Ein Lkw-Fahrer hat in seinem Fahrzeug und auch nicht am Lkw-Wechselplatz seine erste Tätigkeitsstätte; siehe "Fahrtätigkeit".[1] Der Lkw-Fahrer, der in der Schlafkabine seines Lkw übernachtet, darf die Pauschalen für Übernachtungen bei Auslandsdienstreisen nicht anwenden.[2] Nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5b EStG sind notwendige Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer während seiner auswärtigen beruflichen Tätigkeit auf einem Kfz des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber beauftragten Dritten im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kfz für Kalendertage entstehen, an denen der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 1 und 2 sowie S. 5 zur Nr. 1 und 2 EStG beanspruchen könnte, Werbungskosten. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kfz entstehen, kann im Kj. einheitlich eine Pauschale von 9 EUR (bis 31.12.2023: 8 EUR) für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 1 und 2 sowie S. 5 zur Nr. 1 und 2 EStG beanspruchen könnte.
Alternativ zu diesem Pauschbetrag bzw. liegen Einzelnachweise über die Kosten nicht vor, sind die tatsächlichen Aufwendungen zu schätzen. Dem Lkw-Fahrer, der in der Schlafkabine seines Lkw übernachtet, entstehen Aufwendungen, die bei anderen Arbeitnehmern mit Übernachtung anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit typischerweise in den Übernachtungskosten enthalten sind. Derartige Aufwendungen können als Reisenebenkosten in vereinfachter Weise ermittelt und glaubhaft gemacht werden. Als Reisenebenkosten in diesem Sinne kommen z. B. in Betracht:
- Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten,
- Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine.
Aus Gründen der Vereinfachung lässt es die Finanzverwaltung[3] ausreichen, wenn der Arbeitnehmer die ihm tatsächlich entstandenen und regelmäßig wiederkehrenden Reisenebenkosten für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen durch entsprechende Aufzeichnungen glaubhaft macht. Dabei ist zu beachten, dass bei der Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten nur die tatsächlichen Benutzungsgebühren aufzuzeichnen sind, nicht jedoch die als Wertbons ausgegebenen Beträge.
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