Controlling im Lohn- und Buchhaltungsbüro / 4 So kalkulieren Sie realistische Stundensätze und Preise

Controlling hilft Ihnen auch, realistische Preise, z. B. Stundensätze oder Kosten pro Buchungssatz zu kalkulieren. Die Kalkulation von Stundensätzen erfolgt dabei in 4 Schritten:

1. Berechnung der für die Kunden zu leistenden Arbeitsstunden (Jahreskalendertage – Wochenenden – Feiertage – Urlaubstage – sonstige Ausfallzeiten, multipliziert mit der tariflichen Arbeitszeit, abzüglich unproduktiver Zeiten für z. B. administrative Arbeiten oder Akquise)
2. Ermittlung der jährlich anfallenden (Plan-)Kosten (hier: die Zahlen Ihrer soeben erstellte operativen Planung)
3. Ermittlung des Stundensatzes durch Division der geplanten Kosten durch die für Ihre Kunden leistbaren Arbeitsstunden. Auf den Kostensatz müssen Sie noch Ihren individuellen Gewinnzuschlag addieren, z. B. 10 oder 12 %.
4. Berechnung der für einen Kunden monatlich bzw. jährlich voraussichtlich anfallenden Stunden und Multiplikation mit dem ermittelten Stundensatz

Informationen zur Preisberechnung

Mehr Informationen darüber, wie Sie Ihre Stundensätze ermitteln, lesen Sie im Beitrag Selbstorganisation. Dort finden Sie auch ausführliche Beschreibungen dazu, wie Sie alternativ Festpreise berechnen.

Berechnung des Stundensatzes mit der Controlling-Datei

Ihren Stundensatz können Sie auch ohne Nachlesen mit der vorliegenden Controlling-Datei ermitteln. Im Arbeitsblatt "Stundensatz" sind gängige Daten bereits vorgegeben, z. B. Kalendertage, Wochenenden, tarifliche Arbeitszeiten usw. Sie müssen die Daten, falls erforderlich, aktualisieren, ggf. den Prozentsatz für die unproduktive Zeit neu eingeben und auch die Anzahl der Beschäftigten in Ihrem LBB eintragen.

Die Kostensumme wird automatisch aus der operativen Planung übernommen und der Stundensatz ebenfalls automatisch ermittelt. Sie müssen dann noch den von Ihnen gewünschten Gewinnzuschlag eingeben, und erhalten am Ende den Stundensatz, den Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen (Beispiel vgl. Abb. 3).

Hinweis

Beim Prozentwert für die unproduktiven Zeiten handelt es sich um einen ersten groben Schätzwert, mit dem Sie arbeiten können. In der Praxis fällt der unproduktive Anteil aber oft deutlich höher aus, weil es immer mehr administrative Arbeiten gibt. Werte um 30 % sind inzwischen durchaus realistisch. Das bedeutet aber auch, dass der Stundensatz deutlich ansteigt. Hier müssen Sie z. B. prüfen, was noch am Markt durchsetzbar ist, die Kosten senken oder die Prozesse verbessern/digitalisieren.

Abb. 3: Beispiel einer Stundensatzkalkulation