Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 2.3.3 Handelsbriefe

Rz. 17

Empfangene Handelsbriefe sowie Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe sind 6 Jahre aufzubewahren. Nach der Definition des § 257 Abs. 2 HGB sind unter Handelsbriefen nur Schriftstücke zu verstehen, die ein Handelsgeschäft betreffen, d. h. sämtliche Schriftstücke mit Außenwirkung ohne Rücksicht auf die postalischen Versendungsformen.^[1]

Bei Nichtkaufleuten (anderen Gewerbetreibenden) spricht man dagegen von "Geschäftsbriefen", die für die steuerliche Aufbewahrungspflicht von Bedeutung sind.

Rz. 18

Die empfangenen Handelsbriefe gehen dem Unternehmen von außen zu, liegen also im Gegensatz zu den abgehenden Handelsbriefen regelmäßig im Original vor. Aufzubewahren sind nicht nur Briefe im Wortsinne, sondern sämtliche schriftlichen Äußerungen, die die Vorbereitung, den Abschluss sowie die Durchführung, ggf. auch die Stornierung eines Geschäfts, betreffen. Erfasst werden dabei jegliche Kommunikationsformen, wie beispielsweise auch E-Mail und Telefaxe. Angebote, die letztlich nicht zu einem Abschluss führen, wie bspw. Prospekte, allgemeine Mitteilungen usw., brauchen nicht aufbewahrt zu werden. Telefonnotizen sind ebenfalls aufbewahrungspflichtig, falls es keine andere schriftliche Dokumentation über einen Geschäftsvorfall gibt und soweit sie als geeignet infrage kommen. Aufbewahrungspflichtig sind auch i. R.d. elektronischen Datenübertragung^[2] ausgetauschte Nachrichten, die eine Handelsbrieffunktion entfalten, auch wenn diese nicht notwendigerweise bildlich dargestellt werden.^[3] Welche Daten in welchem Umfang zu speichern sind, richtet sich grundsätzlich nach den Anforderungen für einen Papierbeleg.^[4]

Nach ADS können u. a. folgende Unterlagen als empfangene Handelsbriefe aufbewahrungspflichtig sein:

• „empfangene Aufträge einschl. späterer Ergänzungen,
• empfangene Auftragsbestätigungen,
• empfangene Versandanzeigen, Lieferscheine, Frachtbriefe,
• empfangene Rechnungen,
• empfangene Reklamationen und Folgeschriftverkehr,
• empfangene Lieferantengutschriften,
• empfangene Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlussbestätigungen, Kontenauszüge),
• empfangene Barzahlungsquittungen,
• schriftliche Verträge ggf. in Verbindung mit ausgehenden Handelsbriefen, die Willenserklärungen zu dem betreffenden Vertrag enthalten.”^[5]

Rz. 19

Auch eingegangene Mahnungen u. Ä., die eigene (ausstehende) Zahlungen für Handelsgeschäfte betreffen, sind aufzubewahren. Anlagen zu Handelsbriefen sind dann zusammen mit dem Handelsbrief aufzubewahren, wenn ohne die Anlage der Handelsbrief selbst nicht verständlich wäre.^[6] Das gilt z. B. für Eingangsrechnungen, die bei der Berechnung der erbrachten Leistung ausdrücklich auf Anlagen verweisen.

Rz. 20

Von den abgesandten Handelsbriefen hat der Kaufmann eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe (Kopie) zurückzubehalten. Die Ausführungen in Rz. 18 gelten entsprechend. Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe sind u. a.:

• „Wiedergaben erteilter Aufträge oder erteilter Auftragsbestätigungen sowie etwaiger Ergänzungen,
• Wiedergaben abgesandter Rechnungen und Gutschriften,
• Wiedergaben abgesandter Reklamationen sowie Antwortschreiben auf empfangene Reklamationen,
• Unterlagen über Zahlungsausgänge,
• Unterlagen über Zahlungen an das Personal.”^[7]

[1] Vgl. Böcking/Gros/Heise, in Ebenroth/Boujong/Joost/Strohn, § 257 HGB Rz. 15.

[2] Vgl. weiterführend IDW RS FAIT 3, Rz. 20, WPg 2006, S. 1465.

[3] Vgl. IDW RS FAIT 2, Rz. 46, WPg 2003, S. 1258.

[4] Vgl. Isele, in Küting/Pfitzer/Weber, Handbuch der Rechnungslegung Einzelabschluss, § 257 HGB Rz. 57, Stand: Januar 2024; Adler/Düring/Schmaltz, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2000, § 257 HGB Rz. 34.

[5] Adler/Düring/Schmaltz, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2000, § 257 HGB Rz. 35.

[6] Vgl. Trappmann, DB 1990, S. 2438.

[7] Adler/Düring/Schmaltz, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2000, § 257 HGB Rz. 36.