LkSG: Checkliste zur Dokumentation und zum Bericht

Kurzbeschreibung

Unternehmen unterliegen laut LkSG klaren Dokumentations- und Berichtspflichten. Diese Checkliste gibt einen Überblick, welche Punkte bei der Dokumentation und beim Bericht nach LkSG zu beachten sind.

Vorbemerkung

Unternehmen unterliegen laut LkSG klaren Dokumentations- und Berichtspflichten, die in § 10 Abs. 1-4 LkSG definiert sind. Unternehmen müssen kontinuierlich dokumentieren, wie sie ihre Sorgfaltspflichten erfüllen. Dies umfasst die Struktur ihrer Lieferanten, Risikoanalysen, Präventions- und Minderungsmaßnahmen sowie Beschwerdeverfahren. Die Dokumentation erfordert eine gründliche Datenerfassung und -verwaltung, möglicherweise durch die Implementierung neuer IT-Systeme, Schulungen und die Zusammenarbeit mit Experten. Diese Pflicht dient nicht nur der Gesetzeskonformität, sondern auch der internen Risikosteuerung. Ein um-fassendes Dokumentationssystem ermöglicht es, Risiken frühzeitig zu erkennen, Maßnahmen zu ergreifen und transparent über Lieferketten zu berichten. Zusätzlich müssen Unternehmen jährlich einen Bericht über ihre Sorgfaltspflichten erstellen. Dieser enthält Details zu den getroffenen Maßnahmen und ihrer Wirksamkeit, einschließlich Risikoanalysen und Maßnahmen zur Risikominderung. Auch Beschwerdemechanismen müssen offengelegt werden, um Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten. Zur Sicherstellung einer dem LkSG entsprechenden Vorgehensweise sind bei der Dokumentations- und Berichtspflicht folgen-de Punkte zu beachten:

1. Dokumentationspflicht laut § 10 Abs. 1 LkSG
2. Grundlegende Anforderungen an die Berichtspflicht laut § 10 Abs. 2-4 LkSG
3. Grundlegende Anforderungen im Rahmen des elektronischen Berichtsfragebogens des BAFA
4. Anforderungen an die verkürzte Berichtspflicht im Rahmen des elektronischen Berichtsfragebogens des BAFA
5. Anforderungen an die vollständige Berichtspflicht im Rahmen des elektronischen Berichtsfragebogens des BAFA
6. Behördliche Berichtsprüfung und Bußgeldvorschriften

Schritt-für-Schritt zur Dokumentation und zum Bericht im Einzelnen:

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

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Dokumentationspflicht laut § 10 Abs. 1 LkSG Im Rahmen der Dokumentationspflicht sind Informationen zu sämtlichen Sorgfaltspflichten nach § 3 Abs. 1 LkSG zusammenzutragen und stichhaltig zu dokumentieren. Im Mittel-punkt der Dokumentation stehen somit folgende Sorgfaltspflichten: Einrichtung eines Risikomanagements gemäß § 4 Abs. 1 LkSG: Bei der Dokumentation zur Einrichtung des Risikomanagements steht das ganzheitliche Risikomanagementsystem des Unternehmens bzgl. menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken im Mittelpunkt. Wichtig ist hierbei insbesondere dar-zustellen, dass das entsprechende Risikomanagement durch angemessene Maßnahmen in alle maßgeblichen Geschäftsabläufe verankert ist. Festlegung einer betriebsinternen Zuständigkeit gemäß § 4 Abs. 3 LkSG: Die Festlegung betriebsinterner Zuständigkeiten erfordert die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Durchführung und Überwachung der Sorgfalts-pflichten. Bei der Dokumentation sollten die zugewiesenen Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Mitarbeiter oder Abteilungen genau beschrieben werden. Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen gemäß § 5 LkSG: Die Dokumentation der regelmäßigen Risikoanalysen sollte alle durchgeführten Schritte, ermittelten Risiken sowie daraus abgeleiteten Maßnahmen umfassen. Hierbei ist es wichtig, die Methodik der Risikoanalyse sowie die verwendeten Datenquellen und Annahmen transparent darzustellen. Abgabe einer Grundsatzerklärung gemäß § 6 Abs. 2 LkSG: Bei der Dokumentation der Grundsatzerklärung ist es entscheidend, die Kernprinzipien und Verpflichtungen des Unternehmens im Hinblick auf die Einhaltung der Sorgfalts-pflichten deutlich zu formulieren. Es sollten auch Angaben gemacht werden, wie diese Grundsätze in der Praxis umgesetzt werden. Verankerung von Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich (§ 6 Abs. 1 und 3 LkSG) und gegenüber unmittelbaren Zulieferern (§ 6 Abs. 4 LkSG): Bei der Dokumentation der Präventionsmaßnahmen ist es wichtig, alle initiierten Maßnahmen zur Vermeidung von Risiken sowie deren Umsetzungsstatus festzuhalten. Dies umfasst sowohl Maßnahmen im eigenen Geschäftsbereich als auch solche, die gegenüber unmittelbaren Zulieferern ergriffen werden. Ergreifen von Abhilfemaßnahmen gemäß § 7 Abs. 1 bis 3 LkSG: Die Dokumentation der ergriffenen Abhilfemaßnahmen erfordert eine detaillierte Aufzeichnung der identifizierten Probleme, der getroffenen Maßnahmen zur Behebung dieser Probleme sowie der Ergebnisse und Auswirkungen dieser Maß-nahmen. Es sollte auch dokumentiert werden, wie die Wirksamkeit der Maß-nahmen überwacht wird. Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens gemäß § 8 LkSG: Bei der Dokumentation des Beschwerdeverfahrens ist es wichtig, alle Schritte zur Einrichtung und Implementierung des Verfahrens festzuhalten. Dies umfasst die Definition von Beschwerdekanälen, die Prozessabläufe zur Bearbeitung von Beschwerden und die Maßnahmen zur Behebung von festgestellten Problemen. Umsetzung von Sorgfaltspflichten in Bezug auf Risiken bei mittelbaren Zulieferern gem...