Auswirkungen der Digitalisierung auf Prozesse und Rollenmodelle im Rechnungswesen

Zusammenfassung

Überblick

• Die Prozessstandardisierung steht auf der CFO-Agenda zur Digitalisierung ganz oben und ist vielfach bereits Realität. Weiteres Potenzial zur Verbesserung von Effizienz und Qualität im Finanzbereich bietet Robotic Process Automation (RPA).^[1]
• Der große Anteil regelbasierter Tätigkeiten im Accounting bietet sich für eine Automatisierung an. Demgegenüber lassen sich beratende Aufgaben der Controller wie die Rolle des Business Partners nur in geringerem Umfang durch RPA ersetzen.
• Am Beispiel der Prozesse Rechnungseingangsprüfung und -kontierung sowie Periodenabschluss werden die Einsatzmöglichkeiten von RPA anschaulich beschrieben.
• Durch die Digitalisierung verändern sich auch die Rollen im Finance-Bereich. Das Rollenmodell eines modernen Finanzbereichs setzt sich aus Governance, Business Partner, Data Science und Production zusammen.

[1] Der Beitrag erschien erstmals in Fink/Kunath (Hrsg.), Digitale Transformation im Finanz- und Rechnungswesen, 2019.

1 Einleitung

Der Begriff der Digitalisierung ist unzweifelhaft auch mit dem "Roboter" verbunden. Diese praktischen Helfer sind aus unserem privaten Alltag heutzutage kaum noch wegzudenken, erledigen sie inzwischen vom Mähen des Rasens bis zum Überweisungsvorgang unserer Rechnung viele zeitintensive und einfach auszuführende Aufgaben für uns. Doch nicht nur im privaten Umfeld nimmt die Anzahl an elektronischen Helfern seit Jahren stetig zu.

Auch in den Unternehmen werden die Prozesse zunehmend digitaler und in der Folge häufig auch mithilfe von Robotern automatisiert. Insbesondere Berufe und Tätigkeiten, denen keine komplexen Entscheidungen zugrunde liegen und die größtenteils regelbasiert bzw. standardisiert erfolgen, sind für eine Ausführung durch Roboter geeignet. Dabei beschränkt sich deren Einsatz schon lange nicht mehr nur auf die reine Produktion in den Fabriken.

Gerade in den kaufmännischen Unternehmensbereichen, wie bspw. Finanzen oder Personal, wird zunehmend auf die Unterstützung durch Roboter bei der Bewältigung von transaktionalen Aufgaben gesetzt. Ein solches Aufgabenprofil, das sich speziell durch wiederkehrende Entscheidungsmuster und repetitive Tätigkeiten auszeichnet, findet sich insbesondere im Accounting. Das Auslesen von Rechnungen, das Verbuchen von Geschäftsvorfällen oder die elektronische Ablage von Dokumenten und Belegen sind nur einige Beispiele für standardisierte und sich wiederholende Aufgaben, die durch Roboter ausgeführt werden können. Aufgrund der Vielzahl solcher Aufgabenprofile im Accounting ist die Wahrscheinlichkeit der Automatisierung von Tätigkeiten durch Roboter im Bereich der Buchhaltung mit 98 % besonders hoch.

Vergleichsweise deutlich geringer fällt hingegen die Wahrscheinlichkeit der Automatisierung von Aufgaben in den Bereichen Controlling (63 %) und Kostenrechnung (50 %) aus. Im Unterschied zur Buchhaltung ist im Controlling der Anteil der produktiven Aufgaben deutlich geringer. Hier werden viele Aufgaben aus den Rollen des Business Partners und Data Scientists erbracht, die geringere Automatisierungsmöglichkeiten aufweisen.

• In der Rolle des Business Partners fungiert der Controller häufig als Berater des (Top)Managements, indem er bspw. im Vorfeld Berichte analysiert, Optimierungspotenziale ermittelt und mögliche Handlungsempfehlungen dem Management zur leichteren Entscheidungsfindung vorstellt.
• Der Data Scientist beschäftigt sich vornehmlich mit der Erstellung von Szenarien (z. B. im Bereich des Forecast), die auf der Basis von internen und externen Daten durch Algorithmen und mathematische Modelle, tiefgreifende Analysen und Informationen zur Unternehmenssteuerung liefern.

Noch geringere Automatisierungspotenziale lassen sich im Bereich der kaufmännischen Betriebsführung identifizieren, was an der mangelnden Regelbasiertheit und der erhöhten Komplexität der Aufgaben liegt.

Abb. 1: Automatisierungswahrscheinlichkeit nach Tätigkeitsfeldern in Prozent^[1]

Bevor jedoch Automatisierungsgrade von 63 % oder sogar 98 % realisiert werden können, müssen vorher die entsprechenden prozessualen Grundlagen in der Finanzfunktion geschaffen werden. Insofern überrascht es nicht, dass die Prozessstandardisierung derzeit ganz oben auf der Maßnahmenagenda der CFOs steht, wenn es darum geht, auf den Digitalisierungstrend zu reagieren. Dabei ermöglicht ein hoher Prozessstandard nicht nur die spätere Automatisierung durch die Einführung von Robotern, er ist vielmehr selbst ein wirksames Mittel zum Abbau von Redundanzen und zur optimalen Ressourcenallokation, was bereits zu diesem Zeitpunkt zu deutlichen Effizienzsteigerungen führen kann.

Dieser Vorteile sind sich die Führungskräfte in den Finanzabteilungen schon seit längerem bewusst und arbeiten daher stetig an einer weiteren Harmonisierung der Prozesse, was dazu führt, dass nicht nur die Bedeutung der Prozessstandardisierung in einer Studie von Horváth & Partners (vgl. Grönke/Heim/Wenning 2018) als besonders hoch eingeschätzt wird, sondern vor allem auch ein bereits vergleichsweise hoher Umsetzungs...