Wie hoch ist die Produktivität in Ihrem Unternehmen? / 4 Die Dateneingabe

Für die Dateneingabe wird eine Tabelle angelegt, die spaltenweise sowohl die einzelnen Unternehmensbereiche als auch zeilenweise die jeweiligen Produktivitätsdaten aufnimmt. Die Daten für die Produktivität stammen aus den geschriebenen Rechnungen eines Monats. Erfasst werden folgende Daten (s. Abb. 5):

• Leistungsdatum (TT) – Achtung: nicht zu verwechseln mit dem Rechnungsdatum
• Kundenname (Kunde)
• Auftragsnummer (Auftragsnr.)
• Nettobetrag des verkauften Materials (Material)
• Verrechnete Arbeitszeit (Std.)

Zusätzlich abgerechnete Leistungen oder Material, netto (Sonstiges). Hierbei kann es sich z. B. um einen Pauschalpreis oder um Zubehörmaterial und Kleinteile handeln.

Abb. 5: Die Dateneingabe für Ihre produktiv verrechneten Arbeitsstunden sowie für Materialverkauf und Sonstiges

Da die Tabelle für die eingegebenen Werte mehr oder weniger umfangreich ausfallen kann, wurde die Arbeitsmappe mit den folgenden Schritten geteilt:

Step by Step

Tabelle teilen

1. Oberhalb der rechten Scrollleiste sehen Sie einen kleinen Balken. Ziehen Sie diesen mit gedrückter Maustaste so weit herunter, wie die Teilung des Fensters reichen soll. Eine hellblaue Linie dient Ihnen als Teilungsmarkierung (s. Abb. 6).

   Abb. 6: Teilen Sie das Arbeitsfenster in die benötigten Bereiche.

2. Anschließend wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Fenster fixieren. Die Teilungsmarkierung verschwindet, Sie erkennen die Teilung lediglich an einem dünnen Strich. Der Bereich unterhalb der Teilungsmarkierung kann nun gescrollt werden.

Praxis-Tipp

Makroaufzeichnung

Für das Hinzufügen von neuen Tabellenzeilen wurde ein Makro aufgezeichnet. Zuvor wurde eine Tabellenzeile mit den notwendigen Formatierungen angelegt, also z. B. Währungsformatierung, horizontale Zellenausrichtung und Umrahmung. Das Makro selbst enthält die Arbeitsschritte: Erste Tabellenzeile kopieren, kopierte Zeile oberhalb der ersten Originalzeile einfügen, Tabellenzeile leeren.

Da die Eingabe der Produktivitätsdaten möglicherweise nicht immer in absolut korrekter chronologischer Reihenfolge möglich ist, wurde eine Sortierung, ebenfalls per Makro angelegt.

Bei der Aufzeichnung des Makros ist darauf zu achten, dass zuerst der gesamte, großzügig bemessene Tabellenbereich inklusive der Tabellenzeile mit den Spaltenbeschriftungen, die sich im oberen, geteilten Fensterbereich befinden, markiert wird.

Anschließend wählen Sie den Befehl Daten → Sortieren und aktivieren in der Dropdown-Liste Sortieren nach den Eintrag TT, der in diesem Beispiel für das Datum steht. Für die Sortierreihenfolge wurde hier die aufsteigende Sortierung gewählt.

Hinweis

Löschen der Zeilen durch korrekte Mausmarkierung

Achten Sie bitte beim Löschen von Zeilen darauf, dass Sie die gesamte Zeile durch einen Mausklick auf die Zeilennummer in der Tabellenleiste markieren. Löschen Sie darüber hinaus auf keinen Fall nur die Zeileninhalte, da ansonsten die Sortierung aufgrund der leeren Zeilen nicht korrekt funktioniert.

Die Bereichsbezeichnungen, in diesem Beispiel also Hardware, Netzwerk und Webdesign, werden automatisch aus den Stammdaten übernommen. Dies betrifft auch die Arbeitsblätter für die Datenauswertung.