Wirksam präsentieren, moderieren und kommunizieren / 1.4 Vor dem Auftritt: Sich und den Rahmen vorbereiten

Vorbereitung ist die Basis

Am besten sind Sie schon frühzeitig vor der Präsentation vor Ort. Auch wenn Sie die Räumlichkeiten kennen, ist es immer von Vorteil, alles noch einmal in Ruhe zu überprüfen. Wenn Sie einen Vorredner haben, ist es immer günstig, den PC so vorzubereiten, dass Sie diesen dann mühelos an die vorgegebenen Kabel anstecken können, um gleich loszulegen.

Wenn technisch alles funktioniert, reduziert sich mögliches Lampenfieber sehr schnell. Insbesondere bei wichtigen Präsentationen müssen Sie sich im Vorfeld vergewissern, dass die technischen Geräte funktionieren. Bei wichtigen und entscheidenden Präsentationen sollten Sie sicherheitshalber einen 2. Beamer mitbringen.

Testen Sie die Schärfe des Bildes und bereiten Sie alles so vor, dass Sie sofort loslegen können. Dabei ist ein Standard, dass Sie einen "Presenter" in Ihrer Hand halten, mit dem Sie die Folien steuern können. Dieser erlaubt es Ihnen auch, dass Sie sich frei im Raum bewegen können, um so mit dem integrierten Laserpointer auf einzelne interessante Zusammenhänge hinzuweisen.

Auf die Fragerunde vorbereiten

Eventuell sollten Sie auch ein Flipchart bereitstellen, sodass Sie in der Frage- und Antwortrunde Zusammenhänge visualisieren können. Bedenken Sie für diesen Fall, dass Sie genug Flipchart-Papier haben und verschiedenfarbige Flipchart-Stifte vorhanden sind. Falls Sie ein Handout vorbereitet haben, ist dieses griffbereit und vollzählig oder verschicken Sie dieses per Mail im Anschluss an Ihre Präsentation.

Mikrofon verwenden

Wenn Sie vor mehr als 40 Personen sprechen oder die Akustik des Raums nicht optimal ist, sollten Sie ein Mikrofon verwenden. Achten Sie darauf, dass dieses für Ihre Zwecke geeignet ist, und lassen Sie sich in die Funktionsweise einweisen. Am besten ist die sog. Röhrchentechnik bei Mikrofonen geeignet, bei der Ihnen das dünne Mikrofon an die Wange geklebt wird und Sie die Kabel mit dem Sender elegant im Sakko verschwinden lassen können.

Akustik und Sitzordnung

Außerdem ist es wichtig, dass Sie sich optimal im Raum positionieren. Das bedeutet, nicht das Beamerbild zu verdecken, jedoch auch nicht irgendwo sitzend die Zahlenreihen herunterzulesen. Suchen Sie sich idealerweise einen Platz, von dem aus Sie Ihre Zuhörer sehen und gleichzeitig aber auch Ihr Präsentationsbild. Stellen Sie Ihren PC so, dass Sie sehen, was Ihre Zuhörer sehen. Der Blickkontakt ist essenziell wichtig und einer Ihrer entscheidenden Wirkfaktoren bei einer Business-Präsentation.

Wie sieht es mit der von Ihnen gewünschten Sitzordnung und der Beleuchtung aus? Bei bis zu ca. 18 Teilnehmern können Sie in U-Form bestuhlen lassen, bei mehr Teilnehmern ist eine parlamentarische Sitzordnung sinnvoll. Auch das müssen Sie im Vorfeld arrangieren. In vielen Besprechungsräumen sind die Tische fest installiert und es sind Kabel verlegt. Diese können nicht verrückt werden. Wenn der Raum für Sie o. k. ist, dann nehmen Sie ihn, wenn nicht, sollten Sie nach Möglichkeit in einem anderen Raum die Präsentation durchführen.

Beleutung und Einstimmung

Die Beleuchtung sollte angenehm sein, nicht blenden und es sollten auch keine Glühbirnen flackern. Für Frische im Raum sollten Sie noch einmal kurz durchlüften.

Die letzte Viertelstunde vor dem Beginn Ihres Auftritts gehen Sie Ihre Präsentation noch einmal im Geiste Stichpunkt für Stickpunkt durch. Schließen Sie zum Schluss die Augen, atmen Sie tief ein und lassen Sie die Spannung entweichen! Jetzt kann es losgehen.