ABC der Werbungskosten / Auswärtstätigkeit

Literatur: Seifert, DStZ 2008, 95; Albert, FR 2009, 272; Niermann, DB 2014, 2793; Geserich, FR 2024, 88

Die Reisekostenarten Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit sind zu dem Oberbegriff "berufliche veranlasste Auswärtstätigkeiten" zusammengefasst worden. Reisekosten sind danach Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungs- sowie Reisenebenkosten, die durch eine berufliche Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Auch der Arbeitnehmer, der bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig wird, fällt unter die reisekostenrechtlich relevante Auswärtstätigkeit.

Ist die Auswärtstätigkeit beruflich veranlasst, sind die durch sie hervorgerufenen Mehraufwendungen Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben. Der Abzug der Mehraufwendungen rechtfertigt sich aus dem objektiven Nettoprinzip. Diese Mehraufwendungen sind grundsätzlich, von Pauschbeträgen und zeitlichen Begrenzungen abgesehen, unbeschränkt steuerlich absetzbar. Fahrtkosten sind dabei nicht nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG, § 9 Abs. 2 EStG eingeschränkt; Verpflegungsaufwendungen können als "Mehraufwendungen" zu den Werbungskosten gehören (Rz. 252g). Diese Abweichungen gegenüber einer Tätigkeit in der ersten Tätigkeitsstätte rechtfertigen sich daraus, dass der Tätigkeitsort bei einer Auswärtstätigkeit nicht dauerhaft und nachhaltig ist. Der Stpfl. kann sich daher nicht im Hinblick auf einen ständigen Arbeitsort einrichten, er kann etwa seine Fahrtkosten nicht durch Fahrgemeinschaften oder Umzug vermindern, er kann sich nicht auf die Verpflegungssituation an der Tätigkeitsstelle einrichten. Diese gegenüber der Tätigkeit in einer ersten Tätigkeitsstätte entstandenen Mehraufwendungen sind steuerlich als Werbungskosten abziehbar.^[1] Statt der tatsächlichen Aufwendungen kann aus Vereinfachungsgründen typisierend je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z. B. Pkw, Motorrad) auch ein pauschaler Kilometersatz (höchste Wegstreckenentschädigung nach dem BRKG für das jeweils benutzte Beförderungsmittel: Benutzung eines Kraftwagens, z. B. Pkw 0,30 EUR, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 EUR) für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG). Eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten ist demnach nicht mehr erforderlich, wenn der Arbeitnehmer von dieser gesetzlichen Typisierung Gebrauch macht. Es werden Telefonate privaten Inhalts, die nach einer mindestens einwöchigen Auswärtstätigkeit entstehen, als beruflich veranlasster Mehraufwand der Erwerbs- und nicht der Privatsphäre zugeordnet, weil die beruflichen Gründe die private Veranlassung überlagern^[2] (wie auch bei der Berücksichtigung typisch bürgerlicher Kleidung als Berufskleidung^[3], der Aufwendungen eines Lkw-Fahrers für Dusche, Toilette und Reinigung der Schlafkabine^[4] ). Bei Lkw-Fahrern kann anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kfz entstehen, im Kj. einheitlich eine Pauschale von 9 EUR ab Vz 2024 (Vz 2023: 8 EUR) für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 1 und 2 sowie S. 5 zur Nr. 1 und 2 EStG beanspruchen könnte.

Eine Aufteilung in beruflich und privat veranlasste Aufwendungen kommt in diesen Überlagerungsfällen nicht in Betracht.

Keine Auswärtstätigkeit liegt vor bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Rz. 112ff., 124ff. ) und bei doppelter Haushaltsführung (Rz. 158ff.); deren Kosten sind regelmäßig nur eingeschränkt absetzbar.

Als Mehraufwendungen kommen in Betracht:

• Mehraufwendungen für Verpflegung (Rz. 252g "Verpflegung, Mehraufwendungen"),
• Fahrtkosten; es handelt sich nicht um Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Rz. 213 "Fahrtkosten"),
• Übernachtungskosten (Rz. 220a ff. "Übernachtungskosten"), die ab Vz 2014 für 48 Monate in voller Höhe und danach bis zu einem Betrag von 1.000 EUR monatlich als Werbungskosten angesetzt werden können (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5a S. 1 und 4 EStG),
• Nebenkosten (Rz. 244 "Reisenebenkosten").

Wird die Auswärtstätigkeit unterbrochen, stellt sich die Frage, ob sie später fortgesetzt wird, oder ob eine neue Auswärtstätigkeit beginnt. Die Frage ist bedeutsam für die 3-Monats-Frist bei Verpflegungsmehraufwendungen. Nur, wenn nach der Unterbrechung eine neue Auswärtstätigkeit beginnt, fängt auch die 3-Monats-Frist neu zu laufen an. Ab Vz 2014 gilt hier eine Vereinfachung. In § 9 Abs. 4a S. 7 EStG wird eine Regelung zur Unterbrechung eingeführt. Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen unterbrochen, führt das zu einem Neubeginn des 3-Monats-Zeitraums. Es ist dabei unerheblich, aus welchem Grund die Tätigkeit unterbrochen wird (Krankheit, Urlaub, Tätigkeit a...