Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Das Toolset / 2.5 Projektdurchführung und Roll-Out

Die wesentlichen Ziele und Aufgaben der Projektdurchführung liegen in den folgenden Punkten:

• Beauftragen, Verfolgen und Abnehmen von Arbeitspaketen
• Überwachung von Kosten, Meilensteinen, Terminen und Zielerreichung
• Management von Konflikten und Problemen
• Fortschreiben der Personaleinsatzplanung sowie der Sach- und Finanzmittelplanung
• Setzung der richtigen Prioritäten
• Führen des Projektteams
• Teilnahme an Statusmeetings
• Motivation des Projektteams und Herstellung einer positiven Arbeitsatmosphäre
• Erkennen und Begrenzen von Risiken
• Durchführen der Qualitätssicherung
• Dokumentieren des Projektverlaufs inkl. Aktualisierung des Projektplans und Dokumentation von Fortschritten

Design Thinking ergänzt sehr gut analytische und systematische Ansätze, welche oft auch im Projektmanagement und im Projektcontrolling überwiegen. Gerade in der Kombination mit analytischen Methoden kommt der Nutzen von Design Thinking noch besser zum Tragen. Viele analytischen Ansätze benutzen einen Problemlösungszyklus ähnlich wie er im Systems Engineering beschrieben ist.^[1] Bei näherer Betrachtung erkennt man, dass beide Ansätze ähnlich sind. Beide folgen dem Double-Diamond-Modell und wechseln zwischen divergentem und konvergentem Denken (vgl. Abb. 6).

Im analytischen Problemlösungszyklus wird zuerst die Situation im Detail analysiert, oft in Form einer Stärken-Schwächen-Chancen-Gefahren-Analyse (SWOT-Analyse) zusammengefasst und daraus die Entscheidungskriterien für die Lösungsbeurteilung abgeleitet. Danach folgt die Lösungsfindung und -evaluation im zweiten Diamanten. In der folgenden Abbildung werden diese beiden Problemlösungszyklen, der analytische und intuitive Problemlösungszyklus (Ratio, Logik sowie Intuition, Emotion), einander gegenübergestellt. Idealerweise werden in jedem Projekt beide Problemlösungszyklen verwendet – in Abhängigkeit von der Situation, des Teams und der Fragestellung, wird der intuitive oder analytische Weg bevorzugt.

Für das Projektcontrolling kann es hilfreich sein, das Projektteam zu motivieren oder aufzufordern, den Denkmodus zu wechseln – insbesondere bei den entscheidenden Punkten oder bei hoher Unsicherheit, sollte der Denkmodus gewechselt werden.

Abb. 6: Verknüpfung der rechten und linken Gehirnhälfte^[2]

Jedes Projekt kann mit einer Reise verglichen werden, die mit einer Idee startet, durchgeführt wird und mit einer Rückschau, was gut bzw. weniger gut gelaufen ist, endet. Das Tool der Custumer Journey im Projektmanagement und -controlling eignet sich sehr gut, um

• im Rahmen der Umsetzung der einzelnen Meilensteine die Betroffenen bei der Reise mitzunehmen,
• den Blick auf die Stakeholder und insbesondere den Kunden des Projekts und des Projektcontrollings sowie auf dessen Bedürfnisse zu schärfen,
• aus Pains und Gains im Rahmen der Projektdurchführung zu lernen,
• die Wirksamkeit der Maßnahmen zu hinterfragen und sicherzustellen,
• die Einflussfaktoren sowie die Wettbewerber zu berücksichtigen,
• die finanziellen Auswirkungen, die KPIs, die KRIs, das Budget, die weiteren Kennzahlen sowie Frühindikatoren im Blick zu haben, zu steuern und Maßnahmen daraus abzuleiten.

[1] Vgl. Haberfellner et al., 2018.

[2] Quelle: Lewrick et al., 2018.

2.5.1 Design-Thinking-Tool: Customer Journey Map – Tool-Beschreibung

Eine Customer Journey Map ermöglicht, auf strukturierte Weise Empathie zum Stakeholder aufzubauen. Seine Handlungen, Gedanken, Emotionen und Gefühle, die in einer Interaktion entstehen, werden zusammengefasst. Die Map ist auf den Menschen und seine Bedürfnisse fokussiert und folgt dem zeitlichen Ablauf. So werden auch Aktionen betrachtet, die vor oder nach der eigentlichen Nutzung des Produktes oder der Dienstleistung stehen (z. B. Information über Produkte, Bestell- und Installationsprozess, Wartung, Entsorgung von Produkten).

Die Customer Journey Map fördert das gemeinsame Verständnis im Projektteam über die Erfahrungen von Kunden/Nutzern/Projektmanagement/Geschäftsführung mit einem Unternehmen, Produkt oder einer Dienstleistung. Sie erzeugt ein gutes Verständnis über alle Touchpoints und zeigt, wo Problempunkte und Lücken existieren, die das Kunden-/Projekterlebnis beeinträchtigen.

Abb. 7: Tool Customer Journey in der Projektdurchführung^[1]

[1] In Anlehnung an: www.dt-toolbook.com/journey-map.

2.5.2 Der Ablauf (Nummerierung vgl. Template)

1.-2. Für das Projekt und für die Stakeholder des Projekts, werden die Anwendungsszenarien aufgenommen und die typische Customer Journey für das Projekt aufgenommen.

3.-6. Es wird untersucht, welche einzelnen Teilschritte bei der Umsetzung der einzelnen Meilensteine durchlaufen werden und definiert, was VOR, WÄHREND und NACH dem eigentlichen Projekt bzw. dem einzelnen Meilenstein passiert. Die einzelnen Aktionen werden aufgelistet und die dazugehörige Emotionskurve (positiv, neutral und negativ) aufgezeichnet.

7.-8. Das Ergebnis zeigt sehr gut, wo Ansatzpunkte und Möglichkeiten der Optimierung im laufenden Projekt liegen. Für diese werden mögliche Maßnahmen, die jeweiligen Verantwortlichen definiert, die Stärken und Schwächen der Wettbewerber analysiert, die Verantwortung dargestellt und die finanzielle...