Dr. Vanessa Weimann, Constantin Chrocziel
Die neue Organisationsform muss durch ihren Aufbau eine Struktur schaffen, welche den optimalen Informationsfluss – sowohl innerhalb der Controlling- und Finanzabteilung als auch außerhalb eingebettet in das Gesamtunternehmen – sowie prozessorientiertes und agiles Arbeiten, einen erhöhten Informationsaustausch und Transparenz gewährleistet. Für diesen Zweck wurde im Rahmen des Projekts das Cellular Process Understanding (CPU) geschaffen, mit der Controlling- und Finanzabteilung als Startpunkt eines umfassenden Transformationsprojekts.
Im Folgenden soll zunächst der Aufbau der Controlling- und Finanzabteilung des Praxisbeispiels näher erläutert werden und anschließend kurz auf den CPU-Ansatz für das gesamte Unternehmen eingegangen werden.
Abgeleitet aus den Erkenntnissen der Drei-Achsen-Modell-Analyse der Controlling- und Finanzabteilung zeigte sich, dass die neue Struktur den dynamischen Herausforderungen des Bereichs sowie einer End-to-End-Prozessorientierung Rechnung tragen muss. Daher wurde die Abteilung gemäß des Informations- und Prozessflusses der einzelnen Bereiche der Controlling- und Finanzabteilung untereinander sowie der Verbindung zum Gesamtunternehmen aufgebaut.
Abb. 3: Aufbau der Controlling- und Finanzabteilung
Zunächst kommen Informationen in der Controlling- und Finanzabteilung an und werden dort für die weitere Verarbeitung auf- und vorbereitet (Eingabe). Dieser Bereich wurde Information Factory benannt und setzt sich aus den Teams Buchhaltung und Informationsexzellenz zusammen. Das Buchhaltungsteam befasst sich unter anderem mit Buchungen, Steuervoranmeldungen und der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern. Der Tätigkeitsbereich änderte sich im vorliegenden Praxisbeispiel stark, da gerade in diesem Bereich durch die im Rahmen des Projekts eingeführte Automation mittels Robotic Process Automation (RPA) repetitive Aufgaben durch Bots übernommen wurden. Durch das Team Informationsexzellenz sind Kalkulationen, Verrechnungspreise, Liquidität und die Konsolidierung in diesem Bereich angesiedelt.
Das technologische Zusammenführen der Informationen erfolgt im Bereich Information Repository – dieser entwickelt, verwaltet und pflegt den zentralen Datenspeicher (SSOT Data Cube Datenspeicher; Verarbeitung). Das Team Informationsspeicherung verantwortet die Einführung modernster Technologien und die Entwicklung einer wettbewerbsfähigen Finanzdatenarchitektur. Somit wird dem Analyse-Ergebnis der fehlenden (Finanz-) IT-Kompetenzen innerhalb der Controlling- und Finanzabteilung Rechnung getragen und dieses zukunftsträchtige Feld als eigener Bereich etabliert. Hierfür wurden umfassende Mitarbeiterschulungen durchgeführt, teilweise wurden auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen rekrutiert.
Gemäß dem weiteren Prozessfluss werden die Informationen anschließend nach den Bedürfnissen der Organisation analysiert und dargestellt. Hierfür ist der Bereich Information Design & Business Partnering verantwortlich. Erkenntnisse werden in diesem Bereich unternehmensweit an die Geschäftsführung und relevante Stakeholder kommuniziert. Business Partner kümmern sich um die spezifischen Belange der operativen Einheiten und weiterer Bereiche (Ergebnis). Dieser Bereich setzt sich aus den Teams Business Partner sowie Corporate Design & Reporting zusammen. Das Team Business Partner unterstützt insbesondere Geschäftseinheiten, Tochtergesellschaften und andere zentrale Funktions- und Unterstützungseinheiten in ihrer Steuerung und Weiterentwicklung durch Analyse und Bewertung der operativen Entwicklung. Das Team Corporate Design & Reporting ist verantwortlich für den Planungs- sowie Kommunikationsprozess aller relevanten Unternehmensstrategie-Management-Sitzungen sowie die Leitung der Unternehmensplanungsprozesse für beispielsweise Sechs-, Drei,- und Ein-Jahresplanung.
Im Bereich Information Governance & Automation sind Themen der Steuerung und des Controllings von Informations-, Prozess- und Unternehmensrisiken sowie die Automatisierung und Optimierung von Prozessabläufen angesiedelt (Kontrolle). Der Bereich setzt sich aus den Teams Informationsmanagement sowie Informationsintelligenz und Automatisierung zusammen. Das Team Informationsmanagement ist für die Themen Risiko und Versicherungen sowie das interne Audit verantwortlich. Das Team Informationsintelligenz und Automatisierung verantwortet die Umsetzung von Automatisierungsprojekten, Prozessoptimierungen und die Gewährleistung einer hohen Datenqualität, um die anderen Bereiche in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Eine Schlüsselrolle zwischen den beiden Teams stellt hier die Rolle des Geschäftsprozessanalysten dar, welche mit der Identifizierung von Automatisierungspotenzialen und Process Mining-Anwendungsfällen in der gesamten Controlling- und Finanzabteilung betraut ist. Eine große Bedeutung kommt zudem den Prozesskontrollexperten zu, die sich in jedem der Bereiche der Controlling- und Finanzabteilung wiederfinden und eng mit dem Geschäftsprozessanalysten zusammenarbeiten. Die...