IT-Controlling modernisieren: "Manage IT like a factory"

Zusammenfassung

Überblick

• Im Rahmen der digitalen Transformation bei DATEV kommt der IT-Infrastruktur und deren Wandel zu Cloud-Anwendungen eine besondere Bedeutung zu.
• Neben den technischen Veränderungen bedarf es für die Steuerung des ITSC (IT Solution Center) eines modernen IT-Controllings. Transparenz der Kosten sowie die Unterstützung bei Entscheidungen mit aktuellen wirtschaftlichen Informationen stehen an oberster Stelle. Anforderungen, denen das bisherige IT-Controlling mit seiner Vollkostenverrechnung nicht mehr gerecht wurde.
• Das war der Startschuss für das Projekt BITS (Betriebswirtschaftliche IT Steuerung), dessen primäres Ziel es ist, betriebswirtschaftliche Transparenz für die unterschiedlichen Steuerungsbedürfnisse zu schaffen.
• Der Change gelingt. IT-Produkte machen die Leistungen des ITSC transparent und greifbar. Die Trennung der Verantwortungsebenen führt zu Klarheit in der Steuerung. Die Einführung einer stufenweisen ITSC-Ergebnisrechnung spiegelt die Verantwortungen in den Werteflüssen.
• Wie bei jedem Change liegt die Herausforderung darin, die Menschen mitzunehmen – in diesem Fall Techniker und Kaufleute.

1 Digitale Transformation bei DATEV

Die DATEV eG ist seit mehr als 50 Jahren die Genossenschaft der Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Als IT-Dienstleister unterstützt das Unternehmen seine Mitglieder und Kunden nachhaltig als Wegbereiter bei der Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung. Dies erfolgt durch digitale Geschäftsmodelle auf Basis intelligenter IT, Plattformen, Services und Wissen.

Abb. 1: DATEV-Ökosystem^[1]

Das DATEV Ökosystem verknüpft geschäftliche und Software-Ökosysteme mit technologischen Plattformen in einer neuen Form (Abb. 1).^[2] Insbesondere die digitalen Produkte, wie z. B. Arbeitnehmer online, Unternehmen online mit Belegverwaltung, DATEVasp oder Smart IT haben das Ziel, den Informationsaustausch zwischen den Beteiligten zu erleichtern und zu verbessern.

[1] Alle Abbildungen in diesem Beitrag © DATEV eG.

[2] DATEV eG, https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datev-oekosystem, Abrufdatum 17.6.2019.

2 Moderne IT-Infrastruktur

Mehr Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit

"Ihre zentralen Anwendungen, mit denen Daten von rund 2,55 Millionen meist mittelständischen Unternehmen, Organisationen und Behörden verarbeitet werden, hat DATEV im Rechenzentrum aufgesetzt. Dabei handelt es sich bisher zum Großteil um Mainframe- und JEE-basierte Webanwendungen. Im Rahmen der eigenen Zukunftsstrategie wird die Anwendungslandschaft sukzessive auf eine Private Cloud-Infrastruktur migriert. Die Grundlage dabei bildet eine Platform-as-a-Service-Infrastruktur (PaaS) auf Basis von Cloud Foundry. Die neue technische Architektur stellt viele Infrastrukturdienste und Bereitstellungsaufgaben als PaaS zur Verfügung und automatisiert die dahinterliegenden Prozesse. Ein Self-Service-Portal ermöglicht eine automatisierte Bereitstellung der Infrastruktur".^[1]

Mehr Transparenz bei den Kosten

Einhergehend mit den technischen Veränderungen entstand der Wunsch nach mehr betriebswirtschaftlicher Transparenz. Die bisherige, meist technisch basierte Vollkostenverrechnung bedurfte dringend einer Modernisierung. Viele Kosten wurden darüber hinaus über Schlüssel verrechnet und erschwerten damit eine aktive Steuerung oder Unterstützung bei Entscheidungen.

[1] Kircher/Gooren-Sieber/Solanas, Good Practices für den Weg in die Private Cloud, https://www.sigs-datacom.de/ots/2019/cloud-computing/a2-good-practices-fuer-den-weg-in-die-private-cloud.html, Abrufdatum 9.7.2019.

3 IT Solution Center: der interne Dienstleister

Das IT Solution Center (ITSC) ist der interne Dienstleister für effiziente und zukunftsfähige Lösungen rund um das DATEV-Rechenzentrum, Hardware, Software, Telekommunikation, Druck- und Versanddienstleistungen. Den Rahmen bildet die Vision für 2025 mit ihren 5 Kernelementen:

• Vertrauen: Der verantwortungsvolle Umgang mit vertraulichen Daten steht an oberster Stelle.
• Das gemeinsame Ziel im Blick: Zunehmend besser, effizienter und nachhaltiger zusammenarbeiten – das gilt für interne Leistungsnehmer (=interner Kunde) und DATEV-Kunden, zudem auch für die Mitarbeiter im ITSC selbst.
• Technische Expertise: Schon heute die Technologien von morgen vorbereiten.
• Premium-Dienstleister und Zukunftsgestalter: Gewährleistung einer stets hohen Verfügbarkeit und eines störungsfreien Betriebs.
• Vorausschauender Umgang mit Veränderungen: Durch die Automatisierung von Prozessen, Standardisierung von Dienstleistungsangeboten, klare Priorisierungen von Themenstellungen sowie einer flexiblen Ressourcensteuerung gewinnen wir an Umsetzungsgeschwindigkeit und reagieren schnell auf sich ändernde Rahmenbedingungen.

Daraus lassen sich unmittelbar die Anforderungen an ein modernes IT-Controlling ableiten.

4 Anforderungen an ein modernes IT-Controlling

Mit gewachsenen Traditionen brechen

Fehlende Produktivitätssteuerung in der IT ist eine Herausforderung – für die IT ebenso wie für den internen Kunden. Ein über Jahrzehnte ausgeklügeltes klassisches Controllingsystem mit vielen ineinander verzahnten Verrechnungen ließ zwar keine IT-Controllerwünsche offen. Außer Spezialisten konnte jedo...