Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Kerneleme ... / 1 Design Thinking als Game Changer im Projektcontrolling?

1.1 Projekt und Projektcontrolling

Ein Projekt ist ein einmaliges, bereichsübergreifendes, zeitlich begrenztes, zielgerichtetes und interdisziplinäres Vorhaben, welches so wichtig, kritisch und dringend ist, dass es nicht in der bestehenden Linienorganisation bearbeitet werden kann, sondern besondere organisatorische Vorkehrungen erfordert.^[1]

Das Projektcontrolling gestaltet grundlegende Strukturen und Prozesse, die für eine effiziente Projektabwicklung erforderlich sind (strategisches Projektcontrolling). Das Projektcontrolling begleitet die Projektabwicklung und Projektleiter vom Projektanfang bis zum Projektabschluss und hilft, die Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements in termin-, kapazitäts- und kostenmäßiger Hinsicht wahrzunehmen.^[2] Zusätzlich wird mit dem Multiprojektcontrolling die Verbindung zum Unternehmenscontrolling sichergestellt.^[3] Das Projektcontrolling ist dabei Bindeglied zwischen dem allgemeinen Unternehmenscontrolling und dem Projektmanagement sowie häufig zwischen Projektmanagement und Geschäftsführung. Das Projektcontrolling unterstützt den Projektleiter beim Erreichen der Projektziele.^[4] In Projekten besteht in der Praxis häufig ein sehr hoher Umsetzungsdruck. Projektcontrolling übernimmt operative und strategische Aufgaben.

Zu den strategischen Aufgaben des Projektcontrollings gehören:

• Multiprojektmanagement;
• Bewertung der Projektattraktivität und Projektpriorisierung;
• Analyse der Abhängigkeiten und der Ressourcenverfügbarkeit und Ressourcenkoordination;
• Konsolidierung der Ergebnis-, Finanz- und Risikoinformationen der Einzelprojekte;
• Bereitstellung von Informationen;
• Bereitstellung von geeigneten Instrumenten und Tools.

Zudem ist das Projektcontrolling eine Führungsfunktion, die mit einer feed-forward-orientierten Steuerung gleichgesetzt wird.

Die Hauptaufgaben des operativen Projektcontrollings sind:

• Projektplanung: Mitwirken und beraten bei der Planung, Formulierung der Ziele und Analysieren der internen und externen Faktoren;
• Projektüberwachung und -steuerung inkl. Analyse der Abweichungen und deren Ursachen und Definition Korrekturmaßnahmen;
• Projektreporting/Statusreports;
• Koordination mit dem strategischen Projektcontrolling.

Die einzelnen Elemente, die im Projekt betrachtet und bearbeitet werden müssen, sind stark vernetzt und beeinflussen sich gegenseitig. Sie verändern sich und sind also dynamisch und volatil. Es braucht daher viel unterschiedliches Wissen und ein interdisziplinäres Team, um die Anforderungen an Projekte zu lösen. Um diese Komplexität zu verstehen und mit der inhärenten Ungewissheit umzugehen, kann das Design Thinking Mindset helfen.

Da vielfach nicht alle Ziele in der gewünschten Zeit erreichbar sind, ist eine Aufteilung in Muss- und Wunschziele empfehlenswert. Es ist wichtig, dass die Ziele von allen Beteiligten (Stakeholder und Projektmitglieder) verstanden und akzeptiert werden. Das sicherzustellen ist eine Hauptaufgabe des Projektcontrollings.

In Abb. 1 ist ein Metamodell der Einbettung von Projektcontrolling dargestellt. Das Projektcontrolling ist dabei das Bindeglied zwischen Projektportfoliomanagement, Unternehmensführung und Auftraggeber mit der eigentlichen Projektumsetzung.

Abb. 1: Der Projektcontrolling-Kreislauf^[5]

[1] Kuster, 2019.

[2] Ossadnik, 2009, S. 516–517.

[3] Fiedler, 2016, S. 11.

[4] Schreckeneder, 2010, S. 50; Weissmann, 2005, S. 153.

[5] Quelle: Eigene Darstellung.

1.2 Projektresilienz und Design Thinking

Viele Projekte zeichnen sich heutzutage durch eine hohe Neuartigkeit aus und befassen sich zunehmend mit Herausforderungen in einer VUCA-Welt. VUCA ist ein Akronym, das sich aus den vier Begriffen Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität zusammensetzt. Die Folge daraus ist, dass die Einflüsse, die auf die Projekte wirken, sehr stark gestiegen sind.

Diesen äußeren Einflüssen gegenüber müssen Projekte widerstandsfähig sein – das bedeutet, dass eine Resilienz aufgebaut werden muss. Resilienz in diesem Zusammenhang ist die systemische Widerstandsfähigkeit von Projekten gegenüber Störungen und Krisen. Gerade in VUCA-Projekten muss mit solchen unvorhersehbaren Störungen gerechnet werden. Resilienz ist keine Eigenschaft, die Menschen oder Teams haben oder nicht haben. Es sind vielmehr Verhaltensweisen, die erlernt und genutzt werden können.

Resilienz und Design Thinking sind eng miteinander verbunden. Resilienz im Projekt kann mit Design Thinking aufgebaut werden, indem die größten Risiken frühzeitig erkannt und Maßnahmen entwickelt werden, die Erfolge im Team gefeiert und der Teamzusammenhalt gefördert wird. So erhöht sich die Akzeptanz für Resilienzmaßnahmen im Unternehmen und das Projektergebnis wird verbessert. Daher ist es auch Aufgabe im Projektcontrolling die Resilienz, die Kreativität und Teambildung zu fördern, um die Projektziele "SMART" zu erreichen. Das Akronym "SMART" wird nach Peter Drucker zugeführt auf die Anforderungen an Projektziele, die spezifisch, messbar, aktivierend, realistisch und terminiert sein müssen.

Projektcontroller haben ihre Kernkompetenz häufig in analytischen Denkmustern, was...