Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Das Toolset / 2.3 Projektinitialisierung

Die Ziele und Aufgaben der Projektinitialisierung sind vielfältig und können im Wesentlichen auf die folgenden Themen fokussiert werden:

• Prüfen des Projektauftrags (inkl. Vollständigkeit, Schnittstellen und Abgrenzung)
• Differenzierung der Zielsetzung nach Muss- und Wunschzielen (bzw. optionalen Zielen)
• Formulierung der Ziele nach dem SMART-Ansatz, d. h. spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert
• Erarbeitung von Restriktionen, was ist "in scope" und was ist "out of scope"
• Bestimmung der Projektorganisation auf Basis von Budget, Ressourcen, Terminen und Projektgenehmigung
• Erarbeitung des Informationsmanagements als Basis für die Berichterstattung durch Projektcontrolling
• Erarbeitung des Stakeholder-Managementkonzepts, d. h. wie erfolgt die Integration welcher Stakeholder des Projekts
• Integration der Chancen und Risiken in den Meilensteinplan und Quantifizierung dieser
• Gemeinsamer Kick-off und Teambildung
• Erstellung eines Meilensteinplans, der dann als Basis für das weitere Projekt sowie die Projektberichterstattung durch das Projektcontrolling dient und ggf. agil angepasst werden kann

Gerade der Meilensteinplan zieht sich durch das gesamte Projekt und sollte gemeinsam im Team erarbeitet werden, um die nötige Akzeptanz der Beteiligten zu erhalten. Im weiteren Projektverlauf ist es von Bedeutung, auf Veränderungen zu reagieren, Veränderungen zu adaptieren und ggf. den Plan agil anzupassen. Dazu bietet sich das Tool Define Success an, bei dem mit unterschiedlichen Fragestellungen im Team Antworten gefunden und diese mit unterschiedlichen Verfahren bewertet werden, um daraus einen Meilensteinplan zu generieren.

2.3.1 Design-Thinking-Tool: Define Success – Tool-Beschreibung

Define Success hilft, die Ergebnisse des Projektes ganzheitlich zu erfassen und definiert Meilensteine für die Lösung des Problems und für die spätere Umsetzung. Das Tool unterstützt die Abstimmung im Team, was Erfolg heißt und wie dieser erzielt werden soll. Es stellt auch sicher, dass Anforderungen der Organisation, des Projektmanagements und der Geschäftsführung an das Projekt verstanden sind. In kritischen Situationen unterstützt es die Priorisierung von Optionen auch während des gesamten Projekts.

Abb. 4: Tool Define Success bei der Projektinitialisierung^[1]

[1] In Anlehnung an www.dt-toolbook.com/define-success.

2.3.2 Der Ablauf (Nummerierung vgl. Template)

1.-4. Jedes Projektmitglied hat die Möglichkeit, seine Gedanken und Vorstellungen, was Projekterfolg bedeutet, zu teilen. Das Projektcontrolling kann eine Liste von relevanten Fragen vorbereiten, z. B. was interner und externer Erfolg im Allgemeinen bedeuten könnte, um so sicherzustellen, dass eine 360°-Vision entsteht. Weitere Möglichkeiten sind typische "Warum-Fragen", die Simon Sineks These "Frage immer erst WARUM" in den Fokus stellen.^[1] Denn mit mehreren Warum-Fragen kommt das Projektteam dem Kern des Problems schnell näher. Weitere Möglichkeiten auf der Basis der Warum-Fragen sind die offenen 6-W-Fragen: Was?, Wie?, Wer?, Mit wem?, Wo? und Wann?. Alle Projektmitglieder und Stakeholder können die Antworten zu den Fragen aufschreiben.

5. Diese werden im Anschluss diskutiert und verfeinert. Danach werden die relevanten Faktoren, z. B. mit einer Skalenbewertung oder Dot Voting bestimmt.

6.-7. Die Ergebnisse aus den Punkten 1-5 werden zusammengefasst, es werden Verantwortlichkeiten dargestellt und Termine vereinbart. Auf dieser Basis wird der Meilensteinplan aggregiert, der dann die Basis für den weiteren Projektverlauf ist. Das Projektcontrolling soll dabei sicherstellen, dass alle wichtigen Teilnehmer und Entscheidungsträger ihre Ideen integriert haben und das Team in einen Flow kommt.

[1] Sinek, 2009.

2.3.3 Die Ergebnisse am Ende der Phase

Am Ende der Phase wurde auf Basis der genauen Problemanalyse, der Darstellung der wesentlichen To dos der konkrete Meilensteinplan mit den Projektbeteiligten erarbeitet. Ggf. sind hierfür mehrere Iterationen sinnvoll. Dieser soll dann eine wichtige Grundlage für den weiteren Projektverlauf sein.