S/4HANA: Die Rolle des Controllings im SAP S/4HANA Projekt / 3 Die großen Themen der S/4HANA-Umstellung

In SAP S/4HANA Projekte fließen jedoch nicht nur neue Themen über neue Funktionalitäten ein. Es kommen auch Themen hoch, die Unternehmen bereits jetzt angehen könnten, da sie auf die lange Bank geschoben wurden oder für die es im Tagesgeschäft einfach keine Zeit und Ressourcen gab. Diese kommen mit der Vorbereitung von S/4HANA wieder auf den Tisch. Frei nach dem Motto: aufgeschoben ist nicht aufgehoben. So zum Beispiel die Überprüfung und die Einführung des neuen Hauptbuches, die Einführung des Geschäftspartners, die Überprüfung der Stammdatenqualität, die Archivierung von Alt-Daten oder auch die Vereinheitlichung der Kontenpläne.

Gerade letzteres birgt eine große Chance, welche die Finanz- und Controlling-Abteilungen im Zuge ihres S/4HANA Projektes nutzen sollten. Mit einem einheitlichen Kontenplan lassen sich die Buchungsprozesse und die damit verbundenen Arbeitsweisen standardisieren, das Financial Reporting auf die interne Management-Erfolgsrechnung abstimmen und es wird die Grundlage für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte geschaffen.

Aber auch die Einführung des neuen Hauptbuches wird in vielen Unternehmen seit Jahren diskutiert und trotzdem keine Entscheidung getroffen. Das neue Hauptbuch steht bereits seit der Einführung von SAP ERP 6.0 zur Verfügung. Mit S/4HANA ist es jedoch keine Option mehr, sondern Pflicht. Das neue Hauptbuch wird während der Migration automatisch aktiviert und kann mit der Ledgerlösung genutzt werden, oder aber die Unternehmen nutzen weiterhin ihre Kontenlösung dann aber basierend auf einem Ledger. Beides ist möglich.

Was bisher jedoch noch nicht möglich ist, ist die nachträgliche Einführung der wirklichen Ledgerlösung mit mehreren Ledgern zum Beispiel für IFRS, Local GAAP und Steuerrecht. Ebenso wie in SAP ERP kann auch nicht in S/4HANA bei produktiv genutzten Buchungskreisen einfach eine neue Rechnungslegungsvorschrift, also ein Ledger, hinzugefügt werden. Deshalb muss spätestens im S/4HANA Projekt entschieden werden, welchen Weg man hier zukünftig beschreiten möchte.

Wie mit dem neuen Hauptbuch, ist auch die Verwendung des Geschäftspartners in SAP R/3 schon seit längerer Zeit möglich. Oft wurde dieser innerhalb der Einführung neuer Module sogar zur Pflicht, wie zum Beispiel mit SAP Treasury und Risk Management, SAP CRM oder auch SAP Collections Management. Der auch als Business Partner bezeichnete Geschäftspartner wird unter S/4HANA nun auch für das Rechnungswesen verpflichtend. Die dafür benötigte Umstellung der Debitoren und Kreditoren auf den Geschäftspartner, auch als Customer Vendor Integration (CVI) bezeichnet – ist ein Schritt, der von Bestandskunden unabhängig vor dem S/4HANA Projektstart durchgeführt werden sollte. Dazu liefert SAP diverse Vorabprüfreports und zum Beispiel auch das CVI Cockpit, welche für die Analyse und Umstellung auf dem laufenden ECC 6.0 System genutzt werden können.

Fragen zur Customer Vendor Integration

Die wichtigsten Fragestellungen die sich SAP-Bestandskunden bei der Umstellung der Debitoren und Kreditoren fragen sollten sind folgende:

1. Nummerierung der Geschäftspartner: SAP empfiehlt, Debitoren und Kreditoren, welche dem gleichen Geschäftspartner entsprechen, unter derselben Nummer anzulegen. Das ist für die Migration von bestehenden Stammdaten jedoch sehr aufwendig und benötigt einiges an Input durch die Fachabteilungen. Deshalb wird in der Praxis häufig ein Geschäftspartner mit der Rolle Debitor und ein anderer mit der Rolle Kreditor angelegt. Für die Neuanlage von Debitoren und Kreditoren ist es jedoch ratsam, die gleiche Nummerierung zu nutzen.
2. Dubletten: es empfiehlt sich, bereits vor der Geschäftspartner-Umstellung alle Dubletten aus den Stammdaten zu entfernen, da diese für gewöhnlich nur für Verwirrung und unbrauchbare Auswertungen sorgen. Wenn Sie Ihre Stammdaten also bereinigen, dann empfiehlt es sich dringend, auch hier Hand anzulegen.
3. Datenkonsistenz: es sollte auch darauf geachtet werden, dass die Stammdaten im System aktuell sind (aktuelle Postleitzahlen, Kontaktdaten usw.) und inaktive Stammdaten sollten am besten archiviert werden. Das gilt natürlich nicht nur für Kreditoren und Debitoren, sondern für alle Stammdaten. Das reduziert zum einen die Laufzeit bei der Migration und zum anderen auch mögliche Problemfälle.
4. Berechtigungen: Die alten Transaktionen für Debitoren und Kreditoren funktionieren unter S/4HANA nicht mehr und werden automatisch auf die Transaktion BP umgeleitet. Das muss bei der Anpassung des Berechtigungskonzepts ebenso beachtet werden. Achtung: die alten Berechtigungen müssen in den SAP Rollen bestehen bleiben, sonst funktioniert die Weiterleitung nicht mehr.