Analytics mit SAP S/4HANA: Neue Analysewerkzeuge im Fina ... / 3 Universal Journal

Zentrale Einzelpostentabelle für internes und externes Rechnungswesen

Bisher wurden die Anwendungen des Rechnungswesens in Form eines hierarchischen Datenbankmodells programmiert. Zur Steigerung der Performance wurden bei jeder Buchung nicht nur Einzelposten gespeichert, sondern auch Indextabellen und Summensätze fortgeschrieben (s. Abb. 4).

Abb. 4: Alte Tabellenstruktur in SAP ERP

Die Leistungsfähigkeit von HANA ermöglicht, das Datenmodell stark zu vereinfachen, auf Index- und Summensatztabellen zu verzichten und das Universal Journal als neue, zentrale Einzelpostentabellen einzuführen (s. Abb. 5).

Abb. 5: Neue Tabellenstruktur in SAP S/4HANA

Alle Istbuchungen des externen und internen Rechnungswesens mit allen relevanten Informationen der Softwarekomponenten Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling und Material Ledger werden in diesem Universal Journal gespeichert (s. Abb. 6).

Abb. 6: Aufbau des Universal Journal

Das Universal Journal umfasst mehr als 300 Standardfelder. Zusätzlich können beliebige, kundenspezifische Felder hinzugefügt sowie alle Merkmale der buchhalterischen Ergebnisrechnung aufgenommen werden.

Das interne und externe Rechnungswesen wachsen unter S/4HANA eng zusammen. Jede Kostenart, auch jede sekundäre Kostenart, ist jetzt ein FI-Konto. Jede CO-Buchung erzeugt einen FI-Beleg und einen Eintrag im Universal Journal. Das gewährleistet die Echtzeitintegration zwischen Controlling und Finanzwesen.

Abstimmung wird überflüssig

Wenn nun alles in einer Tabelle gespeichert wird, gibt es natürlich keine Abstimmprobleme zwischen den Anwendungskomponenten mehr und das Abstimmledger sowie diverse Abstimmprogramme sind somit obsolet. Das vereinfacht den Monatsabschluss und schafft die Grundlage für ein Realtime-Business, bei dem Auswertungen auf Basis von Echtzeitdaten stattfinden und viele Batchprogramme am Monatsende wie z. B. die periodischen Bestandsbuchungen in der Anlagenbuchhaltung entfallen.

Das Universal Journal stellt jetzt die einzige Quelle der Wahrheit (single source of truth) für Finanzwesen und Controlling dar.

Infos werden "on the fly" geliefert

Die für die jeweilige Fragestellung relevanten Informationen des internen bzw. externen Rechnungswesens werden dann aus dem Universal Journal in Echtzeit, mit hoher Performance und praktisch "on the fly" wunschgemäß selektiert, verarbeitet und entscheidungsrelevant zusammengesetzt.

Durch Verwendung von Kompatibilitätssichten funktionieren die bisherigen Standardprogramme und Berichte unverändert weiterhin. Buchhalter können die Bilanz- und GuV und Controller ihren Kostenstellenbericht wie bisher aufrufen (s. Abb. 7).

Obwohl die bestehenden Berichte weiter verwendet werden können, wird der Buchhalter und Controller zukünftig auf die neuen Möglichkeiten des Embedded Analytics setzen.

Abb. 7: Kompatibilitätssichten

Kundenspezifische Programme, die auf die neuen Kompatibilitätssichten nur lesend zugreifen, lassen sich in gewohnter Weise verwenden.