Gründung eines Lohn- und Buchhaltungsbüros / 4.13 Softwareauswahl

Eine leistungsstarke IT hilft Ihnen, in Ihrem Lohn- und Buchführungsbüro die Kosten zu senken und die Produktivität zu erhöhen.

Am Markt gibt es zahlreiche gute Programme, die den Anforderungen eines Lohn- und Buchführungsbüros vom Grunde her gerecht werden. Die preiswertesten Programme kosten ab ca. 250 EUR. Oft sind diese preiswerten Programme aber nicht flexibel. Bei vielen Softwareprodukten in diesem Preissegment fehlt z. B. die integrierte Kostenrechnung oder ein Controlling-Baustein. Wollen Sie mehr Funktionalität und Kompatibilität, dann planen Sie ab ca. 1.200 EUR für Ihre Software ein. Das Entscheidende bei der Suche nach der richtigen Software für Ihr Lohn- und Buchführungsbüro ist, dass Sie sehr genau Ihre persönlichen Auswahlkriterien definieren. Schreiben Sie diese in einem Pflichtenheft fest. Wählen Sie danach die Anbieter aus. Nehmen Sie sich vor allem auch genügend Zeit für diesen Prozess der Entscheidungsfindung. Grundsätzlich müssen Sie u. a. Folgendes beachten:

• Mehrere Tools immer von einem Anbieter beziehen
• Welche Programme benötigen Sie generell, Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling?
• Was sollen diese Programme im Einzelnen leisten?
• Von welchem Anbieter kennen Sie bereits Softwareprodukte?
• Mit welchen Programmen sind Sie bereits vertraut, haben Erfahrungen sammeln können?
• Soll es eine Ein- oder Mehrplatzversion sein?
• Soll das Produkt skalierbar sein?
• Wie viele Mandanten können Sie damit betreuen? Nach oben hin sollte genügend Spielraum sein.
• Wie sind die Wartungs- und Schulungsmodalitäten?
• Bei Cloud-Lösungen (Software as a Service): Wo werden die Daten gehostet? Ist eine Cloud-Lösung rechtskonform (Probleme mit z. B. Datenschutzkonformität kann es u. U. mit Cloud-Lösungen im Ausland geben, daher unbedingt vorab informieren)? In welcher Form erhalten Sie Ihre Daten, wenn Sie die Leistungsbeziehung beenden?
• Testen Sie mehrere Produkte, bevor Sie sich entscheiden.
• Kompatibilität (Schnittstellen) auch zu Fremdanbietern muss gewährleistet sein
• Setzen Sie sich auch einen finanziellen Rahmen für Ihre Entscheidung
• Klären Sie einmalige und evtl. laufende Kosten
• Qualitätsmerkmale prüfen (Referenzen, TÜV-geprüft)
• Dokumentation und Handbuch

Die Anschaffung Ihrer speziellen Lohn- und Buchhaltungssoftware ist eine Investition in Ihre Zukunft. Sie persönlich müssen sich mit den Programmen und deren Funktionalität identifizieren können. Die Software muss Ihnen effiziente Arbeitsabläufe gewährleisten. Sie wollen damit Ihre Mandanten optimal betreuen und natürlich auch Geld verdienen. Sparen Sie nicht bei der Investition in die Software. Was bringt Ihnen ein preiswertes Produkt, das nach wenigen Monaten an seine Grenzen kommt und mit dem Sie Ihre unternehmerischen Ideen und Ihr Leistungsangebot nicht mehr komplett umsetzen können. Ihre Software muss zukunftsfähig und flexibel erweiterbar (eben skalierbar) sein. Fragen Sie bei der Selektion der einzelnen Anbieter auch nach weiterführende Komponenten für Ihre Programme, sodass Sie später weitere Tools dazu kaufen können. Die Berufsverbände können Ihnen auch hier Auskunft geben. Nutzen Sie auch die Rahmenvereinbarungen des Bundesverbandes der Bilanzbuchhalter und Controller www.bvbc.de mit ausgewählten Softwareanbietern.

Holen Sie sich auch beim Bundesverband der selbstständigen Buchhalter und Bilanzbuchhalter www.bbh.de Informationen zu diesem Thema.