Dr. Jörg Schweiger, Dr. Peter Schentler
Einsparpotenzial bei Transaktionskosten
Bei Rationalisierungsinvestitionen – und diese Annahme wird IT-Investitionen häufig unterstellt – liegt das größte Kosteneinsparungspotenzial vor allem bei den Transaktionskosten. Fragen wie
- "Um wie viel ist der neue Prozess nun effizienter, schneller und somit kostengünstiger?" oder
- "Wann rechnet sich die Investition?"
stehen ganz oben auf der Agenda von IT-Projekten im Einkauf. Um hier eine nachvollziehbare und klare Antwort zu geben, liefert die Prozess analyse – die auch die Grundlage der Prozesszeitenerhebung des in Kapitel 4 dargestellten Kalkulationsmodells darstellt – eine geeignete Methodik.
Prozesse modellieren und simulieren
Bei der Prozessanalyse wird untersucht, wie die Prozesse vor der Investition – im vorliegenden Fall vor Einführung von eSourcing- und eProcurement-Lösungen – abgelaufen sind, und welche positiven und negativen Auswirkungen aus den mit der Investition möglichen und notwendigen Veränderungen resultieren. Unter Verwendung von Prozessmodellierungstools ist es möglich, einzelne Prozessszenarien in Bezug auf Zeit und Kosten zu simulieren und somit Aussagen über das Verbesserungspotenzial zu treffen.
Bewertung der einzelnen Prozessschritte sinnvoll
Die einzelnen Prozessschritte werden mit "Preisen", also (Prozess-)Kosten versehen und über klassische "Menge * Preis"-Zusammenhänge monetär bewertet. Wie in der klassischen Kostenrechnung hängt auch in der Prozesskostenrechnung die Genauigkeit von der Exaktheit der Datenerfassung und der Behandlung nicht (den Prozessen) verursachungsgerecht zuordenbarer Kostenbestandteile (z. B. Einkaufsleiterkosten) ab. Das Vorgehen bei der Informationsgenerierung der Zeit- und Kostenelemente der einzelnen Aktivitäten, Tätigkeiten und Arbeitsschritte des betrieblichen Einkaufs setzt sich im Wesentlichen aus
- Befragung,
- Beobachtung und/oder
- Selbstaufschreibung
der am untersuchten Prozessablauf beteiligten Mitarbeiter zusammen. Mithilfe von deskriptiven Prozessdiagrammen kann das Ergebnis schließlich dargestellt und als Diskussionsgrundlage genutzt werden (s. Abb. 4).
Ermittlung von Prozesskosten und -kennzahlen
Jeder einzelnen Einkaufsfunktion kann ein Zeit- und Kostenelement hinterlegt werden, was schließlich – auf Basis statistischer Auswertungen des Controllings oder projektbezogener Kostenermittlung – eine einfache Ermittlung der Durchlaufzeit, der Prozesskosten oder weiterer gewünschter Prozesskennzahlen zulässt. Neben einer Eruierung gegenwärtiger Schwachstellen kann mit dieser Information überprüft werden, in welchem Ausmaß die betrachteten eSourcing- bzw. eProcurement-Lösungen die Beschaffungsprozesse beeinflussen, und ob die dafür notwendige Investition – unter Verwendung der dynamischen Investitionsrechnung – wirtschaftlich sinnvoll ist.
Abb. 4: Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) als Beispiel für eine Prozessdarstellung