VII Jahresabschluss und Gewinnverwendung / 8.3 Einreichung und Prüfung der Unterlagen

Rz. 1459

Für die Einreichung der notwendigen Unterlagen sind die Geschäftsführer als gesetzliche Vertreter der GmbH zuständig (§ 325 Abs. 1 Satz 1 HGB i. V. m. § 35 Abs. 1 GmbHG).

Rz. 1460

Die Unterlagen sind – größenunabhängig – elektronisch^[1] beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einzureichen (§ 325 Abs. 1 Satz 2, Abs. 6 HGB).

Rz. 1461

Für die Einreichung der notwendigen Unterlagen gelten in § 325 HGB durch das BilRUG teilweise neu geregelte Fristen. Spätestens ein Jahr^[2] nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs, auf das sie sich beziehen, sind einzureichen (§§ 325 Abs. 1a Satz 1, Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 HGB):

• festgestellter Jahresabschluss;
• Lagebericht;
• Bestätigungsvermerk bzw. Vermerk über Versagung des Bestätigungsvermerks.

Alle sonstigen offenzulegenden Unterlagen können sanktionslos nach ihrem Vorliegen nachgereicht werden, selbst wenn die Jahresfrist des § 325 Abs. 1a Satz 1 HGB abgelaufen sein sollte (§§ 325 Abs. 1a Satz 2, Abs. 1b Satz 2 HGB).

Rz. 1462

Form und Inhalt der einzureichenden Unterlagen sind in § 328 HGB geregelt, dessen Abs. 1 und Abs. 1a durch das BilRUG zum Zwecke der besseren Verständlichkeit neu, aber inhaltlich im Wesentlichen gleichbleibend gefasst wurde. Jahresabschluss und Lagebericht sind – vorbehaltlich der Erleichterungen der §§ 326f. HGB – so wiederzugeben, dass sie den für ihre Aufstellung maßgeblichen Vorschriften entsprechen (§ 328 Abs. 1 HGB). Der Abschluss muss also so vorgelegt werden, wie er ursprünglich aufgestellt, geprüft und festgestellt bzw. gebilligt wurde.^[3] Das Datum der Feststellung bzw. Billigung des Abschlusses sowie der vollständige Wortlaut eines Bestätigungs- bzw. Versagungsvermerks sind anzugeben (§ 325 Abs. 1a Satz und Satz 3 HGB). Werden nicht alle Unterlagen gleichzeitig eingereicht, ist darauf hinzuweisen (§ 325 Abs. 1a Satz 3 HGB).

Elektronischer Bundesanzeiger

Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers prüft den vollständigen und fristgemäßen Eingang der einzureichenden Unterlagen (§ 329 Abs. 1 HGB). Von der Prüfung wird auch erfasst, ob zu Recht größenabhängige Erleichterungen für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften in Anspruch genommen wurden. Bei Anlass zu der Annahme, dass dies zu Unrecht geschehen ist, muss die Gesellschaft das Vorliegen der entsprechenden Tatbestandsmerkmale innerhalb einer gesetzten Frist nachweisen. Ansonsten gelten diese als zu Unrecht in Anspruch genommen (§ 329 Abs. 2 HGB).

Rz. 1463

Ergibt die Prüfung durch den Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers, dass die offenzulegenden Unterlagen nicht rechtzeitig oder nicht vollständig eingereicht wurden, so informiert er hiervon das Bundesamt für Justiz, das für das Ordnungsgeldverfahren zuständig ist (§ 329 Abs. 4 HGB, dazu unten Rn. 1467).

[1] Aufgrund Art. 61 Abs. 2 EGHGB i. V. m. § 4 der VO des BMJ v. 15.12.2006 (BGBl. I 2006, S. 3202) konnten die Unterlagen nur bis zum 31.12.2009 noch in Papierform eingereicht werden.

[2] Bei kapitalmarktorientierten Gesellschaften nach wie vor binnen vier Monaten nach § 325 Abs. 4 HGB, wenn keine Ausnahme nach § 327a HGB vorliegt.

[3] Grottel, in Beck’scher Bilanzkommentar, HGB, § 325 Rn. 34; Zwirner, in DStR 2014, S. 1889, 1890; Stork, in Heidel/Schall, HGB, § 328 Rn. 2; Böcking/Gros/Rabenhorst, in Ebenroth/Boujong/Joost/Strohn, HGB, § 328 Rn. 5, 10.