.

Um in der Krisensituation tatsächlich einen schnellen Überblick der detaillierteren Auswertungen, die auch noch wesentlich öfter als gewohnt geliefert werden, zu erhalten, werden neben den reinen Zahlen und Grafiken Piktogramme verwendet. So geben vor allem Ampeln mit grün (alles in Ordnung), gelb (noch in Ordnung) und rot (Handlungsbedarf) einen schnellen Hinweis für den Entscheider.

Abb. 1: Krisendashboard

Das Dashboard in einer Krise hat andere Inhalte als in der Normalsituation. Es werden die notwendigen Inhalte für die Krisenbewältigung präsentiert, der Aktualitätsgrad ist höher. Um in einer Krise nicht noch Zeit bei der Gestaltung des Dashboards zu verlieren, kann als Vorbereitung im Controlling eine Auswahl an Boards vorgehalten werden. Wenn leichte Änderungen notwendig sind, verbraucht das nur noch wenig der kostbaren Zeit. Es empfiehlt sich, den Einsatz der Dashboards, aber auch die Aufbereitung der dahinter verborgenen Berichte, regelmäßig in Krisenübungen zu testen.