Wesentliche Bestandteile des Controllings sind neben der Planung der Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalysen. Dazu werden in monatlichen Abständen die Plan- und Istdaten gegenübergestellt, um evtl. Abweichungen frühzeitig identifizieren, analysieren und ggf. bekämpfen zu können.
Sie sollten Plan-Ist-Vergleiche immer für Umsätze, Kosten sowie Liquidität durchführen. Meist lohnt sich auch ein Blick auf die Zeit- und Kapazitätsplanung, um zu sehen, ob es möglicherweise Reserven oder sich abzeichnende Engpässe gibt.
Bei der Analyse von Abweichungen sollten Sie u. a. folgende Aspekte beachten:
- In der Praxis kommt es nur sehr selten vor, dass es keine Abweichungen gibt. Insofern sind Abweichungen eigentlich normal – zumindest, wenn sie bestimmte Größenordnungen nicht überschreiten. Gehen Sie also nicht jeder noch so kleinen Abweichung nach, sondern legen Sie Bandbreiten fest. Erst wenn diese überschritten werden, sollten Sie aktiv werden und nach den Ursachen sowie geeigneten Steuerungsmöglichkeiten suchen.
Legen Sie möglichst prozentuale und absolute Werte fest, ab denen Sie eingreifen wollen, etwa 10 % oder ein Mindestbetrag von 100 EUR. Denn hohe prozentuale Abweichungen können durchaus nur niedrige absolute Abweichungen zur Folge haben und umgekehrt.
Absolute Höhe der Abweichung als Analyseanlass festlegen
Sie haben in einem Monat mit Kosten für Büromaterial in Höhe von 200 EUR geplant. Der Istwert liegt bei 228 EUR, eine Abweichung von eigentlich durchaus kritischen 14 %. Allerdings lohnt es sich im Normalfall nicht, für eine absolute Abweichung von knapp 30 EUR eine weiter gehende Analyse durchzuführen oder gar nach Maßnahmen zu suchen, die Kosten in den kommenden Monaten wieder zu drücken.
- Konzentrieren Sie sich bei der Abweichungsanalyse vor allen Dingen auf die größten 5-10 Positionen. Gibt es hier Probleme, kann das schnell zu ernsthaften Komplikationen für Ihren Betrieb führen.
- Gehen Sie negativen und positiven Abweichungen nach und forschen Sie nach den Ursachen. Wenn Sie in einem Monat z. B. statt 3 Neukunden 6 Neukunden gewinnen konnten, hat das Gründe. Vielleicht sind Ihre Stammkunden so zufrieden mit Ihnen, dass sie Sie stärker empfehlen als gedacht. Fragen Sie z. B. die Neukunden, wie sie auf Sie aufmerksam geworden sind, um den Ursachen auf die Spur zu kommen. Hält die Entwicklung an, können Sie davon ausgehen, dass Ihr Ergebnis im laufenden und ggf. kommenden Jahren deutlich besser ausfallen wird als geplant. Und natürlich müssen Sie dann frühzeitig prüfen, ob Sie ausreichende Kapazitäten haben bzw. wie Sie diese aufstocken können.
5.1 Verbesserungs- und Steuerungsmaßnahmen umsetzen
Überschreiten die Abweichungen die von Ihnen festgelegten Bandbreiten, müssen Sie kurzfristig aktiv werden. Schließlich wollen Sie Ihr zuvor formuliertes Ziel, den von Ihnen geplanten Gewinn, möglichst noch erreichen. Können Sie weniger Umsatz erzielen als geplant und/oder fallen die Kosten höher aus als von Ihnen vorgesehen, gerät dieses Ziel in Gefahr. Fast immer kommt es in der Folge von Umsatz- und Kostenabweichungen zu Problemen bei der Liquidität.
Hier stellt sich die Frage, was Sie konkret tun können. Die Palette geeigneter Maßnahmen ist äußerst vielfältig, sodass an dieser Stelle lediglich Stichpunkte genannt werden können. Die folgende Aufstellung erhebt dabei keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll Ihnen lediglich Anregungen liefern:
- Wenn Mitarbeiter beschäftigt werden: Sind Festeinstellungen bzw. Vollzeitmitarbeiter notwendig? Genügen 450 EUR-Kräfte, können Zeitarbeiter einspringen? Haben Sie die Möglichkeit, auf "Freie" zurückzugreifen, die Sie nur bezahlten, wenn sie für Sie arbeiten?
- Bei häufigeren Auftragsschwankungen: Gibt es die Möglichkeit, mit anderen LBB zu kooperieren (Aufträge übernehmen bzw. abgeben)? Achtung: Das setzt großes Vertrauen voraus und sollte rechtlich sorgfältig überprüft und vorbereitet werden. Ggf. bei Berufsverbänden, z. B. BVBC (www.bvbc.de) oder der zuständigen Kammer nachfragen.
- Maßnahmen zur Kostensenkung prüfen, z. B. Energieverbrauch analysieren, Energieanbieter wechseln, bei Neuanschaffungen Energieverbrauch in Entscheidung einfließen lassen, bei notwendigem Neukauf: günstigeren PKW anschaffen, Versicherungen auf Notwendigkeit und günstige Gesellschaft prüfen (Versicherungsmakler/-berater), Büro- und Verbrauchsmaterialien gebündelt bei einem Anbieter ordern.
- Bei hohen Mieten oder Steigerungen: Lohnt sich ein Umzug in ein preiswerteres Bürogebäude? Besteht die Möglichkeit, sich mit anderen Firmen Büroflächen zu teilen? (Achtung: Umzugskosten gegenrechnen).
- Wird regelmäßig versucht, an neue Kunden zu gelangen? Wird der Erfolg von Werbemaßnahmen überprüft? Werden ggf. Änderungen umgesetzt? Bietet sich die Chance, mit einem Steuerberater zusammen zu arbeiten (berufsrechtliche Beschränkungen beachten)?
- Verhandeln Sie regelmäßig mit Ihren Geschäftspartnern und Lieferanten über Preise und Konditionen? Vergleichen Sie die Angebote mehrerer Anbieter miteinander? Auch wenn Sie Kleinabnehmer sind, bieten sich oft Möglichkeiten,...