Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / Lohnsteuer

1 6-jährige Aufbewahrungsfrist

1.1 Lohnkonten

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.^[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das Jahr 2025 ist demzufolge bis zum 31.12.2031 aufzubewahren.

Soweit Lohnunterlagen digitalisiert sind, gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).^[2]

Die GoBD definieren Kriterien, die u. a. die Buchführung und andere steuerlich bedeutsame Aufzeichnungen zu erfüllen haben. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf der Belegsicherung, der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen sowie dem Datenzugriff.

[1] § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269.

1.2 Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung

Die Aufbewahrungsfristen für die Aufzeichnungen und Unterlagen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersversorgung richten sich nach den für Lohnsteuerzwecke bestehenden allgemeinen Aufbewahrungsbestimmungen und betragen hiernach 6 Jahre.

^[1]

[1] § 41 Abs. 1 Satz 10 EStG.

1.3 Übrige Lohnunterlagen

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.^[1] Hierunter fallen z. B.

• Freistellungsbescheinigungen,
• Reisekostenabrechnungen,
• Fahrtenbücher,
• Rechnungsbelege über Auslagenersatz oder
• Arbeitszeitlisten u. a.

[1] § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO.

2 Aufbewahrungsfrist für Unterlagen der betrieblichen Gewinnermittlung

2.1 8-jährige Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen

Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre.^[1] Die 8-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für

• Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen,
• Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen.

Hinweis

Verkürzte Aufbewahrungsfrist gilt für alle Unterlagen, deren Frist noch nicht abgelaufen ist

Die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV mit Wirkung zum 1.1.2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die Neuregelung gilt nicht nur für neue Unterlagen ab 2025, sondern auch für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist (z. B. entsprechende Lohnunterlagen aus dem Jahr 2017 sind durch die Neuregelung nur noch bis zum 31.12.2025 statt bis zum 31.12.2027 aufzubewahren).

[1] § 147 Abs. 3 Satz 1 i. V. m § 147 Abs. 1 Nrn. 1, 4, 4a AO i. d. F. des Bürokratieentlastungsgesetzes IV; § 257 Abs. 4 HGB.

2.2 10-jährige Aufbewahrungsfrist für weitere Unterlagen

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist^[1] gilt insbesondere für

• Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen,
• Inventarlisten und Inventurunterlagen.

[1] § 147 Abs. 3 Satz 1 i. V. m § 147 Abs. 1 Nrn. 1, 4, 4a AO i. d. F. des Bürokratieentlastungsgesetzes IV; § 257 Abs. 4 HGB.

3 Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren^[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.^[2]

Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Besondere Bescheinigung mit den Besteuerungsmerkmalen des Arbeitnehmers während des Dienstverhältnisses, längstens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren.^[3] Die Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers sind in das Lohnkonto zu übernehmen.^[4]

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses während des Jahres hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Papierbescheinigung auszuhändigen. Insbesondere im Falle eines Arbeitgeberwechsels muss der Arbeitnehmer seine Bescheinigung für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs dem neuen Arbeitgeber vorlegen. Der bisherige Dienstherr darf den für den Arbeitnehmer gesetzlich vorgeschriebenen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung nicht mit der besonderen Bescheinigung verbinden. Eine Ausnahme gilt für Arbeitgeber, die von der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung befreit sind, z. B. weil sie nur Arbeitnehmer im Privathaushalt beschäftigen.^[5]

[1]

S. Arbeitspapiere.

[2] § 39 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. § 39 Abs. 3 EStG,

BMF, Schreiben v. 7.11.2019, IV C 5 – S 2363/19/10007 :001, BStBl 2019 I S. 1087.

[3] §§ 39 Abs. 3, 39e Abs. 8 EStG.

[4] § 41 Abs. 1 EStG.

[5] § 41b Abs. 1 EStG.

4 Jederzeitige Verfügbarkeit und Wiedergabe der Daten

Die Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

Wer die aufbewahrten Unterlagen nur in Form von Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die zur Lesbarkeit der Daten erforderlich sind (z. B. Computer, Lesegeräte usw.). Nach der Betriebsprüfungsordnung haben die Prüfer Anspruch darauf, direkt in den elektronischen Programmen zu prüfen.

Wichtig

Löschung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungs...