Bereits eine grobe Übersicht über die wichtigsten Kostenarten, die unter dem Oberbegriff EDV-Kosten zusammengefasst werden, zeigt, dass dieser Bereich sehr komplex ist. In der Regel werden diese Kosten auf einer Kostenstelle EDV gesammelt und ausgewertet (s. Tab. 1). In größeren Anwendungen kann eine Aufteilung sinnvoll sein. So ist die Differenzierung zwischen Programmierung und Systembetreuung ebenso zu finden wie eine separate Betrachtung der Kosten eines Benutzerservice. Die folgenden Kostenarten finden sich auf den entsprechenden Kostenstellen:
Hardwarekosten
Die Hardwarekosten sind im Vergleich zu anderen Kostenarten wesentlich gesunken. Jetzt ist jedoch ein Stillstand in der Entwicklung eingetreten, da sinkende Preise durch höheren Verbrauch ausgeglichen werden. Außerdem wird alte Hardware früher ausgetauscht, um neue Aufgaben auch erfolgreich erledigen zu können. Mit mobilen Endgeräte kommen immer öfter auch Multifunktionsgeräte zum Einsatz, deren Kosten höher sind als Einzelgeräte. Problematisch werden die Wartungskosten für die Hardware gesehen. Diese betragen immer noch zwischen 12 % und 16 % der Hardwarekosten pro Jahr, wenn komplexe Systeme bereut werden.
Zwischen Servern und Client-/Anwender-PCs unterscheiden.
Unterteilen Sie bei einer Wirtschaftlichkeitsrechnung für oder gegen eine Hardwarewartung zwischen den üblichen Anwender-PC und den zentralen Servern. Während Probleme im Terminal schnell durch Austausch oder Arbeitsplatzwechsel geregelt werden können, behindert ein Fehler an einem Server die gesamte Datenverarbeitung. Somit kann ein differenziertes Ergebnis ermittelt werden, das unter Umständen einen Wartungsvertrag für zentrale Geräte sinnvoll macht. Endgeräte wie Terminals, Drucker oder Smartphones können schnell und preiswert ersetzt werden. Wartungsverträge lohnen dort nicht.
Netzwerkstruktur
Von den Hardwarekosten werden in modernen Systemen die Kosten für die Netzwerke getrennt. Damit wird der Aufgabe der internen Netzwerke, die Infrastruktur für die Datenverarbeitung darzustellen, Rechnung getragen. Neben den unterschiedlichen Aufgaben kommt es auch zu unterschiedlichen Techniken, die wiederum unterschiedliche Kostenstrukturen mit sich bringen.
Softwarekosten
Es bietet sich an, die Kosten für die Anwendungsprogramme von denen für die Systemprogramme zu trennen. Eine bessere Zuordnung der Kosten von Anwendungsprogrammen zu den Nutzern ist die Folge. Auch für Software wird in der Regel ein Wartungsvertrag angeboten, der die Kosten für eine Hotline und neue Programmstände beinhaltet. Es ist auch hier im Einzelfall zu prüfen, ob die Wartungsverträge, die Kosten von ca. 18 % des Softwarepreises pro Jahr verursachen, wirtschaftlich gerechtfertigt sind.
Servicekosten
Wenn Daten in der Cloud gespeichert werden, werden Hardwarekosten überflüssig. Sie werden ersetzt durch variable Kosten für die Nutzung des Service. Softwarekosten werden durch die gleiche Kostenart ersetzt, wenn z. B. Spezialanwendungen nicht mehr selbst gekauft, sondern über einen Cloud-Service abgerufen werden. Die Servicekosten für Cloud-Angebote werden oft variabel in Abhängigkeit von der tatsächlichen Nutzung abgerechnet, zumindest teilleise. So werden aus fixen Abschreibungen für Hard- und Software variable Nutzungskosten.
Kommunikationskosten
E-Mail funktioniert nur mit Netzwerk, Skype-Konferenzen benötigen IT-Aussattung und Kommunikation. Der Anteil an Netzwerk- und anderen IT-Kosten, die für die Kommunikation aufgewendet wird, steigt. Dazu werden auch die Beträge gezählt, die an einen Internetprovider für Auftritte im Netz und Leitungen bezahlt werden müssen. Es gibt Telefonanlagen, die sich vollkommen in das Netzwerk integrieren und kaum noch eine Trennung zwischen IT-Kosten und typischen Kommunikationskosten erlauben.
Beratungskosten
Die IT-Materie wird mit jedem neuen Entwicklungsschritt und mit jeder neuen Organisationsidee immer unübersichtlicher. Viele Berater, die sich jeweils auf wenige Bereiche in der Informationstechnologie spezialisiert haben, helfen in den Unternehmen und verursachen daher Kosten. Diese sollten getrennt ausgewiesen werden, damit eine Kontrolle ermöglicht wird.
Personalkosten
In der eigenen IT-Abteilung fallen selbstverständlich Personalkosten an. Diese stehen oft in einem direkten Verhältnis zu den Beratungskosten. Je mehr Beratung eingekauft wird, desto weniger eigene Mitarbeiter werden benötigt. Eingeschlossen sind selbstverständlich auch die Personalnebenkosten.
IT-Ausbildung
Um die eigenen IT-Mitarbeiter und die Anwender mit den nötigen Kenntnissen für die optimale Nutzung der IT auszustatten, sind Weiterbildungsmaßnahmen notwendig. Diese werden unter IT-Kosten verbucht. Hier auch die Kosten für die Anwenderausbildung zu integrieren hat den Vorteil, dass Informationen über die Gesamthöhe vorhanden sind. Im Rahmen des BAB kann eine Weiterberechnung an die Anwenderabteilungen erfolgen.
Sicherheitskosten
In der Praxis gehen die oft erheblichen Kosten, die für die Gewährleistung eines bestimmt...