Weiterhin beleuchtete er die Gründe für die Notwendigkeit dieser Transformation, präsentierte die Herausforderungen, die während des Transformationsprozesses auftraten, und diskutierte die Lösungsansätze des Projekts.
Herausforderungen und Beweggründe der Transformation
Nach der Ausgliederung von Sanofi im Jahr 2018 und der Übernahme von Alvogen CEE im Jahr 2020 stellten sich Zentiva mehreren Herausforderungen, wie manuelle Datenanpassungen, zeitaufwändige Aktualisierungen und die Notwendigkeit zur Datenabstimmung über verschiedene Berichtssysteme hinweg. Um diese Probleme zu adressieren, entschied sich Zentiva für die Einführung einer integrierten Planungs-, Konsolidierungs- und Berichtslösung mithilfe des Tools Board. Dieser Schritt ermöglichte die Umsetzung des "Single Source of Truth"-Ansatzes, der eine konsistente und effiziente Datenverwaltung gewährleistet.
Aufbau einer "Single Source of Truth"
Im Rahmen des "Single Source of Truth"-Ansatzes hat Zentiva eine einheitliche Datenplattform etabliert, die sämtliche Daten zentral speichert und verwaltet. Dies schafft eine integrierte Datenbasis und ermöglicht so eine optimierte Datenanalyse und gesteigerte Transparenz. Dafür wurden im ersten Schritt verschiedenste fachliche Optimierungen in Zusammenarbeit mit Horváth, u.a. am Kontenplan, den Reporting-Dimensionen, dem ERP-Model sowie darin bestehender Strukturen, umgesetzt.
Im zweiten Schritt wurden technische Anpassungen definiert und in die IT-Architektur integriert. So werden die Daten aus verschiedenen Quellsystemen, darunter SAP S/4HANA, SAP R/3, Workday sowie Flat Files, in einer nachgelagerten Staging-Schicht aufbereitet. Alle Primärdaten aus diesen verschiedenen Datenquellen werden auf Basis eines klaren Datenbereitstellungsprozesses entweder über den SQL-Staging-Layer oder einen manuellen Flat File Upload zentral an Board geliefert und in die zentrale Datenbank geladen. Diese werden in weiteren Schritten sowohl für die Konsolidierung als auch für das Reporting verwendet.
Die Layerstruktur, d.h. Reporting & Konsolidierung in Board, setzt auf diese einheitliche Datenbasis auf. Alle Daten werden abgeglichen und zentral in der Zentiva-Datenbank als "Single Point of Truth" gespeichert. Board unterscheidet jedoch die zwei Datenbanken Konsolidierungs- und Zentiva-Datenbank (Reporting & Staging), um die bestmögliche Performance zu gewährleisten. Während die Konsolidierungsdatenbank nur aggregierte Daten für Konsolidierungszwecke verwaltet, bietet die Zentiva-Datenbank aufgrund der höheren Datengranularität zusätzliche Reporting- & Analysemöglichkeiten.
Integrierte Berichterstattung und Konsolidierung
Die integrierte Berichterstattungs- und Konsolidierungsplattform von Zentiva ermöglicht zudem eine einheitliche Datenbasis für alle Berichte. Dies umfasst die legale Konsolidierung, das Management-Reporting und die Planung. Die Plattform bietet verschiedene Berichtsstrukturen und -hierarchien sowie die Möglichkeit, Daten in mehreren Währungen zu analysieren. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Standardisierung von Aufgaben konnte Zentiva die Berichtsfristen verkürzen und die Datenanalyse dadurch deutlich verbessern.
Finanzkonsolidierung mit Board
Die Finanzkonsolidierung bei Zentiva erfolgt schrittweise und umfasst mehrere Validierungs- und Genehmigungsstufen innerhalb der Konsolidierungslösung Board. Die Plattform ermöglicht die Konsolidierung von Budget- und Prognosezahlen sowie die Währungsumrechnung und den Vergleich mit Ist-Daten. Ein besonderes Merkmal ist die Eliminierung von Intercompany-Margen auf Materialebene, was eine genaue Berechnung und Buchung von Bestands- und Kostenmargen ermöglicht.
Fazit & Ausblick
Die Finanztransformation bei Zentiva hat die Datenqualität, Transparenz und Effizienz erheblich verbessert. Durch die Einführung einer integrierten Berichterstattungs- und Konsolidierungsplattform konnte das Unternehmen Herausforderungen wie Datenabstimmung und manuelle Anpassungen meistern, wodurch eine solide Basis für zukünftiges Wachstum geschaffen wurde. Diese Plattform verbessert nicht nur die Datenzuverlässigkeit und -prüfbarkeit, sondern bietet auch detaillierte Finanzberichte, ermöglicht Trendanalysen und verbessert die Benutzererfahrung durch flexible Upload-Optionen. Die Integration mit Tools wie PowerBI und Think-cell erweitert die Berichterstattungsfähigkeiten und bietet tiefere Einblicke.
Zur englischsprachigen Version: Establishing a new financial platform after a carve-out