Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 2.4 Geordnete Aufbewahrung

Rz. 26

Das HGB schreibt eine geordnete Aufbewahrung vor. Da die Dokumentation der Nachprüfbarkeit und der Beweissicherung der Rechnungslegung dient und nach § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB die Buchführung so beschaffen sein muss, dass eine Prüfung innerhalb einer angemessenen Zeit möglich sein muss, wird dadurch die Art und Weise der Aufbewahrung vorgegeben: Es muss ein entsprechend rascher Zugriff auf die Belege, auf die sich die Buchführung stützt, möglich sein. Regelmäßig gibt schon die betriebliche Organisation der Abrechnung die Ordnungsregeln der Belegaufbewahrung vor, denn im laufenden Geschäftsjahr muss jederzeit ein rasches Auffinden der Belege und Unterlagen für die praktische Arbeit gewährleistet sein. Die unmittelbar mit der Buchführung zusammenhängenden Belege werden dabei regelmäßig nach Sachgebieten (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Bankauszüge mit Anlagen etc. in zeitlicher Reihenfolge) geordnet, wobei sowohl chronologisch als meistens auch mit einer Belegnummerierung gearbeitet wird. Korrespondenz wird regelmäßig in alphabetischer Ordnung verwahrt (möglicherweise unter zusätzlicher Erstellung von Tageskopien). Dabei stellt sich das Problem ein, dass meistens nicht von vornherein entschieden werden kann, ob solche Schreiben zu einem Handelsgeschäft führen werden und damit unter die Aufbewahrungspflicht fallen oder nicht. Bei Buchführung außer Haus wird oft in erster Linie auf Basis von Bankauszügen gebucht. Hier muss auf eine einwandfreie Zuordnung der entsprechenden Belege zu den Zahlen der Bankauszüge geachtet werden, andernfalls entstehen bereits bei der laufenden Buchung Schwierigkeiten (ständige Rückfragen des Beraters, Buchung auf Interimskonten, Buchung schließlich nicht aufklärbarer Vorgänge über "Privat" bzw. "Verrechnungskonten"). In solchen Fällen ist dann regelmäßig auch die spätere geordnete Aufbewahrung in Mitleidenschaft gezogen bzw. kaum mehr herzustellen.

Rz. 27

Die geordnete Aufbewahrung erstreckt sich nicht nur auf das laufende Geschäftsjahr, sondern – entsprechend der Aufbewahrungsfrist der betreffenden Unterlagen – auch auf die vergangenen Abrechnungsperioden. Sie wird dadurch bei der laufenden betrieblichen Arbeit eher als Last empfunden, zumal dafür organisatorische Maßnahmen getroffen und Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden müssen. Beachtet werden muss stets, dass die – ursprünglich geordnet verwalteten – Belege weiterhin in angemessener Zeit zugriffsfähig bleiben. Auch die Auslagerung in Archive usw. muss geordnet und übersichtlich vorgenommen werden.

Rz. 28

Einen Ort der Aufbewahrung schreibt das HGB nicht vor. Er lässt sich nur mittelbar aus § 238 Abs. 1 Satz 2, § 239 Abs. 4 Satz 2, § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB ableiten, wonach die Unterlagen innerhalb angemessener Frist verfügbar sein müssen, sodass ein Wegschaffen in fernes Ausland ausscheidet (was bei Insolvenz wegen Beiseiteschaffens oder Verheimlichens von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ggf. strafrechtliche Konsequenzen haben kann: § 283 Abs. 1 Nr. 6 StGB). Handelsrechtlich sind inländische Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen nicht verpflichtet, ihre Unterlagen im Inland aufzubewahren, wenn die Voraussetzungen der Verfügbarkeit und Lesbarkeit innerhalb angemessener Frist erfüllt werden. Nach steuerlichen Grundsätzen hat jedoch eine Aufbewahrung gemäß § 146 Abs. 2 Satz 1 AO im Inland zu erfolgen.^[1]

[1] Vgl. Isele, in Küting/Pfitzer/Weber, Handbuch der Rechnungslegung Einzelabschluss, § 257 HGB Rz. 88, Stand: Januar 2024; Ballwieser, in Münchener Kommentar zum HGB, 5. Aufl. 2024, § 257 Rz. 20.