2.1 In-Memory Datenbank HANA
Mit S/4HANA wurde das bestehende SAP ERP-System auf die neue Datenbanktechnologie HANA portiert, damit die Anwendungen die neue In-Memory Technologie nutzen können. Rechenintensive Prozesse werden somit direkt auf der HANA-Datenbank ausgeführt und sind damit deutlich schneller als bisher. Insofern müssen keine Summentabellen mehr aufgebaut werden, um aggregierte Daten zu verarbeiten. Die Daten können jederzeit in Echtzeit in der vollen Granularität verarbeitet werden. Durch diese Vereinfachung ergibt sich eine massive Reduktion des Datenbankvolumens und es wird somit möglich, Informationen, welche bislang in vielen Tabellen gespeichert wurden, in einer Tabelle zusammenzufassen (s. Abb. 2).
Abb. 2: Neuerungen von SAP S/4HANA (Finance)
2.2 Einkreissystem und Universal Journal
Eine zentrale Rolle spielt dabei der integrierte Buchungsbeleg (Universal Journal), der Finanzdaten mit Informationen aus dem Controlling verknüpft. Diese Verknüpfung führt dazu, dass Daten aus den beiden Bereichen in Zukunft nicht mehr aufwändig abgeglichen werden müssen, internes und externes Rechnungswesen sind also jederzeit abgestimmt. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von einem Einkreissystem. Alle Daten des Universal Journal werden in einer zentralen Tabelle gespeichert, der ACDOCA (Accounting Documents Actuals), in der in der ausgelieferten Variante ca. 350 Felder enthalten sind. Diese Tabelle kann und sollte jedoch um diejenigen Felder erweitert werden, die auch in Echtzeit ausgewertet werden sollen. Bei jeder Buchung werden alle im Reporting erforderlichen Informationen sofort mitgeschrieben, so dass sich flexible und vielschichtige Analysemöglichkeiten ergeben. Aufwändige Ableitungen über Stammdatenattribute entfallen komplett und führen dazu, dass immer die tatsächlich gebuchte Wahrheit im Reporting zur Verfügung steht.
Generell ist in der letzten Zeit ein Trend zum Einkreissystem festzustellen, da sich das Zweikreissystem mit unterschiedlichen – voneinander getrennten – Abrechnungssystemen (Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung) als zu komplex herausgestellt hat. Immer mehr Unternehmen versuchen inzwischen, kalkulatorische Ansätze wegzulassen; damit besteht kein Erfordernis für ein Zweikreissystem mehr. Die Strukturen und Organisationseinheiten der Finanzbuchhaltung müssen daher beim Anlegen von Sachkonten berücksichtigt werden. Das Konto wird zum neuen führenden Objekt für Controlling und Finanzen. Man kann auch sagen, dass die Mauer zwischen Rechnungswesen und Controlling fällt. Dies wird mittelfristig auch organisatorische Konsequenzen mit sich bringen.
2.3 Schnellerer Monatsabschluss
Durch diese Änderung wird auch ein schnellerer Monatsabschluss möglich, da die meisten Abschlussaufgaben entfallen. Eine Simulation kann jederzeit während der Periode auf Knopfdruck erfolgen. Die Merkmale der Ergebnisrechnung werden sofort abgeleitet – es ist kein Abrechnungslauf (Projekt-/Auftragsabrechnung) notwendig, um relevante Marktsegmentinformationen in der Ergebnisrechnung anzeigen zu können.
Weitere entscheidende Veränderungen sind:
- Abschreibungen werden mit der Asset-Nummer auf der Kostenstelle gebucht.
- Die Kostenträgerrechnung ist in das Universal Journal integriert. Es erfolgt eine Zuordnung der Kostenelemente aus der Kalkulation auf Sachkonten.
- Da es nur noch eine "Quelle der Wahrheit" gibt, erhöht sich die Datenqualität.
- Ursachen für Abweichungen werden sichtbar und schaffen Transparenz.
- Im Reporting stehen Daten in Echtzeit zur Verfügung.
Mit diesen Änderungen muss natürlich auch ein gewisses Umdenken erfolgen. Echtzeitinformationen werden zwar schon seit Jahren von Berichtsnutzern gefordert, sind jedoch nicht immer zielführend. Sollen bspw. Ist-Daten als Basis für die Unternehmensplanung herangezogen werden, so ist es durchaus erwünscht, die zum Startpunkt der Planung relevanten Daten "einzufrieren" und für die Planungsdauer konstant zu halten. Trotzdem sollten moderne Berichtswerkzeuge weitestgehend auf die Echtzeitinformationen zugreifen, was aber auch bedeutet, dass man die Informationen in Relation setzen muss. Manche Analysen machen sicherlich weiterhin auch erst nach einem Monatsabschluss Sinn. Die Zeiten ausgedruckter Berichte sollten jedoch auf jeden Fall Historie sein. Viele dieser Veränderungen sind jedoch nicht durch eine reine Migration des bestehenden Systems aktiv. Möchte man die neuen Möglichkeiten optimal ausschöpfen, ist es zwingend erforderlich, ein Fachkonzept zu erstellen und auch bestehende Prozesse anzupassen.