Total Cost of Ownership (TCO) / 1.1 Ziele und Aufgaben des TCO-Ansatzes

Die Kenntnis der TCO eines Systems (z. B. Entwicklungskosten eines Systems; Kosten für den laufenden, betreuten Betrieb eines Systems; Kosten pro User des Betriebs einer Applikation; …) ist eine der wichtigsten Handlungsgrundlagen sowohl für den IT-Manager als auch für den Prozess-Verantwortlichen beim IT-Kunden.

• In der kurz- bis mittelfristigen TCO-Perspektive steht nicht die Kostenreduktion im Mittelpunkt, sondern vielmehr die Nutzensteigerung, d. h., man sucht nach Optimierungspotenzial, um eine größere Effizienz mit dem vorhandenen Equipment und den anfallenden Kosten zu erzielen.
• Mittel- bis langfristig rücken die Betriebskosten verstärkt in den Mittelpunkt der Betrachtung. Im Hinblick auf die Verteilung der IT-Kosten über den Lebenszyklus (vgl. Abb. 1) gilt es zu berücksichtigen, dass die Weichen für die Betriebskosten, die einen wesentlichen Anteil an den Gesamtkosten haben, bereits in den Bereichen Einkauf und Administration gestellt werden.

Abb. 1: Verteilung der IT-Kosten über den Lebenszyklus (lt. Gartner Group)

Anhand der Abb. 2 kann man erkennen, dass die eingeschränkte Betrachtung nur einzelner Kostenkategorien verzerrte Entscheidungsgrundlagen liefert.

Abb. 2: Lifecycle-Kostenstruktur

Während bei einfachen Bürogeräten (z. B. Locher, Tischrechner) das Heranziehen der Anschaffungskosten zur Beurteilung unterschiedlicher Alternativen ausreicht, würde dies im Falle von Farbdruckern oder auch Software zu komplett falschen Entscheidungen führen.

Abhängig vom Rechnungszweck werden unterschiedliche Anforderungen an den Inhalt der TCO gestellt. Je nach Fragestellung aus Sicht des IT-Bereichs sind folgende Kostenkategorien (vgl. Abb. 3) in eine TCO-Kalkulation mit einzubeziehen:

• projektbezogene Kosten der Entwicklung und Einführung:

  • Kosten der Konzeption und Realisierung,
  • Kosten für Auswahl und Beschaffung,
  • Kosten der Einführung.

• produktbezogene Kosten des laufenden Betriebes:

  • Kosten der Nutzung und Wartung,
  • Kosten für das Management des Systems.

• projektbezogene Kosten der Entsorgung:

  • Kosten für Entsorgung (Ausmusterung),
  • ersatzbedingte Kosten (z. B. Datenhaltung nach Ersatz).

Abb. 3: Total Cost of Ownership (Life cycle costs)^[1]

Auf Basis dieser Kostenkategorien und der darauf aufbauenden Kalkulationen werden Handlungsalternativen ("make or buy"-Entscheidungen) bewertet, Systeme und Konzepte evaluiert, kundenspezifische IT-Produktangebote erarbeitet und auch Jahresplanungen für den IT-Bereich durchgeführt.

[1] Vgl. Jaeger, F. (2000).