Soll-Ist-Vergleich: Technik und Aufbau / 2 Soll-Ist-Vergleich und kurzfristige Erfolgsrechnung

Um den Erfolg des Unternehmens möglichst frühzeitig erkennen zu können, arbeitet man mit einer kurzfristigen Erfolgsrechnung, bei der stufenweise Deckungsbeiträge sowie das Betriebs- und Unternehmensergebnis ermittelt werden. Durch den Einsatz von Plan- und Istwerten werden Abweichungen aufgezeigt, sodass Sie differenziert feststellen können, in welchen Bereichen zu korrigierende Abweichungen zu verzeichnen sind. Unsere Musterlösung "Kurzfristige Erfolgsrechnung" basiert auf dem beschriebenen Ansatz. Sie stellt vier Quartalsblätter (KE_Q1 – KE_Q2) zur Erfassung von Erlösen und Kosten zur Verfügung. In der Tabelle "Zusammenfassung" erfolgt eine Verdichtung der Daten.

Um mit der Anwendung arbeiten zu können, müssen folgende Daten bekannt sein (s. Abb. 4):

• Umsatzerlöse
• Erlösschmälerungen
• Variable Kosten
• Bestandsänderungen
• Fixe Kosten
• Neutrale Erträge und Aufwendungen

Ist der Plan auf der Erlösseite höher als das Ist, bedeutet dies für das Unternehmen eine negative Abweichung. Das Ziel wurde nicht erreicht. Sind hingegen die Kosten im Plan höher als das Ist, verhält es sich umgekehrt. Die Abweichung ist positiv.

Mit den einzelnen Quartalsblättern der Musterlösung arbeiten Sie wie folgt:

1. Tragen Sie die notwendigen Daten monatsweise – möglichst zeitnah – in die hellgrau unterlegten Eingabezellen der Quartalsblätter ein.
2. Positive Bestandsveränderungen werden als positive Zahl, negative Bestandsveränderungen als negativer Werte erfasst.
3. Da die Fixkostenblöcke von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind, können diese in den hellgrau gekennzeichneten Eingabefeldern frei definiert werden. Sie haben die Möglichkeit, die vorhandenen Vorschläge jederzeit zu überschreiben. Dazu müssen Sie vorübergehend den Blattschutz deaktivieren.
4. Auch die allgemeinen Kosten können vom Anwender frei definiert werden.

Praxis-Tipp

Stellen Sie nicht zu hohe Anforderungen an Ihre Planungsgenauigkeit. Das heißt auch, dass Sie Ihre Planzahlen je nach Unternehmensgröße auf glatte Werte runden (100 EUR, 500 EUR oder 1.000 EUR). Auf den Cent genaue Planzahlen suggerieren eine Genauigkeit, die nicht durch eine Planung erreicht werden kann.

Abb. 4: Ausschnitt aus der kurzfristigen Erfolgsrechnung

Praxis-Tipp

Als Kontrollzeitraum bietet sich für die kurzfristige Erfolgsrechnung ein monatlicher Rhythmus an. Kürzere Intervalle, wie etwa der Wochentakt, sind zu stark schwankungsanfällig. Intervalle von mehr als einem Monat, z. B. Quartalsabrechnungen, sind problematisch, weil damit u. U. viel Zeit für wirksame Korrekturmaßnahmen verstreicht.