Rückstellung für unterlassene Instandhaltung: Ein Praxisfall / 2 Datenquelle: Wie man an die richtigen Informationen kommt

Die notwendige Reparatur an sich, die Entstehung der Reparaturnotwendigkeit, die mögliche Erledigung in den ersten 3 Monaten, die Höhe der zu erwartenden Aufwendungen, die Abgrenzung zu regelmäßiger Wartung und Aktivierung, all das sind Informationen, die vom Fachmann kommen müssen. Der Buchhalter ist fast nie in der Lage, diese Daten richtig zu gewinnen.

Der Lieferant der Daten ist die Abteilung, in der die Aufwendungen für die Instandhaltung später anfallen. Damit die Informationen überhaupt fließen und die richtige Qualität aufweisen, muss die Buchhaltung die Federführung bei der Beschaffung der Daten behalten:

• Als erster Schritt wird in allen infrage kommenden Abteilungen nachgefragt, ob es solche unterlassenen Instandhaltungen gibt. Dabei ist die Definition vorzugeben. Die Begründung für die Frage hilft, die Antworten zu beschleunigen und korrekt zu halten.
• Die Abteilungen listen alle gefundenen unterlassenen Instandhaltungen auf. Eine aussagefähige Beschreibung der notwendigen Arbeiten, deren Anlass und der Grund für die Verschiebung wird von den Fachleuten erstellt. Gleichzeitig wird jeweils angegeben, bis wann die Reparatur nachgeholt wird. Der Hinweis auf die 3-Monats-Frist muss klarmachen, dass die Maßnahmen in den 3 Monaten abzuschließen sind. Techniker gehen in der Praxis häufig davon aus, dass der Beginn der Maßnahme ausreichend ist.
• Die Fachabteilungen werden angehalten, den Instandhaltungsaufwand möglichst exakt zu bestimmen. Die schlechteste Möglichkeit ist eine interne Kostenschätzung, Angebote oder Kostenvoranschläge geben eine höhere Sicherheit. Die genauesten Werte liegen vor, wenn bereits eine Bestellung der Leistung erfolgt ist. In diesem Fall kann auch relativ sicher auf den Endtermin geschlossen werden.
• Gemeinsam mit den Fachabteilungen wird die Unterscheidung zwischen tatsächlichen Instandhaltungskosten und möglicher Wartung oder Aktivierung getroffen.

Maßnahme	Beschreibung	Unterlassungsgrund	Erledigung geplant	Aufwand EUR	Schätzung, Voranschlag, Bestellung	erledigt	Kosten Ist
Reparatur Parkplatz	Das abgesackte Pflaster muss aufgehoben und neu verlegt werden	Witterung	28.02.01	5.800,00	Kostenvoranschlag
CNC-Drehautomat	Abdeckhaube muss erneuert werden	Lieferzeit	05.02.01	748,56	Bestellung
Verpackungsautomat	Werkzeugaufnahme durch Unfall beschädigt	Kapazitätsproblem	14.01.01	1.800,00	Schätzung

Tab. 1: Praxis-Beispiel: Kontrollliste für Instandhaltungsaufwendungen

Praxis-Tipp

Kontrollliste erstellen

Das Ergebnis der Datenerhebung ist eine Liste der Maßnahmen, für die eine Rückstellung gebildet wurde. Diese lässt sich sehr gut dazu verwenden, in den ersten 3 Monaten des neuen Geschäftsjahres den Fortgang der Arbeiten zu kontrollieren. Die Kontrollliste ist gleichzeitig ein Dokument, das der Betriebsprüfer für die Prüfung der Rückstellung verlangen wird.