Wirksam präsentieren, moderieren und kommunizieren / 3.2 Erfolgreiche Durchführung von Meetings

Wirksame Meetings – mit neuen Gewohnheiten

Halten Sie ein Meeting ab, sollten Sie die möglichen Fallstricke erkennen, die zu Produktivitätsräubern werden können. Zu diesen gehören: unpünktlicher Beginn, zeitlich zu überziehen, keinen Besprechungsleiter festlegen, sich mehr Zeit lassen als nötig, einen Teilnehmer das Meeting teilweise dominieren lassen, für die besprochenen Dinge keinen Fertigstellungstermin oder To-do's festlegen, Diskussionsthemen ansprechen, zu denen die Anwesenden keinen Beitrag leisten können, zu viele Teilnehmer einladen und so die Leistungsfähigkeit des gesamten Meetings beeinträchtigen.

Brechen Sie auch mit der Gewohnheit, ein Meeting durchzuführen, nur weil das schon immer am Montag um 10.00 Uhr stattgefunden hat. Sie müssen entscheiden, ob das Meeting unbedingt notwendig ist, ob es weiter sinnvoll ist, dieses durchzuführen oder ob es eigentlich auch ohne Meeting geht. Ergreifen Sie die Initiative und sagen Sie Meetings ab. Das Sprichwort "Ohne einen Plan plant man automatisch den Misserfolg" trifft häufig auf Meetings zu. Der Schlüssel zum Erfolg Ihres Meetings liegt darin, dass die Teilnehmer und Sie sich über Zweck, Ziel und Endergebnis im Klaren sind. Erstellen Sie im Vorfeld eine kurze Tagesordnung und bitten Sie um Inhalte der Teilnehmer, die in eine Liste mit Prioritäten münden und der Wichtigkeit entsprechend bearbeitet werden.

Die "Richtigen" einladen

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die Frage, wen Sie zum Meeting einladen. Bei Routinemeetings bzw. bei einem Jour fixe ist der Teilnehmerkreis klar. In anderen Fällen bestimmen die Zielsetzung und die Tagesordnungspunkte darüber, wer eingeladen wird. Laden Sie jedoch nicht zu viele Teilnehmer ein, denn für ein erfolgreiches Meeting gilt: Je weniger Teilnehmer beteiligt sind, umso besser. Bei einer überschaubaren Anzahl an Teilnehmern fällt es Ihnen leichter, den roten Faden beizubehalten.

An Ihren generellen Meetings sollten nicht mehr als 10 Personen teilnehmen. Um Entscheidungen zu treffen und Konzepte zu erarbeiten, gelten 5 bis 8 Teilnehmer als ideal. Stellen Sie sich die einfache Frage: Wenn Sie nur 3 Personen zu diesem Entscheidungsmeeting einladen könnten, welche wären das? Die Antwort auf diese Frage lässt Sie bei der Planung sicherlich rationeller vorgehen.

Meetingstruktur überprüfen

Die Dauer von Meetings kürzen

Sie gehen sicher davon aus, dass kürzere Meetings produktiver sind als längere. Das ist in den meisten Fällen auch so. Es gibt aber auch Meetings, bei denen es sinnvoll ist, dass diese länger durchgeführt werden, da sie dann ergiebiger sind. Das heißt jetzt nicht, dass Sie all Ihre einstündigen Treffen in 5-stündige Marathonsitzungen umwandeln sollen. Aber Sie könnten beispielsweise überlegen, ob Sie ein längeres Meeting pro Quartal abhalten, anstatt kürzere wöchentliche oder monatliche zu organisieren. Dadurch könnten Sie die Effektivität erheblich steigern. Bei täglichen, wöchentlichen oder monatliche Meetings sollten Sie darauf achten, dass dort die Themen kurz und bündig und treffend angesprochen werden.