Bilanzierende sind nach § 257 HGB und § 147 AO verpflichtet, Bücher und andere Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, dazugehörende Arbeitsunterlagen, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege sowie sonstige bedeutende Unterlagen je nach der Art der Unterlagen 6 bis 10 Jahre aufzubewahren.
Bei der Aufbewahrungspflicht von Buchführungs- und Abschlussunterlagen einschließlich der zugehörigen Belege handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung. Der Aufwand ist wirtschaftlich in dem Jahr verursacht, in dem die Unterlagen entstanden sind bzw. für welches die Unterlagen aufzubewahren sind. Dass eine derartige Verpflichtung besteht, lässt sich daraus erkennen, dass die Aufbewahrungspflichten auch dann zu erfüllen sind, wenn das Unternehmen nach Ablauf des entsprechenden Jahres den Geschäftsbetrieb einstellen würde.[1]
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