Total Cost of Ownership – mit allen Kosten kalkulieren / 1 Status quo im Einkauf

Der Einkauf bestimmt den Unternehmenserfolg nachhaltig mit

Die vergangene Finanz- und Wirtschaftskrise hat bei Klein-, Mittel- und Großbetrieben teilweise zu deutlichen Absatzrückgängen geführt. Diesen globalen Abhängigkeiten und dem verstärkten Wettbewerb begegnen die Unternehmen intern mit vielfältigen Spar- und Effizienzsteigerungsprogrammen. Vielfach ist dabei jedoch zu beobachten, dass diese Programme nicht prozessübergreifend, sondern vielmehr funktionsbereichsbezogen aufgesetzt werden.

Dem Einkauf wird momentan wieder verstärkt vorgegeben, die Einstandspreise jährlich um einen gewissen Prozentsatz X zu senken. Global Sourcing und Einkaufspartnerschaften, wie z. B. in der Automobilindustrie zwischen BMW und Mercedes, machen dies möglich. Der Erfolg wird anhand reduzierter Einkaufspreise oder Investitionen gemessen. Kosten, die erst nach der Beschaffung bzw. während der Nutzung des Gutes entstehen, werden nicht in die kostenrechnerischen Überlegungen während der Beschaffung mit einbezogen. Produktionsseitig liegt der Fokus dagegen auf der Senkung von Gemeinkosten bzw. den Kosten der laufenden Produktion. Hier werden Jahresbudgets gekürzt bzw. Budgetunterschreitungen angestrebt.

Es wird aber in vielen Fällen übersehen, dass diese voneinander unabhängigen Sparbemühungen sich auch gegenseitig behindern können. Es wird eine Trennung der Teilbereiche Einkauf und Produktion/Nutzung innerhalb des Unternehmens vollzogen. Diese Vorgehensweise führt zur Bildung falscher Kalkulationsgrundlagen und zu falschen Beschaffungsentscheidungen, deren negative Folgen erst im Laufe der Nutzung eines Gutes sichtbar werden. Einmal getroffene Entscheidungen sind aber zu diesem späten Zeitpunkt kaum noch umzukehren und können mit erheblichen Folgekosten für das Unternehmen verbunden sein. Gesamtunternehmensbezogen waren die Anstrengungen für die Kostensenkungen dann wirkungslos.

Die Gesamtkosten bilden die Grundlage für eine Beschaffungs­entscheidung

Einerseits entstehen bereits vor und während der Durchführung der Beschaffungsaktivitäten Kosten für das Unternehmen. Andererseits müssen aber auch Kosten, die bei der Weiterverarbeitung des Beschaffungsobjekts oder der Nutzung im Unternehmen auftreten, diesem Beschaffungsobjekt eindeutig zugerechnet werden. Eine Gesamtkostenbetrachtung bezüglich des Beschaffungsobjekts sollte reine zeitpunktbezogene Investitionsrechnungen oder Preisvergleiche als Auswahlkriterium für Lieferanten ersetzen.

Ziel des Einkaufs

Es muss das Ziel sein, die tatsächlichen Kosten für die Nutzung bzw. Weiterverarbeitung einer Ware oder Dienstleistung zu bestimmen, um auf diese Weise schon im Vorfeld eine angemessene kalkulatorische Grundlage für Beschaffungsentscheidungen zu liefern. Ein Ignorieren dieser Gesamtkosten kann demgegenüber zu erheblichen Fehleinschätzungen der Folgekosten führen. Der Total-Cost-of-Ownership-Ansatz (TCO-Ansatz) ermöglicht diese gesamtkostenbezogene Betrachtungsweise.