Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planu ... / 2.3 Welche Parameter bestimmen die Verwaltungskosten?

Nach der Definition von Verwaltungskosten folgt die Frage nach den Parametern, die über die Höhe der Verwaltungskosten bestimmen. Dabei müssen Sie zunächst zwischen den Faktoren unterscheiden, die die grundsätzliche Größenordnung bestimmen und denen, die in den einzelnen Kostenarten die Steuerungsfunktion übernehmen.

2.3.1 Grundsätzliche Höhe der Verwaltungskosten

Im Vergleich zwischen verschiedenen Unternehmen fällt auf, dass selbst in der gleichen Branche und bei ähnlichen Unternehmensgrößen erhebliche Unterschiede in der Höhe der Verwaltungskosten bestehen. Das hat verschiedene Gründe. Die wichtigsten sind:

• Der Aufbau der Unternehmensstruktur bestimmt die Höhe der Verwaltungskosten mit. Ein dezentral organisiertes Unternehmen kann mehr Kosten direkt den Kostenstellen zuordnen als ein stark zentral organisiertes Unternehmen. Im Letzteren finden sich viele Verwaltungsaufgaben in zentraler Verantwortung, was eine Verteilung notwendig macht.
• Je größer das Bedürfnis der Unternehmensleitung nach Steuerung und Sicherheit ist, desto höher sind die Verwaltungskosten. Institutionen wie das Controlling oder die Interne Revision kosten Geld, Berichtsvorschriften und Kontrollen z. B. im Personalwesen oder in der Informationsverarbeitung verursachen hohe Kosten. Diese werden auf den Verwaltungskostenstellen gesammelt.

Neben den Vorgaben aus der Unternehmensleitung finden Sie grundsätzliche Faktoren in den regionalen und branchenüblichen Vorgaben. Diese sind vom Unternehmen selbst kaum zu beeinflussen. Steuern und Abgaben, Verbandsbeiträge oder Versicherungen entziehen sich weitestgehend dem Einfluss des Managements.

2.3.2 Parameter der einzelnen Kostenarten

Während die Parameter für die grundsätzliche Höhe der Verwaltungskosten wenig greifbar sind, kann für die einzelnen Bereiche der Verwaltungskosten eine prägnantere Aussage getroffen werden, welche Parameter die Kosten bestimmen (s. Tab. 2).

Bereich	Parameter	Ausprägung
Personalwesen	Anzahl der Mitarbeiter, eventuell in einzelnen Gruppen	Angestellte, gewerbliche Arbeitnehmer, Auszubildende, Aushilfen, etc.
	Anzahl Veränderungen (Fluktuation)	Ausscheidende, Neueinstellungen, Umsetzungen
	Veränderung der Entlohnung	Lohn- und Gehaltserhöhung
	Entlohnungsarten	Gehalt, Stundenlohn, Monatslohn, Akkordlohn, Prämienlohn etc.
	sonstige Aufgaben	Reisekostenabrechnung, Aus- und Weiterbildung etc.
Rechnungswesen	Grad der IT-Unterstützung	automatische Verbuchungen, Rechnungen, Zahlungseingänge, Schnittstellen zur Kostenrechnung etc.
	Anzahl Personenkonten	Kunden, Lieferanten
	Aufwand Anlagenbuchhaltung	Anlagen
	Veränderungen, Zu- und Abgänge	Kunden, Lieferanten, Anlagen
	Anzahl Buchungen	Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Zahlungsverkehr, Abschreibungen, sonstige Buchungen
	Abschlüsse	monatlich, jährlich, HGB, IAS, US-GAAP, Konzern
Informationsverarbeitung	Anzahl	Anwender, PC, Server etc.
	Veränderungen User	Anwender, Super-User etc.
	Umfang	Anzahl der Anwendungen, Komplexität der Anwendungen, Umfang der Datenbanken
	Veränderungen Software	Updates, neue Software
	Ausbildung	IT-Mitarbeiter, Anwender
	Sicherheitsbedürfnis	Datensicherheit, Datenschutz, Firewall, Datensicherung etc.
Allgemeine Verwaltung	Anzahl Mitarbeiter	Management, Sekretariat, Hausmeister etc.
	Gebäude	Reinigung, Energie, Mieten, Abschreibung, Instandhaltung
	andere Aufgaben	Fuhrpark, Kantine etc.
	Steuern	Gewerbesteuersatz, Berechnungsgrundlagen etc.
	Versicherungen	Anzahl und Umfang, Prämienhöhe, Selbstbeteiligung, Berechnungsgrößen
	Beratung	rechtlich, steuerlich, Unternehmensberatung

Tab. 2: Parameter der Verwaltungskosten

Wenn sich Strukturen, Abläufe und Hilfsmittel (vor allem die IT) in den genannten Verwaltungsbereichen verändern, verändern sich auch die dort entstehenden Kosten. Damit kommen neue Parameter hinzu, die zunächst geprüft werden müssen. Danach kann mit den beschriebenen Parametern gerechnet werden. Nicht in jedem Unternehmen sind alle Parameter vorhanden, in vielen werden zusätzliche auftauchen, wenn Sie die einzelnen Bereiche näher betrachten.