Cornelia Putzhammer, Prof. Dr. Andreas Klein
Das Vertriebscontrolling in Form der Deckungsbeitragsrechnung bildet die Basis für strategische Entscheidungen auf Produkt-, Kunden- und Profit-Center-Ebene.
Abb. 1: Schema der Grenzplankostenrechnung
Abbildung 1 zeigt das Schema der Grenzplankostenrechnung. Das für den Vertrieb zuständige Instrument innerhalb dieses Systems ist die Deckungsbeitragsrechnung. Sie hat die Aufgabe, Kosten und somit Ergebnisse (bzw. Deckungsbeiträge) nach Erlösquellen sortiert darzustellen.
Mehrdimensionaler Aufbau
Diese Sortierung erfolgt nach drei Dimensionen:
- Produkte bzw. Produkthierarchien (Wie viel verdiene ich mit Sparte XY? Lohnt sich Produktgruppe YZ noch? …)
- Vertriebsorganisation (Wie erfolgreich ist die Niederlassung A? Welchen Beitrag zum Unternehmensergebnis liefert Vertreter B? …)
- Kunden bzw. Kundenhierarchien (Wie viel verdienen wir mit Wiederverkäufern, wie viel mit Endverbrauchern? Welchen Beitrag liefern unsere Key Accounts? …).
Keine "Gießkannenzuschläge"
Diese mehrdimensionale Gliederung ist Bestandteil einer modernen Konzeption der Deckungsbeitragsrechnung. Kombiniert mit einer hierarchiestufenbezogenen Fixkostendeckung ist sie Voraussetzung für das Überwinden der berüchtigten "Gießkannenzuschläge". Eine verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten ist nur möglich, wenn alle Kostenverursacher (Produkte, Kunden, Organisationseinheiten) auch innerhalb der Deckungsbeitragsrechnung darstellbar sind. Sie bildet den Abschluss im Gebäude der Grenzplankostenrechnung. Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung sowie die Prozesskostenrechnung als Vorsysteme entlasten sich zur Gänze dorthin.
Die Deckungsbeitragsrechnung läuft in drei Schritten ab:
- Erlösrechnung
- Bewertung mit Produkt- und Prozesskosten
- Stufenweise Fixkostendeckung
Entscheidend ist, dass alle Schritte innerhalb eines einzigen Controllinginstruments stattfinden und nicht etwa eine Ausgliederung z.B. der Prozesskostenrechnung zu parallelen Ergebnisdarstellungen führt, die eine Interpretation erschweren.
1.1 Erlösrechnung
Die Erlösrechnung hat die Aufgabe, Brutto- in Nettoerlöse umzurechnen, d.h. zu ermitteln, wie viel nach Abzug von Erlösschmälerungen und Sondereinzelkosten des Vertriebs tatsächlich an Erlösen im Unternehmen bleibt.
Einige Erlösschmälerungen (z.B. Rabatte) werden in der Faktura ausgewiesen, sie sind daher im Zeitpunkt der Fakturierung in ihrer tatsächlichen Höhe bekannt, deshalb ist ihre Zuordnung zu Erlösquellen problemlos möglich. Viele Erlösschmälerungen (beispielsweise Boni) sind aber zum Zeitpunkt der Fakturierung unbekannt, sie müssen daher kalkulatorisch angesetzt werden. Verzichtete man auf diesen kalkulatorischen Ansatz, so könnten diese Beträge nur periodisch nach Istanfall berücksichtigt werden, wobei eine Zuordnung zu Erlösquellen (Produkten, Kunden …) nicht mehr möglich wäre. Die Berechnung der Nettoerlöse und damit aller Deckungsbeiträge würde dadurch dramatisch verfälscht.
Sachverhalte vergleichbar machen
Kalkulatorisch anzusetzen sind auch die Sondereinzelkosten des Vertriebs. Zu dieser Gruppe zählen vor allem Ausgangsfrachten, Sonderverpackungsmaterial, Versicherungen und Provisionen. Obwohl es sich dabei um Kosten handelt, empfiehlt es sich aus Sicht des Controlling, sie wie Erlösschmälerungen zu behandeln. Deckungsbeiträge werden gerne in "Prozent vom Nettoumsatz" dargestellt. Wird als Berechnungsbasis der Nettoerlös nach Abzug der Sondereinzelkosten des Vertriebs verwendet, so werden "Äpfel mit Birnen vergleichbar gemacht": Ob ein Kunde die Ware frei Haus erhält oder nur ex Fabrik, spielt in der prozentualen Darstellung keine Rolle, da die Kosten für Ausgangsfracht und Versicherung schon im Nettoerlös berücksichtigt sind.
1.2 Bewertung mit Produkt- und Prozesskosten
Standard-Herstellkosten …
Die abgesetzten und fakturierten Mengen werden mit (Standard-)Herstellkosten bewertet, getrennt nach proportionalen und fixen Kostenbestandteilen. Die Verwendung von Standardkosten aus der Kalkulation verhindert, dass Abweichungen aus dem Absatz mit jenen aus der Herstellung vermischt werden. Die Standard-Herstellkosten sind gewissermaßen der vereinbarte Preis zwischen Produktion und Vertrieb.
… und Standard-Prozesskosten des Vertriebs
Neben den Produktkosten werden seit einigen Jahren verstärkt auch Prozesskosten der Kundenauftragsabwicklung in die Deckungsbeitragsrechnung "gezogen". Auch hierbei lautet die Empfehlung, auf einer Planung basierende Standardkosten zu verwenden.
1.3 Stufenweise Fixkostendeckung
Mehrdimensionale Fixkostendarstellung
Abbildung 2 zeigt das Schema der stufenweisen Fixkostendeckung. Die Fixkosten werden in Blöcken vom DB I abgezogen. Dabei ergibt sich in der Praxis die Notwendigkeit, diese Rechnung mehrdimensional aufzubauen, weil unterschiedliche Nutzer des Vertriebscontrolling Antworten auf unterschiedliche Fragen benötigen:
- Welchen Anteil am Erfolg haben die einzelnen Produkte/Produktgruppen/Sparten?
- Welchen Anteil am Erfolg haben die einzelnen Kunden/Kundengruppen/Kundenklassen?
- Welchen Anteil am Erfolg haben die einzelnen Organisationseinheiten/Vertriebsbereiche/Profit-Center?
Abb. 2: Stufenweise Fixkostendeckung in...