Teil A: Ganzheitliches VP-Management / 4.4.3.3 Automatisierung der VP-Prozesse

Jetzt möchten wir kurz darstellen, dass und wie die in BPMN 2.0 und DMN modellierten Prozesse und Entscheidungsregeln automatisiert werden können. Dies ist für die meisten Interessierten erst einmal schwer vorstellbar, weswegen wir bei solchen Themen gleich die Softwarelösungen mit ihren Funktionen und Mehrwerten präsentieren.

Die Ausgangslage ist also, dass ein Prozess bereits in BPMN 2.0 und DMN modelliert worden ist. Das heißt, es liegt eine entsprechende Prozessdatei vor. Diese Datei wird dann in eine Workflow-Management-Software wie z. B. ARIS, Camunda, Signavio oder TIM hochgeladen. Diese Software stößt die erste Aktivität im Prozess automatisiert an und führt den nächsten Prozessschritt automatisch aus, wenn der vorherige fehlerfrei beendet worden ist. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Prozessbeteiligten eingebunden werden.

Alle bei einem Prozessschritt erforderlichen Informationen (Checklisten, Richtlinien, Kontrollanweisungen etc.) werden vom System bereitgestellt, falls ein Mensch einen bestimmten Prozessschritt durchführen soll. Erst wenn diese Person die fehlerfreie Erledigung des Prozessschrittes bestätigt hat, stößt die Software den nächsten Prozessschritt an. Dabei werden automatisch erstmalige und erinnernde E-Mails erzeugt und versandt, es werden online Formulare automatisch erzeugt, in denen Frage-Antwort-Dialoge abgehandelt werden können, Daten werden aus ERP-Systemen oder Datenbanken automatisch importiert etc. Die Kommunikation im Prozess erfolgt zentralisiert über dieselbe IT-Lösung.

Alle Aktivitäten und Kontrollnachweise des Prozesses, der in der Software hochgeladen wird, werden revisionssicher im Hintergrund automatisch dokumentiert und archiviert. Auch der Status aller Prozessschritte wird in Echtzeit von der Software ermittelt und der Nutzer kann den Prozessfortschritt anhand der ›auf Grün‹ schaltenden Prozessschritte im Prozessflussdiagramm auf einen Blick erkennen. Außerdem können Management-Dashboards und Berichte vom Nutzer selbst konfiguriert werden. Auf diese Weise lässt sich auch ein Tax-CMS-System für VP^[17] aufbauen.

Eine durchdachte, unternehmensspezifische Automatisierung der Prozesse reduziert im Tagesgeschäft nicht nur den Zeitaufwand, indem die Steuerabteilung wie auch die operativen Abteilungen spürbar entlastet werden, sondern verbessert auch die steuerliche Compliance. Betriebsprüfungen laufen deutlich reibungsloser ab, da die Nachweise über alle Prozess-Aktivitäten zentralisiert vorliegen und auch nach Jahren noch leicht auffindbar sind.

[17] Vgl. zur Automatisierung von Tax-CMS-Systemen mithilfe von BPMN 2.0 und DMN: Marinus Eßer, Hendrick Blecken, Jörg Hanken ›Tax CMS – wenn, dann richtig!‹ in Rethinking Tax, 3. Ausgabe 2020, S. 12 ff.