Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Das Toolset / 2.1 Projektidee, -antrag, -freigabe

Grundlage eines jeden Projekts ist es, in einer Vorphase die Projektidee konkret zu formulieren, um den Projektantrag zu stellen, der vom Kompetenzträger im Unternehmen freigegeben wird.

In dieser Phase sind die folgenden Aspekte von Bedeutung:

• Projektidee,
• Machbarkeits- und Risikoanalyse,
• Sponsoring,
• Grobplanung mit Ziel/Budget/Zeit,
• formeller Projektantrag zur Vorlage bei der Geschäftsführung,
• Freigabe bzw. Freigabe unter Auflagen.

Der gestellte Projektantrag ist eine wichtige Grundlage und dessen Genehmigung durch den Kompetenzträger bzw. die Geschäftsführung entscheidet über den Start des Projekts. Die Geschäftsführung ist gleichzeitig ein für das Projektcontrolling wichtiger Stakeholder. Das Projektcontrolling liefert mit zahlreichen Informationen, Kennzahlen, KPIs (Key Performance Indicators) und KRIs (Key Risk Indicators) eine wichtige Basis für die Entscheidungen des Managements. Daher ist es – gerade zu Beginn des Projekts – wichtig, die Kunden und Nutzer, den Stakeholder bzw. die Geschäftsführung gut zu kennen, insbesondere im Hinblick auf deren konkrete Bedürfnisse. Dazu bietet sich die Methode "Persona/User-Profil" an, die in den folgenden Punkten weiter beschrieben wird.

2.1.1 Design-Thinking-Tool: Persona/User-Profil – Tool-Beschreibung

Eine Persona oder das Kundenprofil stellt einen fiktiven oder auch real existierenden Charakter dar, der erstellt wird, um einen Nutzer- oder Kundentyp zu repräsentieren. Die Persona/das User-Profil helfen, ein neues Produkt, eine Dienstleistung, die Lösung oder das Geschäftsmodell im Kontext der jeweiligen Bedürfnisse und der zu erfüllenden Aufgaben zu entwickeln. Dies können im Projektkontext sein:

• die Empfänger der Projektidee,
• die Sponsoren,
• die Entscheider für die Genehmigung des Projektbudgets,
• Project Owner,
• Projektleiter,
• Geschäftsführung.

Für jedes User-Profil ist ein separates Template zu erstellen.

In Abb. 2 ist beispielhaft das Template mit dem User-Profil des Entscheiders für die Genehmigung des Projekts wiedergegeben, was in vielen Fällen die Geschäftsführung ist. Diese Darstellung hilft dem Projektteam, ein gemeinsames Bild über den Nutzer/Kunden/die Geschäftsführung und deren Ziele, Wünsche und Bedürfnisse zu erhalten. Die Persona kann freestyle in Lebensgröße erstellt oder das in Abb. 2 dargestellte Template des User-Profils benutzt werden.^[1]

Abb. 2: Tool Persona/User-Profil beim Projektantrag^[2]

[1] Lewrick et al., 2019.

[2] In Anlehnung an: www.dt-toolbook.com/persona.

2.1.2 Der Ablauf (Nummerierung vgl. Template)

Im ersten Schritt wird die Persona beschrieben, z. B. der Projektentscheider oder der Sponsor des Projekts. In unserem Beispiel existiert diese Person, der Projektentscheider, real – alternativ können z. B. auch fiktive Stakeholder dargestellt werden.

Anschließend werden die Aufgaben dargestellt, die z. B. für die Genehmigung des Projektantrags umzusetzen sind.

Im dritten Schritt werden die Anwendungsfälle im Kontext der Problemstellung (Wo? Was? Wie?) erfasst, z. B. die in der Vergangenheit zu Projektgenehmigungen führten und was daraus für den konkreten Projektantrag hilfreich sein kann.

In den Schritten 4-5 sind die Pains und Gains sowie die wesentlichen Beeinflusser und die Trends im Unternehmen darzustellen.

Schritt 6: Ein Foto oder eine Skizze helfen, sich den Projektentscheider konkret – in seinem täglichen Doing – für den konkreten praktischen Bezug vorzustellen.

Abschließend werden in den Schritten 7-8 die Beeinflusser sowie die Trends dargestellt.

2.1.3 Die Ergebnisse am Ende der Phase

Mit diesem Tool sind in einer Übersicht alle Kriterien um den Entscheiders für das Projekt zusammengetragen, woraus z. B. Beweggründe, konkrete Parallelen, Pains und Gains der Projektentscheidung sowie Trends im Unternehmen und bei der Konkurrenz abgeleitet werden. Ziel ist, die Bedürfnisse des Projektentscheiders, des Project Owners, des Projektleiters sowie der Geschäftsführung mit diesem Template genau zu erarbeiten, um im weiteren Projektverlauf z. B. die Reports und das Maßnahmenmanagement genau darauf auszurichten.