ABC der Werbungskosten / Übernachtungskosten

Literatur: Albert, FR 1999, 1228; Niermann/Plenker, DB 2007, 1885, 1892; Seifert, StuB 2019, 126

Übernachtungskosten nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5a S. 2 EStG sind die tatsächlichen Aufwendungen eines Arbeitnehmers für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Hierunter fallen als Hauptleistung z. B. Kosten für ein Hotelzimmer, ein möbliertes Zimmer oder eine Wohnung und als Nebenleistung z. B. Kurtaxe oder Tourismusförderabgabe. Nutzt der Arbeitnehmer nach § 9 Abs. S. 3 Nr. 5a S. 3 EStG die Unterkunft gemeinsam mit Personen, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen und fallen insoweit höhere Übernachtungskosten an, sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. D.h. die Mehrkosten, die auf Begleitpersonen entfallen, sind nicht abziehbar.^[1] Maßstab sind in solchen Fällen die Aufwendungen für die Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im gleichen Haus/Hotel. In den ersten 48 Monaten wird bei Kosten bis zu 1.000 EUR monatlich davon ausgegangen, dass eine ausschließliche berufliche Veranlassung vorliegt. Nicht als Unterkunftskosten anerkannt werden die Ausgaben für die Wohnung, an der der Stpfl. seinen Lebensmittelpunkt hat, weil er dann keinen beruflich veranlassten Mehraufwand hat. Gleiches gilt, wenn die Wohnung am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung oder Unterkunft des Stpfl. ist.^[2] Zu den weiteren Voraussetzungen und Unterbrechungen vgl. Rz. 220a ff.

Übernachtung gehört zur Lebensführung, ihre Kosten sind daher regelmäßig nicht als Werbungskosten abziehbar. Sie können jedoch Werbungskosten sein, wenn sie aufgrund beruflicher Veranlassung höher sind als üblich. Das ist insbesondere der Fall, wenn der Stpfl. aus beruflicher Veranlassung außerhalb seiner üblichen Wohnung, also etwa in einem Hotel, übernachten muss und daher Kosten entstehen, die bei Übernachtung in der eigenen Wohnung nicht entstanden wären.

Übernachtungskosten als Werbungskosten kommen bei Auswärtstätigkeit (Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit) in Betracht. Übernachtungskosten kommen auch als Werbungskosten in Betracht, wenn der Stpfl. aus dienstlichen Gründen gelegentlich am Ort seiner ersten Tätigkeitsstätte übernachtet (und daher keine Dienstreise vorliegt), weil er an diesem Ort keine Wohnung unterhält.^[3]

Die Unterbringungskosten sind nachzuweisen oder glaubhaft zu machen; allein die Tatsache, dass der Arbeitgeber einen Teil der Übernachtungskosten erstattet hat, genügt nicht als Nachweis, dass Übernachtungskosten angefallen sind.^[4] Der Nachweis kann regelmäßig durch eine Hotelrechnung o. Ä. geführt werden.

Kosten des Frühstücks oder sonstige Verpflegungskosten gehören nicht zu den Unterbringungskosten, auch wenn sie in der Rechnung nicht getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen werden; sie gehören zu den Verpflegungsaufwendungen. Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug tageweise gekürzt, und zwar um 20 % für ein Frühstück und um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Diese typisierende, pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 EUR vorzunehmen.^[5] Die Verpflegungspauschalen sind auch dann zu kürzen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Mahlzeiten zur Verfügung stellt, diese vom Arbeitnehmer aber nicht eingenommen werden.^[6]

Sind die Verpflegungskosten in der Rechnung über die Übernachtung nicht gesondert ausgewiesen, kann der Gesamtpreis zur Ermittlung der reinen Übernachtungskosten gekürzt werden. Zu den Verpflegungsmehraufwendungen und der Rechtslage ab Vz 2014 (2-stufige Staffelung) vgl. Rz. 252g ff.

Die Höhe der Übernachtungskosten kann geschätzt werden, wenn ihre Entstehung dem Grunde nach nachgewiesen ist.^[7] Pauschbeträge für Übernachtung im Inland bestehen nicht. Für Übernachtungen im Ausland werden Pauschbeträge vom BMF, gestaffelt nach Ländern, veröffentlicht.^[8] Sie gelten allein für die Erstattung seitens des Arbeitgebers. Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.^[9]

[1] BFH v. 3.7.2018, VI R 55/16, BFH/NV 2018, 1145: Wird der Arbeitnehmer bei seiner Auswärtstätigkeit von Familienangehörigen begleitet, sind Aufwendungen für Übernachtungen nur anteilig als Werbungskosten nach § 9 Abs. 1 S. 1 EStG zu berücksichtigen.

[2] R 9.7 Abs. 1 S. 2 LStR 2023.

[3] BFH v. 5.8.2004, VI R 40/03, BFH/NV 2004, 1593.

[4] Thüringer FG v. 20.2.1997, II 186/96, EFG 1997, 1524.

[5] BMF v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011:006, BStBl I 2020, 1228.

[6] BFH v. 7.7.2020, VI R 16/18, BFH/NV 2021, 68.

[7] BFH v. 17.7.1980, IV R 140/77, BStBl II 1981, 14 für Betriebsausgaben.

[8] BMF v. 3.12.2020, IV C 5 – S 2353/19/10010:002, BStBl I 2020, 1256, für Übernachtungen ab 1.1.2021 bis 31.12.2022; BMF v. 23.11.2022, IV C 5 . S 2353/1910010:004, BSt...