Robotic Process Automation im Controlling: Ergebnisse einer empirischen Studie

Zusammenfassung

• Controllingbereiche stehen aktuell vor der Herausforderung, zeitgleich sowohl neue Fähigkeiten aufzubauen und dadurch das Value Offering für die internen Kunden kontinuierlich zu verbessern, als auch Kosten zu reduzieren. Robotic Process Automation (RPA) als digitale Technologie zur Prozessautomatisierung kann einen erheblichen Beitrag zu einer effizienten Controllingfunktion leisten.

• Der Beitrag beschreibt die Ergebnisse einer aktuellen Studie zum Thema RPA, spezifisch im Kontext von Controllingprozessen. Mithilfe von Experteninterviews wurde untersucht, wie der aktuelle Verbreitungsgrad sowie die Potenziale im Controlling einzuschätzen ist und welche Anwendungsfälle von RPA-Lösungen bereits implementiert werden.

• Die befragten Experten waren sich einig, dass sich RPA im Gegensatz zu bisherigen Automatisierungslösungen relativ schnell, kostengünstig und auch ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse implementieren lässt und auch erhebliche Effizienzsteigerungen im Bereich des Controllings ermöglichen kann.
• Die bislang implementierten Anwendungsfälle für RPA sind insbesondere in den Controlling-Hauptprozessen Management Reporting, Datenmanagement, Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung sowie Planung, Budgetierung und Forecasting zu finden.

1 Wie gelingt der Spagat zwischen Kundenwertsteigerung und Kostenreduzierung im Controlling?

Viele CFOs sowie Leiter/-innen Controlling sind aktuell in ihren jeweiligen Unternehmen mit Hochdruck dabei, Pläne für die zukünftige Aufstellung des Finanz- bzw. Controllingbereiches zu erarbeiten und umzusetzen. Sie stehen dabei vor der nicht ganz einfachen Herausforderung, zeitgleich sowohl neue Fähigkeiten aufzubauen und dadurch das Value Offering für die internen Kunden kontinuierlich zu verbessern, als auch Kosten zu reduzieren. Neu aufkommende digitale Technologien bieten dabei effektive Instrumente zur Erfüllung dieser recht unterschiedlichen Zielsetzungen. Robotic Process Automation (RPA) als eine dieser Technologien kann einen erheblichen Beitrag zu einer effizienteren Finanz- bzw. Controllingfunktion leisten.

Um mehr über den aktuellen Verbreitungsgrad, die Potenziale sowie bereits implementierte Anwendungsfälle von RPA-Lösungen im Controlling zu erfahren, haben die Autoren im ersten Halbjahr 2020 eine empirisch-qualitative Studie basierend auf Experteninterviews durchgeführt. Dieser Beitrag stellt die wesentlichen Ergebnisse dieser Studie vor.^[1]

[1] Dieser Artikel basiert auszugsweise auf Schulze/Nuhn, 2020.

2 Hintergrund zur empirischen Studie

2.1 Ziele der Studie

Die Studie zielte darauf ab, ein besseres Verständnis über den Einsatz von RPA im Controlling zu erlangen und folgte einem explorativen, empirisch-qualitativen Forschungsdesign auf der Grundlage von Experteninterviews. Folgende Forschungsfragen wurden im Rahmen der Studie abgedeckt:

• Welches Potenzial bietet RPA für Unternehmen im Allgemeinen und für das Controlling im Besonderen?
• Welche Kompetenzen sind erforderlich, um RPA zu beherrschen und zu nutzen?
• Welche RPA-Technologien oder Softwarelösungen können für die Umsetzung eingesetzt werden?
• Welche konkreten Anwendungsfälle (Use Cases) lassen sich bereits identifizieren?
• Welche Prozesse des IGC Controlling Prozessmodells 2.0 sind für die Anwendung von RPA am besten geeignet?
• Welche Effizienzgewinne in Bezug auf Kosten und Zeit können im Allgemeinen durch den Einsatz von RPA erwartet werden?
• Welche Entwicklung ist in den nächsten 3 bis 5 Jahren zu erwarten?

2.2 Methodische Vorgehensweise

Zunächst wurde eine Literaturrecherche durchgeführt, um relevante Veröffentlichungen zu identifizieren, die sich insbesondere mit RPA im Controlling befassen. Dabei konzentrierten wir uns zum einen auf wissenschaftliche und praxisorientierte Bücher und Artikel sowie zum anderen auf Studienberichte in englischer und deutscher Sprache, die nach 2015 erschienen sind. Für unsere Recherchen nutzten wir verschiedene Online-Datenbanken, um relevante Publikationen zu identifizieren. Darüber hinaus suchten wir im Internet nach weiteren Ressourcen wie Präsentationen, Videos, Tutorials usw., die uns dabei halfen, einen umfassenden Überblick über den relevanten Softwarelösungsmarkt, Weiterbildungsanbieter usw. zu erhalten.

Für die empirische Studie wurde ein exploratives, empirisch-qualitatives Forschungsdesign gewählt. Wir nutzten halbstrukturierte Experteninterviews, da dies der übliche Ansatz für die Untersuchung von innovativen und relativ komplexen Themen ist. Es wurde ein Interviewleitfaden entwickelt und im Vorfeld getestet, der die Fragen in einer für die Befragten leicht verständlichen und nachvollziehbaren Struktur organisierte. Der verwendete Interviewleitfaden setzte sich aus 7 verschiedenen Abschnitten zusammen, die insgesamt etwa 35 offene Fragen enthielten.

Unsere Stichprobe konzentrierte sich ausschließlich auf Unternehmensberatungen, die Dienstleistungen in Bezug auf RPA in ihrem Portfolio anbieten. Diese Auswahl ergab sich aus der Überlegung, dass insbesondere große Beratungsunternehmen, die eine durchaus signifikante Anzahl an Projekten in diesem Bereich durchführen, dazu in der Lage sind, tiefergehende Einblicke in die aktuelle Implementierungspraxis v...