Arbeitskleidung / 4 Gestellung und Kostenerstattung durch den Arbeitgeber

Nach § 3 Nr. 31 EStG kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer typische Berufskleidung kostenlos und steuerfrei zur Verfügung stellen oder übereignen. Erhält der Arbeitnehmer die Berufskleidung zusätzlich zum Arbeitslohn, unterstellt die Finanzverwaltung, dass es sich um typische Berufskleidung handelt, sofern nicht das Gegenteil offensichtlich ist.^[1] Allerdings setzt die Steuerfreiheit voraus, dass dem Arbeitnehmer tatsächlich Aufwendungen für die Anschaffung von Arbeitskleidung entstehen; fehlende Nachweise gehen – wie im Fall eines Saalassistenten einer Spielbank – zulasten des Steuerpflichtigen.^[2]

Strittig ist auch hier immer wieder, wann typische Berufskleidung gestellt wird. Hierzu wurde entschieden, dass

• ein mit einem aufgebügelten Firmenemblem versehener Blazer, den der Arbeitgeber Arbeitnehmern für die Dauer einer Messe überlässt und anschließend wieder zurücknimmt, als typische Arbeitskleidung anzusehen ist^[3];
• die Gestellung einheitlicher, während der Arbeitszeit von Mitarbeitern eines Lebensmittelkonzerns zu tragender bürgerlicher Kleidung im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen kann, sodass kein geldwerter Vorteil entsteht^[4];
• die jährliche Überlassung der neuesten Kollektion hochwertiger Kleidungsstücke durch den Arbeitgeber an Mitglieder der Geschäftsleitung zu Repräsentationszwecken keine Arbeitskleidung darstellt.^[5]

Daraus wird bereits deutlich, dass die Nichterfüllung der Voraussetzungen für die Steuerbefreiung zu einem geldwerten Vorteil in Höhe des Werts bzw. Nutzungswerts der Kleidung führt.

Überlässt ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern typische Berufskleidung unentgeltlich zur Nutzung, hat dies keine umsatzsteuerlichen Konsequenzen; es handelt sich um eine nicht steuerbare Leistung.^[6] Auch die Vorsteuerabzugsberechtigung aus den Leasing- oder Anschaffungskosten der Berufskleidung wird nicht beeinträchtigt.

Dagegen stellt die entgeltliche Überlassung der Berufskleidung, z. B. durch Einbehalt von Kleidergeld vom Arbeitslohn, einen steuerbaren Umsatz dar. Berechnet der Arbeitgeber dabei ein unter seinen eigenen Kosten liegendes Entgelt, überlässt die Arbeitskleidung also verbilligt, ist die Mindestbemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 5 Nr. 2 UStG nicht anzuwenden, wenn die Überlassung der Kleidung auf betrieblichen Erfordernissen beruht.^[7]

Praxis-Beispiel

Umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage

Betragen die monatlichen Leasingkosten für die Berufskleidung für den Arbeitgeber 50,00 EUR netto je Mitarbeiter, zieht er jedem Mitarbeiter jedoch nur ein Kleidergeld von 25,00 EUR vom Arbeitslohn ab, gilt für den Arbeitgeber umsatzsteuerlich eine Bemessungsgrundlage von 21,01 EUR (25,00 EUR : 1,19), und nicht von 50,00 EUR.

Alternativ kann der Arbeitgeber einen Anspruch des Arbeitnehmers auf Gestellung von Arbeitskleidung durch eine steuer- und sozialversicherungsfreie Barzahlung ablösen.^[8] Das setzt allerdings voraus, dass

• der Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Arbeitskleidung aufgrund von Unfallverhütungsvorschriften, einer Betriebsvereinbarung oder eines Tarifvertrags hat und
• die Ablösung des Anspruchs durch Barzahlung auf betrieblichen Gründen beruht. Das ist der Fall, wenn die Beschaffung der Kleidungsstücke durch den Arbeitnehmer für den Arbeitgeber vorteilhafter ist.

Beruht die Barablösung dagegen auf einem sich aus einem Einzelarbeitsvertrag ergebenden Anspruch, liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor.

Pauschale Barablösungen sind steuerfrei, soweit sie die üblichen Absetzungen für Abnutzung und die üblichen Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten für die Berufskleidung abgelten.

[1] R 3.31 Abs. 1 Satz 2 LStR 2015/2021.

[2] BFH, Urteil v. 18.6.2015, VI R 37/14, BFH/NV 2015 S. 1620.

[3] FG Baden-Württemberg, Urteil v. 13.4.2000, 3 K 20/97, EFG 2000 S. 1113.

[4] BFH, Urteil v. 22.6.2006, VI R 21/05, BStBl 2006 II S. 915.

[5] BFH, Urteil v. 11.4.2006, VI R 60/02, BStBl 2006 II S. 691.

[6] Abschn. 1.8 Abs. 4 Satz 3 Nr. 4 UStAE.

[7] BFH, Urteil v. 27.2.2008, XI R 50/07, BStBl 2009 II S. 426,

Abschn. 10.7 Abs. 2 Satz 1 UStAE.

[8] R 3.31 Abs. 2 LStR 2015/2021.