Dipl.-Finanzwirt (FH) Willi Dittmann
Rz. 676
[Aufwendungen für Arbeitsmittel → Zeilen 42, 43]
Arbeitsmittel (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG) sind alle Wirtschaftsgüter, die der Arbeitnehmer unmittelbar zur Erledigung seiner beruflichen Aufgaben benötigt. Handelt es sich um Gegenstände, die bereits objektiv nahezu ausschließlich beruflichen Zwecken dienen, z. B. Werkzeug, liegt stets ein Arbeitsmittel vor. Bei Gegenständen, die auch privat genutzt werden können, kommt es entscheidend auf die tatsächliche bzw. beabsichtigte berufliche Verwendung an. Ist die private Nutzung von völlig untergeordneter Bedeutung, sind die Kosten in voller Höhe Werbungskosten. Bei einer gemischten Nutzung z. B. eines Computers sind die Kosten grds. ggf. im Wege der Schätzung aufzuteilen (→ Tz 647).
Ein Kostenabzug ist nicht möglich, wenn es sich um Aufwendungen handelt, die unter die allgemeinen privaten Lebenshaltungskosten fallen (z. B. bürgerliche Kleidung) oder für die kein Aufteilungsmaßstab vorhanden ist (z. B. Brille).
Arbeitsmittel-Pauschale
Die Finanzverwaltung akzeptiert ohne weiteren Nachweis für Arbeitsmittel Kosten bis zu 110 EUR jährlich, wenn die gekauften Gegenstände in der Steuererklärung aufgeführt sind.
Rz. 677
Abzugszeitpunkt/Absetzung für Abnutzung
Der Kostenabzug erfolgt grds. im Jahr der Zahlung (§ 11 EStG).
Bei Arbeitsmitteln, deren Nutzungsdauer sich über ein Jahr erstreckt, können die AK ab dem Jahr der Anschaffung jedoch nur auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt über die Absetzung für Abnutzung (AfA) berücksichtigt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG). Für Arbeitsmittel gilt die AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (BMF, Schreiben v. 14.12.2001, IV D 2 – S 1551 – 497/01, BStBl 2011 I S. 861). Danach beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer z. B. für Computer und die dazu gehörenden Peripheriegeräte wie Drucker, Monitor drei Jahre, für Diktiergeräte acht Jahre, Fotokopiergeräte fünf Jahre, Faxgeräte sechs Jahre, Aktenvernichter acht Jahre und Büromöbel 13 Jahre. Im Jahr der Anschaffung wird die AfA ab dem Anschaffungsmonat zeitanteilig berechnet (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG).
Arbeitsmittel, die selbstständig nutzbar sind und deren Kaufpreis ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) nicht mehr als 800 EUR betragen hat, können als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in voller Höhe (einschließlich Umsatzsteuer) im Jahr der Anschaffung (Lieferung) abgezogen werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 Satz 2 i. V. m. § 6 Abs. 2 EStG). Es ist jedoch auch der Abzug über die AfA möglich.
Lehrer kauft Schreibtisch und Stuhl für Arbeitszimmer
Ein Lehrer kauft sich am 20.12.2021 für sein häusliches Arbeitszimmer zur ausschließlich beruflichen Nutzung einen Schreibtisch für 1.000 EUR + 160 EUR Umsatzsteuer, einen Schreibtischstuhl für 800 EUR + 128 EUR Umsatzsteuer und einen Papierkorb für 30 EUR + 4,80 EUR Umsatzsteuer auf Rechnung. Er zahlt den gesamten Rechnungsbetrag im Januar 2022.
Für den Papierkorb ist keine amtliche Nutzungsdauer festgelegt. Deshalb sind die Kosten (34,80 EUR) im Jahr der Zahlung (2022) als WK abzugsfähig.
Der Schreibtischstuhl kostet ohne Umsatzsteuer nicht über 800 EUR. Damit handelt es sich um ein GWG, dessen AK von 928 EUR in voller Höhe im Anschaffungsjahr 2021 abzugsfähig sind. Alternativ ist auch ein über die AfA verteilter Kostenabzug ab 2021 möglich.
Die AK des Schreibtisches müssen zwingend über die AfA berücksichtigt werden. Der AfA-Betrag für 2021 ermittelt sich bei einer amtlichen Nutzungsdauer von 13 Jahren wie folgt:
Kosten 1.160 EUR: 13 Jahre, davon für Dezember (Kaufmonat) 1/12, ergibt 7 EUR. Ab 2022 beträgt die AfA jährlich 90 EUR.
Wurde das Wirtschaftsgut innerhalb der Nutzungsdauer zuerst privat und später beruflich genutzt (Umwidmung), ist die auf den beruflich genutzten Zeitraum entfallende AfA abzugsfähig. Beträgt der Wert im Zeitpunkt der Umwidmung nicht mehr als 800 EUR, kann der Wert in voller Höhe abgesetzt werden (GWG).
Privat angeschaffte Gegenstände werden später beruflich genutzt
Ein Lehrer nutzt einen im Januar 2016 gekauften und seitdem privat genutzten Schreibtisch (AK mit Umsatzsteuer 650 EUR, Nutzungsdauer 13 Jahre) ab September 2021 in seinem Arbeitszimmer ausschließlich beruflich (Umwidmung).
Der Restwert des Schreibtisches (AK 650 EUR; AfA von Januar 2016 bis August 2021 284 EUR) beträgt 366 EUR. Damit kann der Lehrer entweder 366 EUR in voller Höhe als WK im Jahr 2021 geltend machen oder die jährliche AfA von 50 EUR (für 2021 ab September 17 EUR) für die restlichen Jahre der Nutzungsdauer bekommen.
Wird das ehemals beruflich genutzte Wirtschaftsgut innerhalb der Nutzungsdauer nicht mehr beruflich verwendet, ist die (noch nicht abgesetzte) AfA ab diesem Zeitpunkt nicht mehr abzugsfähig.
Rz. 678
Häufig vorkommende Einzelfälle von Arbeitsmitteln
Arbeitskleidung/Berufskleidung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG)
Entscheidend für den Abzug ist, ob es sich um typische Berufskleidung handelt oder nicht.
Kosten für "normale" bürgerliche Kleidung (z. B. Anzug eines Bankkaufm...