Die Störfaktoren oder Zeitdiebe haben Sie in der Übung schon betrachtet. Betrachten wir jetzt die Wirkung dieser Störungen und mögliche Lösungen.
Den Sägeblatt-Effekt unbedingt vermeiden
Wenn wir Störfaktoren zulassen, kommt es zum sogenannten Sägeblatt-Effekt (s. Abb. 1). Durch die ständigen Unterbrechungen der Arbeit wird die Konzentration förmlich zersägt. Wir sind zwar noch viele Stunden tätig, die Leistungsfähigkeit pro Stunde ist aber äußerst gering. Wir können uns nicht mehr konzentrieren, machen Fehler, vergessen Dinge oder werden deutlich langsamer. Es ist leider ein schleichender Prozess, dem man zu Beginn mit mehr Zeiteinsatz begegnet und dann versucht, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun (Multitasking). Aber das hilft eigentlich nicht. Wenn wir leistungsfähig arbeiten wollen, brauchen wir hohe Konzentration und das bedeutet für die meisten Menschen Ruhe und störungsfreie Zeit.
Abb. 1: Sägeblatt-Effekt
Eine Störung reduziert die Konzentrationsfähigkeit
Die Konzentration für die gerade ausgeführte Arbeit fällt bei einer Störung auf null zurück (grüne senkrechte Linien in Abb. 1). Nach der Störung wollen wir an der vorher unterbrochenen Aufgabe weiterarbeiten und benötigen geistige und sachliche Rüstzeit (Wo war ich noch? Datei wieder öffnen, Unterlage wieder hervorholen etc.; blaue schräg aufsteigende Striche in Abb. 1). Leider werden wir schon nach wenigen Störungen unser hohes Konzentrationsniveau von 100 % nicht mehr erreichen. Die Leistung sinkt. Wenn es sehr viele Störungen gibt, kommen wir über das Stadium der Rüstzeit nie hinaus. Wir werden nicht wirklich konzentriert an einer Aufgabe arbeiten. Daher müssen wir dies unbedingt vermeiden! Was können wir tun?
Nicht sofort auf Störungen reagieren
Erste Maßnahme: nicht sofort auf die Störung reagieren und in wenigen Sekunden noch klären, was man gerade macht, wo man steht und wo es nachher weitergeht. Diese Zeit kann letztlich jeder Anrufer oder Besucher (auch Ihr Chef!) warten. Dann sinkt die Konzentration für die aktuelle Aufgabe nur teilweise ab und bleibt zudem länger auf hohem Niveau (kurze rosafarbige Striche unterhalb der gestrichelten horizontalen Linie in Abb. 1)). Außerdem helfen die Techniken "Stille Stunde" und "Nein-Sagen".
4.1 Stille Stunde
Zeit für anspruchsvolle Arbeiten reservieren
Mit dem Instrument der Stillen Stunde können Sie den Sägeblatt-Effekt reduzieren und Ergebnisse deutlich verbessern. "Stille Stunde" ist ein selbst eingerichteter störungsfreier Zeitraum von 30 bis 60 Minuten, der für besonders schwierige Aufgaben (sog. A-Aufgaben) wie z. B. aufwändige Reports, Kalkulationen, konzeptionelle Aufgaben, komplexe Aufgaben, kreative Phasen genutzt werden soll.
Also insgesamt Aufgaben, bei denen sich häufige Störungen extrem negativ auswirken. Man muss sich dazu gezielt abschirmen.
Dementsprechend müssen Sie folgende Punkte beachten:
- kein aktives oder passives Telefonieren
- keine Gespräche/Besprechungen mit Chef/Kollegen
- der Zeitraum der "Stillen Stunde" ist in Ihrem Terminplan gesperrt
- die Tagesstörkurve beachten, d. h. die "Stille Stunde" in die störungsarmen Zeiten legen
4.2 Nein-Sagen
Nein-Sagen ist ein sehr bewusster Prozess und keine Trotzreaktion
Das "Nein-Sagen" ist aus meiner Sicht das wichtigste Instrument in der Werkzeugkiste des Zeitmanagements und bietet den größten Erfolg. Es ist nicht sinnvoll, jede Aufgabe oder jeden Termin anzunehmen. Aufgaben und Termine müssen zweckorientiert erfüllt werden. Nein-Sagen ist ein bewusster Prozess vor dem Hintergrund der anstehenden Aufgaben und Ihrer Möglichkeiten in der verfügbaren Zeit. Nur wer wirklich Überblick hat, kann überzeugend Nein sagen. Wie sollten Sie sich daher verhalten?
Sagen Sie nur Dinge zu, die Sie in vollem Umfang einhalten können
Gehen Sie nur Vereinbarungen bzw. Zusagen ein, die Sie einhalten können, erbitten Sie ggf. Bedenkzeit. Wer Sie mit einem Auftrag betraut, erwartet, dass Sie sowohl die vereinbarte Qualität liefern also auch den festgelegten Termin einhalten. Wenn die gegebenen Rahmenbedingungen bei Übernahme der Aufgabe dies nicht möglich machen, müssen Sie ablehnen. Das kann bedeuten, dass die verfügbare Zeit zu knapp ist, um die Aufgabe zu erledigen. Oder Sie die geforderte Qualität wegen fehlender Kenntnisse oder mangelnder Zeit nicht liefern können. Im Sinne einer verlässlichen und erfolgreichen Zusammenarbeit ist es Ihre Pflicht, denjenigen, der die Aufgabe von Ihnen erwartet, auf diesen Zusammenhang hinzuweisen. Jetzt kann man im Dialog eine neue Vereinbarung treffen und Qualitäten bzw. Zeit neu bestimmen. Sind keine Änderungen möglich, so müssen Sie die Aufgabe ablehnen.
Misstrauen Sie Ihrer "inneren" Stimme, die Sie zu einem voreiligen "Ja" drängt. Prüfen Sie den Zeitbedarf der Aufgaben sehr kritisch.
Legen Sie sich zwei Aufgabenlisten an:
- Aktivitäten, die Sie gern tun möchten, für die Sie aber bisher keine Zeit fanden.
- Bereits getroffene Vereinbarungen inkl. Termine.
Bevor Sie neue Zusagen geben, schauen Sie in beide Listen. Belohnen Sie sich bei einem "Nein" mit Dingen aus der ersten Li...