BMF, Schreiben v. 24.1.2017, IV C 1 - S 2401/08/10001 :017
Elektronische Übermittlung von Steuerbescheinigungen
Mit Schreiben vom 2.11.2016 haben Sie eine Reihe von Fragen zur praktischen Umsetzung durch die Änderung des § 45a EStG im Rahmen des Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens gestellt. Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder nehme ich hierzu wie folgt Stellung (zur besseren Verständlichkeit habe ich den Text Ihrer Fragen wiedergegeben und um meine Antworten ergänzt).
1. § 45a Abs. 2 Satz 1 EStG, „auf Verlangen”:
In § 45a Abs. 2 Satz 1 EStG ist geregelt, dass Steuerbescheinigungen „auf Verlangen” des Gläubigers der Kapitalerträge auszustellen sind. Dies bedeutet, dass die Kreditinstitute bzw. Versicherungsunternehmen nicht verpflichtet sind, zwingend alle Steuerbescheinigungen unaufgefordert und flächendeckend an alle Kunden zu versenden. Es ist nach dieser Regelung vielmehr zulässig, die Steuerbescheinigung lediglich auf Anforderung des Kunden zuzuschicken oder am Schalter zur Abholung bereitzuhalten. In der Praxis wird dies so umgesetzt, dass jedes Institut für sich Versandregeln festgelegt hat, nach denen der Versand automatisch anhand bestimmter Versandregeln erfolgt (z.B. Versand an alle Privatkunden, die mit ihren Erträgen den Sparer-Pauschbetrag überschritten haben, oder an alle betrieblichen Kunden). Nur in den dann noch verbleibenden Fällen, in denen kein automatischer postalischer Versand erfolgt, kommt es somit zur Ausstellung von Steuerbescheinigungen auf Verlangen des Gläubigers der Kapitalerträge.
Annahme: Vor diesem Hintergrund verstehen wir die Regelungen zu elektronischen Steuerbescheinigungen dahingehend, dass durch den Gläubiger der Kapitalerträge vor Zusenden der elektronischen Steuerbescheinigung die Möglichkeit zur Bestellung einer papierhaften Steuerbescheinigung besteht. Erfolgt kein entsprechender Antrag auf papierhaften Versand durch den Gläubiger der Kapitalerträge, ist es zulässig, dass automatisch ein elektronischer Versand der Steuerbescheinigung erfolgt.
BMF: Ich stimme Ihrer Auffassung nur eingeschränkt zu. Durch den elektronischen Versand wird das Recht auf papierhaften Versand der Steuerbescheinigung nicht ausgeschlossen (vgl. meine Ausführungen zu 3.).
2. § 45a Abs. 2 Satz 2 EStG, „elektronische Übermittlung”:
a) Welche elektronischen Wege umfasst die Regelung zur Übermittlung elektronischer Steuerbescheinigungen (Einstellung elektronische PostBox, E-Mail, Fax, Übermittlung als Datei, Übermittlung über Smartphone als Dateianhang)?
Annahme: Es werden alle Wege erfasst. Für die Übermittlung der elektronischen Steuerbescheinigung bestehen keine besonderen Anforderungen an das Format.
BMF: Ich stimme Ihrer Auffassung zu.
b) Die Bank bzw. das Versicherungsunternehmen hat eine Steuerbescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster auszustellen. Vor diesem Hintergrund ist es erforderlich, dem Kunden eine Datei (bspw. als PDF-Dokument), die die Anforderungen an die Steuerbescheinigung (d.h. die Muster I bis III) erfüllt, zu übersenden. Folglich ist es aufgrund der aktuellen Gesetzlage nicht möglich, dem Kunden nur die Daten für die Steuerbescheinigung elektronisch zu übermitteln, die dieser sich ggf. in ein Steuerbescheinigungsformular einlesen kann.
Da das Gesetz keine Vorgaben zur Art der elektronischen Übermittlung macht, existieren auch keine Anforderungen an den Datei-Typ. Insoweit bestehen nach unserer Einschätzung keine weiteren (erhöhten) Anforderungen an die elektronische Übermittlung im Vergleich zur Übersendung in Papierform. Die strengen Formalien der GoBD gelten mithin nicht.
Annahme: Die Bank bzw. das Versicherungsunternehmen muss nicht sicherstellen, dass der Kunde die Steuerbescheinigung nur einmal herunterladen bzw. ausdrucken kann. Denn auch im Falle des Papierversands hätte sich der Kunde eine Kopie (d.h. bspw. in Form eines Scans bzw. einer Papierkopie) von der Steuerbescheinigung machen können.
BMF: Ich stimme Ihrer Auffassung zu.
c) Welchen Kunden kann die Bank bzw. das Versicherungsunternehmen die Steuerbescheinigung elektronisch übermitteln?
Annahme: Grundsätzlich gegenüber allen Kunden, mit denen die Bank bzw. das Versicherungsunternehmen bisher schon über elektronische Medien kommuniziert hat.
BMF: Ich stimme Ihrer Auffassung zu.
d) Bedarf es einer gesonderten Vereinbarung mit dem Kunden, bevor erstmals die Steuerbescheinigung elektronisch übermittelt wird?
Annahme: Nein, zumindest sofern eine Vereinbarung mit dem Kunden über die Nutzung eines elektronischen Postfachs besteht, kann die elektronische Steuerbescheinigung ohne weiteres übersandt werden.
BMF: Ich stimme Ihrer Auffassung zu.
e) Wie ist bei Steuerbescheinigungen für Eheleute und Personenmehrheiten vorzugehen?
Bei einer Geschäftsverbindung zu Eheleuten existiert in der Praxis i. d. R. ein elektronisches Postfach für den Ehemann und eines für die Ehefrau, aber kein zusätzliches gemeinsames Postfach. In diesen Fällen halten wir es für zulässig, die Steuerbescheinigung für ...