Total Cost of Ownership (TCO) / 1.3 TCO-Modell der Gartner Group

Aufbauend auf dem Modell von Interpose entwickelte die Gartner Group ein TCO-Modell, das derzeit zu den anerkanntesten in der IT-Branche zählt. Die Gartner Group sieht TCO als ein Management-Tool des jährlichen Planungsablaufes und somit als Bestandteil des kontinuierlichen Regelkreises von Messung, Simulation und Verbesserung von Geschäftsprozessen im Unternehmen. Folgende Möglichkeiten soll das TCO-Modell den Unternehmen bieten:

• Aufbereitung der IT-Kosten in einem "Chart of Accounts" für jede Organisationseinheit.
• Generierung der aktuellen Unternehmens-TCO, die den speziellen Geschäftstypus, Standort, Technologie und Komplexität des eigenen Unternehmens unter IT-Gesichtspunkten widerspiegeln, sowie deren Vergleich mit Firmen, die ähnliche Geschäftsprozesse aufweisen.
• Präsentation von Stärken und Schwächen der aktuellen TCO.
• Generierung einer auf Verbesserungen von IT-Anlagen sowie Veränderungen der Technologie und Komplexität basierenden Ziel-TCO zum Vergleich mit der aktuellen TCO.

1.3.1 Die wesentlichen Kostenblöcke

Das TCO-Modell nach Gartner unterscheidet im Wesentlichen zwei Kostenblöcke:

• direkte bzw. budgetierte Kosten und
• indirekte bzw. unbudgetierte Kosten.

Der direkte (bzw. budgetierte) Kostenblock umfasst Aufwendungen für Hard- und Software (hauptsächlich Abschreibungen und Leasinggebühren), den laufenden Betrieb (technischen Support, Planungs- und Prozessmanagement, Datenbankmanagement) sowie Verwaltungsaktivitäten (Verwaltungs- und Finanzaufgaben, Schulungen).

Die indirekten (bzw. unbudgetierten) Kosten bewerten Kosten, die entweder durch unproduktive Tätigkeiten auf Seiten des Endusers oder durch "downtime" der Netzwerke das IT-System daran "hindern", die erwarteten Dienste für das Unternehmen bereitzustellen. Gemeint sind z. B. die Kosten, die durch Selbsthilfe und Unterstützung von Kollegen bei IT-Problemen ohne Zuhilfenahme des offiziellen Support-Centers, durch Enduser-Training (formal und nicht formal) oder durch Abschaltzeiten der Netzwerke (geplant und ungeplant) entstehen.

Generell kann festgehalten werden, dass der Anteil der reinen Anschaffungskosten von Hard- und Software an den Gesamtkosten von IT-Systemen stetig abnimmt, hingegen der von Verwaltung, Support und Anwenderaktivitäten stetig steigt.

Ziel ist es, mithilfe dieses TCO-Indexes Kostentreiber zu identifizieren, IT-Investitionen fundiert zu begründen, unterschiedliche DV-Architekturen zu bewerten und auch die Nutzungsdauer von IT-Equipment zu optimieren. In konjunkturell schwierigen Zeiten reduzieren Unternehmen zunächst die unmittelbar spürbaren direkten Kosten, insbesondere dann, wenn sich etwa der mit Neuanschaffungen verbundene Nutzen nur schwer beziffern lässt. Bei derartigen Entscheidungen sollten allerdings immer sämtliche Kostenkomponenten mit einbezogen werden.

Praxis-Beispiel

TCO eines normalen PCs

Für einen normalen PC errechnet die Gartner Group Total Cost of Ownership von mehr als 5.000 $ pro Jahr. Darin sind zirka 1.400 $ für Hard- und Software enthalten, über 600 $ für den Betrieb des Rechners und rund 420 $ für die Administration. Einen immensen Kostenblock stellt der Endanwender dar: Gut 2.700 $ veranschlagt Gartner für Selbsthilfe und dergleichen.^[1]

[1] Vgl. Schulze, J. (2003).

1.3.2 Gleichmäßiger Kostenverlauf beim PC-Einsatz

Mithilfe des TCO-Ansatzes wies eine Gartner-Untersuchung nach, dass eine längere PC-Nutzungsdauer zu keiner nennenswerten Kostenersparnis führt. Entgegen der landläufigen Annahme, ein PC verursache nach Ablauf der dreijährigen Abschreibungsperiode keine erwähnenswerten Kosten mehr, liegen die jährlichen Gesamtaufwendungen für ein vier bis sechs Jahre genutztes Gerät etwa auf dem Niveau derer, die lediglich drei Jahre lang ihren Dienst verrichten. Die Ursache für die vergleichsweise geringe jährliche Kostenersparnis von 1,7 % ist in der Verlagerung der Kosten von Hardware, Software und Support auf indirekte Aufwendungen, wie z. B. längere Reaktionszeiten, geringere Mitarbeiterproduktivität und -motivation aufgrund der Häufung von Ausfällen, zu sehen. Abbildung 4 zeigt, dass regelmäßige Investitionen in neue PCs unterm Strich kaum höhere Kosten verursachen.

Abb. 4: Total Cost of Ownership in Abhängigkeit zur Nutzungsdauer^[1]

Bei einem durchschnittlichen Anwender ist es somit ausreichend, den PC alle vier Jahre auszuwechseln, wohingegen Gartner bei High-Performance-Nutzern den Austausch bereits nach drei Jahren empfiehlt.

[1] Vgl. Schulze, J. (2003).