IV Gesellschafterversammlung und Gesellschafterbeschlüsse / 6.9.1 Einführung

Rz. 552

Anders als im Aktienrecht (vgl. § 130 Abs. 1 AktG) ist für die GmbH das Erfordernis einer Protokollierung der Gesellschafterversammlung nicht generell vorgeschrieben. Zwingend erforderlich ist ein Protokoll nur in Fällen einer Satzungsänderung (§ 53 Abs. 2 GmbHG i. V. m. §§ 36, 37 BeurkG), bei Ein-Personen-Gesellschaften (§ 48 Abs. 3 GmbHG), bei Umwandlungsbeschlüssen (z. B. § 13 Abs. 3 Satz 1 UmwG; §§ 125 Satz 1, § 13 Abs. 3 Satz 1 UmwG) sowie bei Zustimmungsbeschlüssen zu einem Unternehmensvertrag. Auf eine Niederschrift kann dann nur bei beschlusslosen (lediglich informierenden) oder beschlussunfähigen Gesellschafterversammlungen verzichtet werden.

Protokollierung des Versammlungsablaufs

Ist ein Versammlungsleiter bestellt, obliegt es ihm, für eine Protokollierung des Versammlungsablaufs zu sorgen, damit der Ablauf rekonstruiert werden kann. Die Protokollierung ist kein Wirksamkeitserfordernis für die gefassten Beschlüsse, sofern der Gesellschaftsvertrag nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt.

Rz. 553

Der Gesellschaftsvertrag kann weitergehende Protokollierungserfordernisse aufstellen, insb. die generelle Notwendigkeit einer Niederschrift durch den Versammlungsleiter. Theoretisch denkbar, aber unüblich, wäre eine generelle Pflicht zur notariellen Beurkundung von Gesellschafterbeschlüssen.

Rz. 554

Ob eine Protokollierung konstitutive Bedeutung für die Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse haben soll, ist Auslegungssache. In der Regel sind auch nicht protokollierte Beschlüsse als wirksam anzusehen;^[1] es empfiehlt sich jedoch eine eindeutige Regelung im Gesellschaftsvertrag. Nach dem Gesetzeswortlaut^[2] ist der Ein-Personen-Gesellschafter zwar zur Niederschrift verpflichtet, diese ist aber gleichwohl keine Wirksamkeitsvoraussetzung für Beschlüsse. Nicht protokollierte Beschlüsse sind also keineswegs nichtig; der Ein-Personen-Gesellschafter muss sich diese aber von anderen, wie z. B. Fremdgeschäftsführern, entgegenhalten lassen und macht sich unter Umständen gegenüber der Gesellschaft oder späteren anderen Gesellschaftern schadensersatzpflichtig.^[3]

Rz. 555

Anders als bei Aktiengesellschaften sind die Protokolle von Gesellschafterversammlungen einer GmbH grundsätzlich nicht zum Handelsregister einzureichen. Nur Beschlüsse über Satzungsänderungen sind gem. § 54 Abs. 1 GmbHG beim Handelsregister anzumelden. Solche Beschlüsse werden erst mit ihrer Eintragung im Handelsregister wirksam. Für die Handelsregisteranmeldung zuständig sind die Geschäftsführer – in vertretungsberechtigter Zahl.^[4] Der beurkundende Notar kann ebenfalls die Anmeldung zum Handelsregister vornehmen, sofern es ihm nicht von den Geschäftsführern untersagt wird.^[5] Die Einreichung kann gem. § 14 HGB mit Zwangsgeld durchgesetzt werden. Das beim Handelsregister eingereichte Protokoll samt Anlagen kann von jedermann eingesehen werden, ohne dass ein berechtigtes Interesse dargelegt werden müsste (§ 9 Abs. 1 Satz 1 HGB). Regelmäßig enthalten die Gesellschaftsverträge außerdem Klauseln, die anordnen, dass jedes Protokoll den Gesellschaftern unverzüglich zuzusenden ist.

[1] BGH, Urteil v. 21.3.1988, II ZR 308/87, NJW 1988 S. 1844.

[2] § 48 Abs. 3 GmbHG.

[3] OLG Hamm, Urteil v. 1.2.2006, 8 U 46/05, NZG 2006 S. 430, 431; Zöllner/Noack, in Baumbach/Hueck, § 48 Rn. 48; Bericht des Rechtsausschusses in BT-Drucks. 8/3908 S. 75.

[4] In den in § 78 GmbHG aufgeführten Fällen muss die Anmeldung durch sämtliche Geschäftsführer erfolgen, und zwar unabhängig von der Vertretungsbefugnis.

[5] Ob dem Notar dabei ein eigenes Antragsrecht nach § 378 FamFG zusteht oder von einer konkludenten Vollmacht auszugehen ist, kann dahinstehen. Die Antragsbevollmächtigung des Notars wird widerleglich vermutet und von den Registergerichten im Regelfall kein Nachweis verlangt, s. Trölitzsch, in BeckOK-GmbHG, § 54 Rn. 2; Zöllner/Noack, in Baumbach/Hueck, § 54 Rn. 3; OLG Karlsruhe, Beschluss v. 31.1.2011, 11 Wx 2/11, BeckRS 2011, 05289.

6.9.1.1 Inhalt und Sprache des Protokolls

Rz. 556

Wenn ein Protokoll kraft Gesetzes oder nach dem Gesellschaftsvertrag erforderlich ist, genügt generell ein Ergebnisprotokoll. Der Gang der Diskussion kann, muss aber nicht wiedergegeben werden.

Rz. 557

Inhaltlich sind in das Protokoll aufzunehmen:

• Tag der Gesellschafterversammlung;^[1]
• Ort der Gesellschafterversammlung;^[2]
• Name des Protokollführers;
• Name des Versammlungsleiters;^[3]
• Beschlussgegenstände;
• ggf. Hinweise des Versammlungsleiters zu Stimmverboten;
• die Art der Stimmabgabe (Handaufheben, Zuruf, Stimmkarten etc.) und die Art der Stimmauszählung (Additionsverfahren oder Subtraktionsverfahren) für jeden Antrag;^[4]
• das zahlenmäßige Ergebnis der Abstimmung: Zahl der Ja-Stimmen und Nein-Stimmen;^[5]
• ggf. die Feststellung des Versammlungsleiters über die Beschlussfassung; hält der Protokollführer diese Feststellung für unrichtig, muss er sie dennoch protokollieren; darüber hinaus muss er das nach seiner Auffassung richtige Ergebnis aufnehmen;
• Widersprüche gegen Beschlüsse und
• ggf. Ordnungsmaßnahmen des Versammlungsleiters (Redezeitbeschränkungen, ...