Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Das Toolset / 2.6 Projektreflexion

Die Ziele und Aufgaben der Projektreflexion (Projektreview) sind vielfältig und können beispielhaft mit den folgenden Punkten zusammengefasst werden:

• Nachbetrachtung eines abgeschlossenen Projekts oder einer abgeschlossenen Projektphase, um aus den gewonnenen Erfahrungen für zukünftige Projekte zu lernen.
• Das Review befasst sich dabei mit den Stärken und den positiven Aspekten des Projekts ebenso wie mit den Schwächen und den negativen Aspekten.
• Die Erreichung der Ziele und der Bedingungen werden hinterfragt.

• Folgende Fragestellungen stehen im Mittelpunkt:

  • Was kann für die Zukunft gelernt werden?
  • Was war gut aus Sicht der Projektmitarbeiter, des Auftraggebers und der verschiedenen Stakeholder?
  • Was kann optimiert bzw. besser gemacht werden?
  • Wie war die Kommunikation, wie verliefen die Meetings? Wie wurde mit Meinungsverschiedenheiten umgegangen?
  • Wie war die Rollenbesetzung?
  • War die Verteilung der Aufgaben und Kompetenzen sinnvoll?
  • Wie war die menschliche und fachliche Zusammenarbeit?
  • Wurden die richtigen Instrumente/Methoden eingesetzt?
• Projektreviews sollten eine Effizienzsteigerung bewirken, ähnliche Projekte zukünftig noch schneller, kostengünstiger und/oder mit besseren Ergebnissen zu realisieren.
• Die Ziele des Multiprojektmanagements, z. B. die Steigerung der Effektivität, die richtige Priorisierung und Auswahl von Projekten, werden reflektiert.
• Das Review bringt mehr Klarheit über Vorgehensweisen, Organisation, Planung, Aufgaben und Ziele sowie die Identifikation methodischer Schwächen.
• Das Stakeholder-Management sowie die Zusammenarbeit mit Auftraggebern, Partnern, Kunden wird optimiert.
• Die Projektreflexion sollte mit den Beteiligten im Workshop-Charakter umgesetzt werden.
• Es sollte eine sehr positive Grundstimmung vorliegen, die geprägt ist von Wertschätzung, Vertrauen und Respekt.
• Die Good Practices sollten für die Zukunft bewahrt werden (auch die Worst Practices sollten erarbeitet und kommuniziert werden, um daraus Learnings für folgenden Projekte und für das Unternehmen abzuleiten).

Das Tool Retrospective Sailboat nimmt mit der Bildsprache einen Segeltörn auf, bei dem es Rückenwind aber auch hemmende Einflussfaktoren gab. Mit dem Tool gelingt es im Projektteam sehr gut, die Projektreflexion umzusetzen, die nach dem Abarbeiten der Meilensteine, einzelner Projektphasen und am Ende des Projekts erfolgen sollte.

2.6.1 Design-Thinking-Tool: Retrospective Sailboat – Tool-Beschreibung

Retrospektiven werden häufig in der SCRUM-Methodologie im Rahmen der Reflexion eines Sprints angewandt. "Retrospetive" heißt zurückzuschauen und zu sehen, was gut lief und was verbesserungsfähig ist, welche Faktoren veränderbar sind und welche zu akzeptieren sind. Es empfiehlt sich, regelmäßig während des Projektes oder nach jedem wichtigeren Meilenstein solche Retrospektiven zu machen und nicht erst am Ende des Projektes.

Retrospektiven fördern die Lern- und Fehlerkultur und geben dem Team die Chance, sich und die Zusammenarbeit kontinuierlich auf eine wertschätzende und strukturierte Art und Weise zu verbessern. Das fördert die positive Stimmung im Projektteam, da alle Teammitglieder gehört werden und sich einbringen können. Weiterhin wird das Mindset von selbstorganisierten Teams positiv unterstützt.

Oftmals werden solche Retrospektiven durch das Projektteam ausgelassen, um Zeit zu sparen. Hier kann das Projektcontrolling einen wichtigen Beitrag leisten, damit dies nicht geschieht. Ein einfaches Tool ist die Sailboat Retrospective mit ihren vier Quadranten. Die Quadranten stehen für beschleunigende und hemmende Faktoren, Umfeldfaktoren und das Projektziel. Diese werden auch auf Basis der Kennzahlen, des Ampelsystems (wann ist eine Ampel auf "rot" umgesprungen und wie hätte es verhindert werden können?) reflektiert. Aus diesen Quadranten werden Maßnahmen und Verantwortungsbereiche für die Umsetzung abgeleitet.

Abb. 8: Tool Retrospective Sailboat in der Projektreflexion^[1]

[1] In Anlehnung an: www.dt-toolbook.com/retrospective.

2.6.2 Der Ablauf (Nummerierung vgl. Template)

1.-4. Im ersten Schritt werden die Informationen zu den Teilprojekten, deren aktueller Stand und Status gesammelt sowie das Budget auf Post-ist gesammelt.

5. Das Projektteam und jeder Einzelne reflektiert den Meilenstein bzw. das Projekt anhand von Fragestellungen:

• Welches Projektziel, welche Meilensteine, welche Kennziffern sollten erreicht werden? Folgen wir noch der gemeinsamen Vision und Ziel (INSEL)?
• Was war gut? Welche Faktoren beschleunigten Das Projekt? Was gab Auftrieb (WIND)?
• Was ist weniger gut gelaufen? Welche Faktoren haben einen hemmenden Charakter? Was hat gebremst (ANKER)?
• Welche Gefahren und Risiken gab es bzw. gibt es in der Zukunft (KLIPPEN)?
• Wie ist der Trend insgesamt beim Projekt und sind wir noch innerhalb des Budgets? Wie ist die Ampelschaltung bei welchen Teilprojekten? Ist eine Ampel auf gelb oder rot umgesprungen und wenn ja, warum? Wie hätte es verhindert werden können? Gab es Frühindikatoren dafür?

Im nächsten Schritt werden die Post-ist zusammengetragen und in die entsprechenden Felder des Sailboat-Templates geklebt.

6. Danach werden die Erkenntnis...