Sachbezüge-ABC / Personalcomputer/Telekommunikation

Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten (z. B. PC, Laptop, Smartphone, Tablet) sind steuerfrei.^[1] Die Steuerbefreiung betrifft AfA und laufende Kosten für betriebliche Geräte, die der Arbeitgeber als Eigentümer, als Leasingnehmer oder als sonstiger Berechtigter dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlässt, nicht dagegen solche Geräte, die dem Arbeitnehmer übereignet worden sind. Die auf Arbeitnehmer beschränkte Steuerfreiheit für die private Nutzung betrieblicher PC und Telekommunikationsgeräte verletzt nicht den Gleichheitssatz des Art. 3 GG.^[2] Die Steuerbefreiung umfasst die private Nutzung von Telefon- und Internet-Anschlüssen am Arbeitsplatz ebenso wie in der Wohnung, z. B. im häuslichen Arbeitszimmer des Arbeitnehmers, auch die Überlassung von arbeitgebereigenem Handy sowie von Faxgeräten, soweit beruflich genutzt. Steuerfrei ist auch die Nutzungsüberlassung von Zubehör und Software bei PC. Die Steuerfreiheit gilt unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung, jedoch nur für die Verwendung durch den Arbeitnehmer. Die Steuerfreiheit umfasst auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten). Es kommt nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.

Eine Überlassung von "betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten" liegt nicht vor, wenn die den Mitarbeitern überlassenen Mitarbeiter-PC nicht dem Arbeitgeber als betriebliche Geräte zugerechnet werden können. Davon ist auszugehen, wenn nach dem Nutzungsvertrag der geleaste Gegenstand bereits während der Grundmietzeit dem Arbeitnehmer als Leasingnehmer zuzurechnen ist. In einem Fall vor dem Sächsischen FG konnten die Arbeitnehmer nach Ablauf von 2 Jahren die zur Nutzung überlassenen PC für 3 % der ursprünglichen Anschaffungskosten erwerben. Bei diesem Sachverhalt waren die Arbeitnehmer von Anfang an wirtschaftliche Eigentümer. Eine steuerfreie Nutzungsüberlassung der Geräte durch den Arbeitgeber lag damit nicht vor.^[3]

Die Erstattung von Telefonkosten für einen vom Arbeitnehmer abgeschlossenen Mobilfunkvertrag durch den Arbeitgeber ist auch dann nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei, wenn der Arbeitgeber das Mobiltelefon, durch dessen Nutzung die Telefonkosten entstanden sind, von dem Arbeitnehmer zu einem niedrigen, unter dem Marktwert liegenden Preis erworben hat und er das Mobiltelefon dem Arbeitnehmer unmittelbar danach wieder zur privaten Nutzung überlässt.^[4] H 3.45 LStH 2023 "Beispiele" ist insoweit überholt und gegenstandslos.H 3.45 LStH 2023 "Beispiele" ist insoweit überholt und gegenstandslos.

Zur privaten Nutzung überlassene Systemprogramme (z. B. Betriebssystem, Virenscanner, Browser) und Anwendungsprogramme werden allerdings nur dann von der Steuer befreit, wenn der Arbeitgeber sie auch in seinem Betrieb einsetzt. Computerspiele werden daher i. d. R. nicht steuerfrei sein. Steuerfrei sind jedoch geldwerte Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung unentgeltlich oder verbilligt überlassener System- und Anwendungsprogramme im Rahmen sog. Home Use-Programme, bei denen der Arbeitgeber mit einem Softwareanbieter eine sog. Volumenlizenzvereinbarung für Software abschließt, die auch für den Arbeitnehmer eine private Nutzung der Software auf dem privaten Personalcomputer ermöglicht.

Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG gilt entsprechend für Steuerpflichtige, denen die Vorteile im Rahmen einer Tätigkeit zugewendet werden, für die sie eine Aufwandsentschädigung i. S. d. § 3 Nr. 12 EStG erhalten.^[5]

Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer pauschal Kosten für die berufliche Nutzung privater Telekommunikationsgeräte^[6], kann hier ausnahmsweise auch pauschal Auslagenersatz steuerfrei gewährt werden.^[7] Im Fall der schenkweisen Übereignung von PC und Geräten der Telekommunikation an Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit der Lohnsteuer-Pauschalierung des geldwerten Vorteils mit 25 % der Zuwendung.^[8] Gleiches gilt auch für Zubehör und Internetzugang.

[1] § 3 Nr. 45 EStG i. V. m. § 52 Abs. 5 EStG.

[2] BFH, Urteil v. 21.6.2006, XI R 50/05, BStBl 2006 II S. 715.

[3] Sächsisches FG, Urteil v. 2.11.2017, 8 K 870/17.

[4] BFH, Urteil v. 23.11.2022, VI R 49/20, VI R 50/20, VI R 51/20, BStBl 2023 II S. 584.

[5] § 3 Nr. 45 Satz 2 EStG.

[6]

S. Arbeitsmittel-ABC unter "Telefon/Telekommunikation".

[7] R 3.50 Abs. 2 Satz 2 LStR.

[8] § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG.